Le rédacteur arrive sur site 30 minutes avant le début de la réunion, afin de disposer son matériel et de préparer un plan de table. Ce dernier lui servira de référence durant toute la durée de la réunion, lui permettant de savoir qui parle.
A ce titre, il peut arriver que le rédacteur intervienne pour demander aux participants de ne pas tous parler en même temps, directement ou par le biais du président de séance.