Comment présenter un PowerPoint professionnel ?

Pour la première fois de votre vie, vous devez faire un exposé de votre activité, voire de votre entreprise, à des collègues, prospects ou même responsable. Vous êtes à l’aise à l’oral, mais pour mettre toutes les chances de votre côté et réussir votre présentation, vous voulez vous appuyer sur un diaporama PowerPoint.

Vous avez raison : les éléments projetés capteront le regard de votre auditoire qui restera ainsi plus aisément concentré sur ce que vous dites. Mais quelle mise en page adopter pour montrer que vous êtes professionnel et dynamique à la fois ?

Dans le cadre de mon activité de rédacteur de comptes rendus, j’ai pu observer des centaines de présentations PowerPoint. Certaines étaient calamiteuses, d’autres brillantes. Je me permets donc, dans cet article, de vous donner quelques astuces pour être sûr de réussir votre première présentation.

Premier principe : une trame sur laquelle s’appuyer

Un PowerPoint n’est pas un prompteur que l’on diffuse derrière soi, mais une trame vous permettant de garder l’attention de votre auditoire qui pourrait avoir tendance à lister ce qui manque dans son réfrigérateur, plutôt qu’à suivre la présentation économique de votre société. Ne reprenez donc pas tous les points que vous évoquez.

Que mettre alors dans votre présentation ? Uniquement les grands points que vous détaillerez ensuite à l’oral ou les éléments complexes plus clairs à l’écrit qu’à l’oral :

  • données chiffrées
  • dates
  • schémas
  • graphiques, etc.

Le PowerPoint permet aux personnes de suivre le déroulé de votre présentation. Il doit donc a minima présenter le plan et les enchaînements entre chaque partie et sous-partie.

Deuxième principe : plus de pages, moins de mots

Des pages allégées

Le premier défaut d’un PowerPoint est de proposer des slides avec un texte, complet certes, mais avant tout illisible. (Oui, dans le milieu professionnel, on ne dit pas « transparent », « diapositive » ou « page », mais un ou une « slide ».)

Par exemple :

Avec ce type de slides (donc), vous êtes sûr de ne rien oublier. Cela étant, vous êtes aussi certain que votre auditoire passera les prochaines minutes à décrypter votre texte. Or il ne devrait être occupé qu’à vous écouter !

La règle no 1 est la suivante : des slides épurés. Moins le slide présente de texte, plus ce qui est écrit a un impact.

Reprenez donc :

  • vos mots clés
  • les actions à mettre en place.

Listez-les visuellement avec des listes à puces (bullet points), en limitant leur nombre, à 3 par exemple – 5, grand maximum. Il vaut mieux que votre plan se déroule sur plusieurs pages, plutôt qu’il se concentre sur une seule, chargée.

Liste à puces chargée de texte

Ce qu’il ne faut pas faire
PC World

Ce qu’il faut faire.

Évitez les schémas que vous utilisez peut-être tous les jours dans votre métier, mais que vos spectateurs ne comprendront pas.

Exemple d’un PowerPoint rempli d’acronymes et dont la lecture s’effectue à la verticale et à l’horizontale.

Exemple d’un PowerPoint rempli d’acronymes et dont la lecture s’effectue à la verticale et à l’horizontale.
Infocus

Vous pouvez aller encore plus loin et opter pour des slides qui ne comportent aucun texte, comme a pu le faire Bill Gates à son Ted sur l’énergie.

Organisation du PowerPoint

Une présentation plus segmentée en différentes pages nécessite de mettre en avant l’organisation de votre PowerPoint qui reflète la structure même de votre présentation.

Insérez ainsi des slides dédiés au titre de chapitre, que vous ne mettrez pas uniquement dans l’en-tête de votre page. En effet, une personne qui regarde un PowerPoint s’attend à retrouver le même titre d’en-tête en en-tête et ne distinguera pas le changement de partie. Jouez donc sur les présentations lorsque vous passez d’un titre à un sous-titre, voire reprenez la structure de votre présentation.

Slide intercalaire

Ce qu’il faut faire.

Prévoyez donc :

  • une page de garde rappelant l’objet de la rencontre
  • une page vous présentant si nécessaire : nom, prénom, fonction…
  • un sommaire : présentant le déroulé de l’exposé
  • des intercalaires de chapitre.

Ainsi, vous l’aurez compris, il ne faut pas hésiter à multiplier le nombre de pages. Vous craignez que cela effraie votre auditoire ? Ne vous inquiétez pas, le nombre n’importe pas. N’allez pas charger vos slides pour réduire le nombre de pages : un PowerPoint n’est pas fait pour être imprimé ! Si vous avez peur que les personnes fuient en voyant le nombre de pages, ne le faites tout simplement pas apparaître.

Troisième principe : moins de fioriture, pour plus d’impact

Passons à la présentation en elle-même.

Modèle de l’entreprise

Vous êtes dans une entreprise et vous n’êtes sûrement pas le premier à réaliser un PowerPoint dans ce cadre. Le mieux est donc de récupérer un modèle déjà existant et de vous inspirer largement de celui-ci. Pour une première fois, ne vous compliquez pas la tâche. Vous verrez ensuite ce qui fonctionne et ce qui mérite d’être adapté.

Si vous n’avez pas la possibilité d’obtenir un modèle, voici les points à suivre :

  • respectez la charte graphique de votre entreprise : reprenez son logo et ses couleurs dans chaque slide
  • n’utilisez pas plus de 3 couleurs différentes, au risque de présenter des slides bariolés
  • appliquez la taille de police la plus large possible, pour faire passer votre idée en quelques mots, tout en permettant aux personnes loin de l’écran de lire correctement ce qui est écrit
  • si votre société n’utilise aucune police spécifique, recourez plutôt à de l’Arial ou du Calibri.

Fond de présentation

Ce qu’il ne faut pas faire.
PCWorld

Ne mettez aucun papier peint en arrière-plan. Utilisez un fond de couleur uni qui focalise l’attention uniquement sur ce qui se trouve au premier plan. Le blanc est traditionnellement utilisé, mais vous pouvez opter pour une couleur un peu plus atténuée pour reposer les yeux.

Quatrième principe : soyez dynamique

Animation

Le logiciel de la suite Office de Windows permet d’appliquer des animations. N’hésitez pas à les utiliser pour :

  • rendre votre PowerPoint vivant
  • accompagner votre présentation orale, en faisant apparaître les points d’un slide en même temps que vous les évoquez.

Veillez cependant à ne pas trop en insérer. Si toutes les phrases rebondissent, tournent sur elles-mêmes, apparaissent en fondu… vous vous rapprochez plus du jeu télévisé que de la présentation professionnelle.

Les animations et autres transitions sont parfaites pour du présentiel. En revanche, pour des présentations à distance, les mouvements peuvent avoir des difficultés à passer, selon la qualité du réseau. Il vaut donc mieux rester sur une présentation statique.

Son

N’insérez aucun son. En plus de ne rien apporter, il brouille votre présentation.

Appelez à l’interaction

Une présentation réussie fait participer l’auditoire. Laissez donc des espaces d’échanges dans votre PowerPoint :

  • « Des questions ? »
  • « Merci pour votre attention »
  • « Suivez-nous sur… », etc.

Diaporama de questions

Conclusion : vous avez réussi votre PowerPoint, maintenant, diffusez-le !

Un PowerPoint, c’est simple : plus il est épuré, plus il a d’impact. Il doit supporter votre présentation orale et non la brouiller. Ainsi, quelques mots, avec la mise en page adéquate, permettront à ceux qui vous écoutent de suivre votre raisonnement et non de capter leur attention à lire des éléments que vous ne direz pas en séance.

Enfin, pour assurer encore plus d’impact, n’oubliez pas d’envoyer avant ou après votre présentation le fichier PDF de votre PowerPoint : il permettra à vos auditeurs de revenir sur votre présentation et de prolonger votre succès.

Rendez vos PowerPoint percutants !

 

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