À qui déléguer la retranscription

La loi Rebsamen inscrit noir sur blanc la possibilité pour l’employeur ou la délégation du personnel d’enregistrer une réunion ou de faire appel à un sténotypiste. Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise ou du comité social et économique, l’employeur ne peut pas s’y opposer. Quand elle est prise par l’employeur, il revient à ce dernier de financer la prestation de rédaction.

L’employeur ou la délégation du personnel au CE peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d’entreprise prévu à l’article L. 2325-20.

 

Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2325-5 et qu’il présente comme telles.

 

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise.

Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité d’entreprise en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier.

Art. D. 2325-3-2

L’article vaut également pour le CSE. 

Mais à qui confier la rédaction de votre PV de CE ou CSE ? Quelles options s’offrent à vous ?

Solution en interne

Un(e) assistant(e) de direction : interdit par la loi

Votre première idée pourrait être de recourir à une aide en interne, par exemple en demandant à votre employeur de confier la rédaction du procès-verbal à un(e) assistant(e) de direction. Proscrivez cette option : la jurisprudence considère qu’il s’agit d’un délit d’entrave (Cass. crim., 1^er déc. 1987, n^o 85-96.612). L’employeur ne doit pas être impliqué dans la rédaction du procès-verbal.

Un collègue ou un salarié du CSE ou CE

Rien n’interdit de confier la rédaction à un collègue ou un employé du CSE ou CE.

Avantages : Le salarié ou le collègue connaît parfaitement les enjeux de votre entreprise.

Inconvénients : Si vous proposez cette tâche à un employé occupant déjà d’autres fonctions, la rédaction des comptes rendus, difficile et chronophage, peut prendre du retard et impacter la bonne marche de votre instance. Si vous choisissez de recruter un salarié à temps plein, il doit disposer d’une charge de travail suffisante pour l’occuper tous les jours de l’année. Si vous confiez cette tâche à un collègue du CSE ou CE qui appartient à un syndicat, des contestations peuvent naître des autres syndicats.

Prestation externe

Pour garantir toute impartialité, vous pouvez recourir à une prestation externe financée par votre budget de fonctionnement. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers différents professionnels.

Sténotypie

Le sténotypiste est un professionnel du compte rendu exhaustif. Présent en réunion, il prend en note, sur une machine spécifique (sténotype), les débats aussi rapidement qu’ils sont énoncés. À partir de sa sténographie, il retranscrit ensuite l’intégralité d’une réunion.

Avantages : Le sténotypiste est impartial. Il n’a pas besoin d’enregistrement pour retranscrire un verbatim.

Inconvénients : le sténotypiste ne synthétise pas les échanges pendant la réunion.

Rédacteur indépendant

Le rédacteur indépendant est un professionnel du compte rendu exhaustif et de la synthèse. Présent en réunion, il réalise un enregistrement (si possible) et une prise de notes de la réunion à partir desquels il établit un compte rendu plus ou moins synthétique.

Avantages : Le rédacteur est impartial. Il peut vous proposer un enregistrement de la réunion. Son prix est plutôt bas.

Inconvénients : Vous n’êtes pas assuré que le rédacteur, indépendant, puisse couvrir toutes vos réunions (prévues de longue date ou à la dernière minute). En cas de maladie ou de congé, vous ne disposerez peut-être pas de vos comptes rendus dans les temps.

Société de rédaction de comptes rendus

La société de rédaction met à votre disposition des rédacteurs de comptes rendus exhaustifs et/ou synthétiques. Présents en réunion, ces derniers réalisent un enregistrement (si possible) et une prise de notes de la réunion à partir desquels ils établissent un compte rendu plus ou moins synthétique.

Avantages : La société vous assure un binôme de rédacteurs (un principal et un back-up) impartiaux qui peuvent intervenir partout en France. Un service dédié vous garantit une qualité constante de PV en PV. Enfin, il est plus facile pour une société de gérer les réunions prévues au dernier moment.

Inconvénients : Son prix est supérieur à celui du rédacteur indépendant, pour couvrir ses frais de structure.

Un vote préalable

Quelle que soit la solution retenue, l’intervention d’une tierce personne pour la rédaction compte rendu de réunion doit être approuvée par la majorité de l’instance – hors président de l’instance et suppléants.

Cas spécifique du CHSCT

Le secrétaire du CHSCT est soumis aux mêmes règles que celui du CE. Il ne dispose cependant pas de budget dédié pour externaliser la rédaction du compte rendu et n’a pas d’obligation de délai de livraison du compte rendu. En revanche, la loi est claire : l’employeur doit mettre à la disposition du CHSCT « les moyens de dactylographie nécessaires, de reproduction, de transmission et de diffusion des procès-verbaux » (circulaire n° 93-15 du 25 mars 1993). Vous pouvez donc conclure un accord avec ce dernier pour financer la rédaction de vos comptes rendus.

Pour information, le budget de fonctionnement du CE ne peut pas être utilisé pour le CHSCT.

En conclusion

Vous avez le choix de faire rédiger vos procès-verbaux de CE ou CHSCT par un sténotypiste, un rédacteur indépendant ou une société de rédaction, selon vos impératifs et vos budgets. Si vous optez pour cette dernière solution, notre article Rédaction de comptes rendus : définissez votre besoin vous guidera dans vos premières démarches.