Modèles de compte rendu de comité technique

Vous devez rédiger votre premier compte rendu de comité technique (CT) et vous ne savez pas par où commencer. Téléchargez l’un des 2 modèles qu’ont adoptés nos clients de la fonction publique territoriale (FPT). Professionnels et simples à prendre en main, ils facilitent la lecture de vos comptes rendus.

Chacun présente une mise en page et une introduction des interventions différentes, afin de vous servir d’exemple pour créer le vôtre. Nous vous expliquons dans cette page comment vous les approprier.

Parce que selon votre version de Word le rendu du document peut varier, nous vous proposons une version modifiable et un PDF pour chaque modèle.

Indirect non nominatif

Direct nominatif

Page de garde

Sur la première page, modifiez l’en-tête. Remplacez notre logo par le vôtre. Vous pouvez ajouter le nom de l’instance également. Cependant, si possible, évitez d’y mettre la date de la réunion : c’est un élément qu’on oublie toujours de mettre à jour, car peu visible sur Word.

Avant chaque réunion, mettez à jour les éléments en rouge sur la page de garde : date, lieu et/ou président de séance.

Liste des présents

Classez votre liste de façon à vérifier rapidement si le quorum a été atteint. N’allez pas trop dans le détail, en catégorisant par syndicat par exemple, au risque de compliquer votre travail lorsque vous devrez mettre la liste à jour.

N’oubliez pas les fonctions, surtout des experts.

Vous pouvez faire apparaître les absents. Cela vous permet de gagner du temps lors de la mise à jour de l’état de présence : vous vous contentez de déplacer des noms, sans risquer les oublis ou les fautes d’orthographe.

Ordre du jour

Utilisez une table des matières automatique pour constituer votre ordre du jour à partir des titres de votre document. Vous gagnerez du temps pour le constituer, vous éviterez de faire des photos en le recopiant et vous vous assurerez ainsi de n’avoir oublié aucun point.

Style : nominatif ou non, direct ou indirect

Définissez avec vos collègues s’il faut présenter les interventions de manière nominative. Si les avis sont partagés, optez pour une distinction Administration/Représentants du personnel.

De même, vous pouvez présenter les échanges de manière formelle, au style indirect (Mme X déclare que…), ou de manière vivante au style direct (Mme X : …). Choisissez selon votre sensibilité.

Présentation des votes

Si vous le pouvez, présentez les résultats de vote de manière la plus simple possible : le projet X a été validé à l’unanimité, ou à la majorité par x voix pour et x voix contre, etc.

Horaires

Insérez les horaires d’ouverture et de clôture de la séance. Vous n’êtes pas obligé de le faire pour les suspensions de séance. Vous pouvez simplement indiquer qu’une interruption a eu lieu de la façon suivante :

La séance est suspendue quelques minutes.

Conclusion

La présentation du compte rendu doit porter vos propos et non les étouffer. C’est pourquoi nos modèles sont épurés. Cependant, comme chaque FPT est différente et que vos administrés ont des attentes différentes de vos voisins, adaptez votre modèle préféré. Attention néanmoins à ne pas ajouter trop d’éléments. Non seulement ces derniers pourraient encombrer votre contenu, mais vous vous retrouveriez avec de nombreux segments à mettre à jour à chaque séance, ce qui multiplie le risque d’en oublier.

 

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