Pocket, un outil de gestion documentaire ?

Un collègue vous conseille la lecture d’un article très intéressant pour vous, sur le dernier phénomène de mode, la dernière réforme à l’étude ou une évolution réglementaire. Vous lui promettez de le lire et vous vous remettez à votre tâche.

Quand vous avez quelques minutes improductives par-ci par-là, vous n’avez plus cet article sous la main pour y jeter un œil. Et si ça changeait ?

Et si vous aviez tous ces dossiers à portée de main, accessibles en un clic au moment où vous en avez besoin : en attendant les retardataires à votre réunion, en suspension de séance ou dans le métro ? Voilà ce que vous propose Pocket.

Je l’ai testé pour vous.

Quelles sont les fonctionnalités de Pocket ?

Pocket permet de gérer des listes d’articles lus sur internet ou que vous voulez garder en attente pour les lire plus tard. Cette application, disponible sur iOS, Android et BlackBerry, a été créée en 2007 puis est devenue gratuite en 2012 avec une option Premium qui permet de sauvegarder les données de manière permanente, de faire des recherches dans le corps du texte et d’inclure des labels.

Une fonction hors ligne est également incluse, ce qui est très pratique pour occuper votre temps quand vous n’avez pas accès à internet.

Quelle est son utilité d’un point de vue professionnel ?

Pocket vous permet de vous servir de vos moments « off » (dans les transports en commun, entre deux réunions…) pour gagner en efficacité.

Un exemple ? J’ai un trajet de 45 minutes en bus. Je sais que, la semaine suivante, j’ai un article de blog à rédiger sur la création du poste de chief happiness officer en France. Je dois donc faire des recherches et trouver des idées pour l’angle de mon article. Au lieu de perdre 45 minutes à lire des articles sur internet pour au final ne rien retenir de mes lectures, je consacre mon temps dans le bus à chercher et sauvegarder dans Pocket des articles, des vidéos et des liens intéressants sur le sujet, sans lire les articles en profondeur puisque je sais par avance que je ne peux pas me concentrer comme il se doit.

Une fois de retour au bureau, je prévois des plages horaires fixes dans mon calendrier pour lire les articles sauvegardés sur ce thème, prendre des notes et réfléchir à l’angle de mon article.

L’intérêt de procéder ainsi ? D’une part, je ne perds pas mon temps à faire des recherches sur internet pendant mes heures « productives » au travail et, d’autre part, quand j’ai besoin de travailler un sujet, j’ai déjà une panoplie d’articles sauvegardés à ma disposition.

Attention néanmoins à bien vérifier l’évolution des informations (surtout juridiques) si vous utilisez des articles sauvegardés depuis un certain temps !

La clé : une bonne gestion des listes dans votre application

Pocket vous permet de faire une recherche par mot-clé, il est donc essentiel de bien classer vos articles pour trouver immédiatement ce que vous cherchez.

Les intitulés de vos listes doivent être suffisamment précis pour savoir ce que chaque liste contient, mais pas trop pour ne pas multiplier le nombre de catégories. Ainsi, si vous nommez une liste « droit du travail », vous risquez de devoir faire défiler tous les articles sauvegardés les uns après les autres pour trouver ce que vous cherchez sur le thème des congés payés.

Au contraire, si vous distinguez vos listes avec des noms tels que « formation professionnelle », « instances représentatives du personnel » ou « temps de travail », vous aurez rapidement accès à l’information dont vous avez besoin.

En somme…

Arrêtez de vous envoyer des liens par email ou d’ouvrir un énième onglet dans votre navigateur en vous disant « c’est intéressant, je lirai ça tout à l’heure ».

Vous avez une solution simple et efficace à votre disposition pour vous faciliter la vie : à vous de choisir le moment où vous faites des recherches sur internet (sur un temps limité) et le moment où vous vous concentrez sur votre dossier en vous servant de l’information recueillie.

L’application Pocket vous permet de concentrer l’information sur un sujet en un seul endroit, et d’y accéder à tout moment, même en mode hors ligne. Ainsi, vous avancez sur vos dossiers de travail sans trop y réfléchir !

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