Que doit contenir un

Nouvellement élu par vos pairs, vous voilà projeté secrétaire du CE, du CHSCT ou du CSE de votre entreprise, avec la volonté de bien faire, de défendre les intérêts de vos collègues, et de faire progresser le dialogue social au sein de votre entreprise.

Mais vous voilà aussi responsable de la rédaction du sacro-saint procès-verbal de réunion, tâche qui vous inquiète un peu.

Pas de panique, vous trouverez ci-après ce qui doit obligatoirement figurer dans votre PV de CE et quelques astuces pour vous aider dans votre tâche.

Date et heure

Votre PV doit obligatoirement mentionner la date et l’heure de convocation, l’heure de début de la réunion : « la séance est ouverte à 13 heures 30 », et l’heure de fin : « La séance est levée à 17 heures ». Nous vous conseillons également d’indiquer toutes les suspensions de séance : « La séance est suspendue de 14 heures 15 à 14 heures 30 ».

Liste des participants

La liste des personnes convoquées doit figurer en ouverture de votre procès-verbal. Vous prendrez soin de distinguer les présents des absents et de mentionner les invités ou intervenants extérieurs.

Ordre du jour

En tant que secrétaire, vous avez participé à l’établissement de l’ordre du jour de la réunion. Celui-ci peut être repris intégralement avant le procès-verbal proprement dit. Vous veillerez par ailleurs à reprendre chaque point de l’ordre du jour avant le débat auquel il a donné lieu.

Votes

Si certains points sont soumis au vote des élus, vous devrez faire figurer le résultat du vote en mentionnant le nombre de votants (et éventuellement leurs noms si des suppléants votent pour des titulaires absents), le nombre de votes pour, contre ou d’abstentions.

Vous pouvez conclure le vote par une mention sommaire du type : « Le CE se prononce à l’unanimité en faveur du projet… » ou « Le CE donne un avis favorable à la majorité (3 voix pour, 2 voix contre)… »

Nom des intervenants

Nous vous conseillons de définir avant la réunion si votre compte rendu sera nominatif ou pas, ce qui vous permettra d’adapter votre prise de notes.

Si vous optez pour le compte rendu nominatif, chaque intervention sera introduite par le nom de l’orateur ou son titre (M. Martin, M. le président, etc.).

Si vous optez pour un PV non nominatif, les intervenants seront alors qualifiés par leur fonction, sans distinction (les élus du CE, le président du CE, etc.)

Style direct ou indirect

Définissez en amont de la réunion si votre compte rendu sera rédigé au style direct ou indirect.

Si vous optez pour le style indirect, préparez votre petite liste de verbes introductifs du type « M. Le directeur expose que, explique que, relate que, s’appuie sur le document, indique que, etc. », et de réponses telles que « Mme Martin répond que, suggère que, en déduit que, acquiesce, réfute, etc. ». Ils vous permettront d’éviter les répétitions et de rendre le compte rendu fluide et vivant.

Modèle

Le secret d’un compte rendu bien rédigé, c’est une bonne préparation.

Avant la réunion, préparez votre modèle de compte rendu comprenant votre liste de présents, l’ordre du jour, le tout déjà mis en page avec la typographie choisie. Prenez vos notes sur ce document qui vous servira de modèle pour les réunions suivantes. Vous gagnerez ainsi du temps lors de la rédaction.

Débats

Là encore, le compte rendu peut être plus ou moins détaillé. Un compte rendu in extenso (mot à mot) prendra évidemment plus de temps à rédiger qu’une synthèse, mais il existe un entre-deux qui est parfois le bon compromis. Définissez à l’avance la longueur du compte rendu que vous souhaitez afin d’adapter votre prise de notes.

Comment connaître le niveau de retraitement de mon compte rendu ?

Annexes

Si des documents ont été présentés en séance et que vous devez vous y référer ou les annexer au compte rendu, ne perdez pas de temps à les citer dans votre prise de notes, vous copierez les éléments saillants lors de la rédaction. De même, récupérez ces documents à la fin de la réunion afin d’être sûr d’en disposer par la suite.

À vos marques ? Prêt, écrivez !

Vous voilà armé pour produire un compte rendu rédigé dans les règles de l’art. L’expérience est intéressante, enrichissante et gratifiante. Pour autant, c’est un exercice exigeant qui, au début, vous prendra du temps en écriture, mise en page, relecture, correction.

En dépit de votre bonne volonté, si le temps vous manque, n’hésitez pas à vous faire aider. En effet, la loi vous autorise à recourir à un prestataire extérieur pour rédiger vos comptes rendus et procès-verbaux. C’est un moyen de gagner du temps pour vous consacrer à l’essentiel : l’exercice de votre mandat !