Oui, la rédaction du PV de CE ou CSE peut être confiée à un prestataire externe.
Le décret n° 2016-453 du 12 avril 2016 l’inscrit formellement dans la loi :
Enregistrement et sténographie
« Art. D. 2325-3-2.-L’employeur ou la délégation du personnel au comité d’entreprise peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d’entreprise prévu à l’article L. 2325-20.
« Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2325-5 et qu’il présente comme telles.
« Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise.
« Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité d’entreprise en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »
Les ordonnances Macron ne remettant pas en cause ce décret, cette règle s’applique aussi au CSE.
Faut-il nécessairement recourir à un sténotypiste ?
Non. Le secrétaire peut se faire aider de tout corps de métier. Pour des raisons budgétaires, au lieu faire appel à un sténotypiste ou sténographe, vous pouvez déléguer la rédaction de vos procès-verbaux à un rédacteur professionnel.
À partir de vos enregistrements, ou en assistant directement à votre réunion plénière, Codexa peut ainsi rédiger votre PV à votre place. Découvrez notre service dédié.
Quelle est la procédure à suivre ?
Le secrétaire du CE ou CSE doit soumettre cette proposition au vote de l’instance et obtenir un avis favorable à la majorité des votants. Seuls les élus titulaires prennent part au vote ou, en cas d’absence, leurs suppléants. Ces derniers ne sont pas autorisés à voter si les membres titulaires sont présents, comme pour les autres votes du CE. Selon l’usage, le Président de l’instance ne prend pas non plus part au vote dans la mesure où le CE ou CSE procède à un vote sur l’utilisation de son propre budget de fonctionnement.
Bien sûr, tous les membres, y compris le Président, peuvent donner leur avis sur le projet d’externalisation de la rédaction du PV.
Qui paie en cas d’externalisation du PV ?
Légalement, le coût lié à la rédaction du PV par une société prestataire doit être imputé sur le budget de fonctionnement. En conséquence, le Président de l’instance ne peut pas intervenir sur le choix du prestataire, le contenu du contrat ou le coût de la prestation. Néanmoins, bien sûr, la Direction peut décider de prendre en charge les prestations de rédaction du compte rendu, dans la mesure où la bonne qualité de ce dernier influera positivement sur la qualité même du dialogue social au sein de l’entreprise.
Néanmoins, il faut savoir que même si la Direction prend en charge financièrement cette prestation, le secrétaire reste le seul responsable légal du contenu et de la diffusion du PV de CE ou CSE.
> Allez plus loin : En cas de litige, qui est responsable du contenu du procès-verbal ?