8 éléments à intégrer impérativement dans votre cahier des charges pour un appel d’offres pour rédaction de comptes rendus

Vous devez réaliser pour la première fois un appel d’offres pour une prestation de rédaction. Mais vous ne savez pas quels éléments inclure dans le cahier des charges pour vous assurer de recevoir des réponses complètes et sans surprise ? Nous vous listons ceux qui doivent absolument apparaître, pour un marché public ou privé, et vous apportons deux conseils complémentaires, pour vous garantir de faire le meilleur choix.

Éléments indispensables à intégrer

Pour que les sociétés de rédaction vous répondent de la manière la plus précise qu’il soit, votre cahier des charges doit impérativement présenter :

  • le nom et le type d’instances concerné
  • le nombre annuel de réunions pour chaque instance
  • la durée moyenne des réunions de chaque instance
  • le nombre moyen de pages retranscrites pour une heure de réunion : cette base commune vous permettra de comprendre les différentes offres présentes sur le marché. En effet, chaque société utilisant son propre vocabulaire, un compte rendu révisé, par exemple, pourra compter 6 à 8 pages par heure de réunion pour un prestataire, 8 à 10 pour un autre et 12 à 14 pour un troisième.
  • le délai de livraison : délai souhaité entre la tenue de la réunion (ou le dépôt des enregistrements audio) et le jour de remise du compte rendu
  • le type de mission : avec prise de notes ou sur la base d’un enregistrement. Si vous souhaitez qu’un rédacteur assiste à vos réunions, précisez-le, ainsi que les lieux de tenue des sessions
  • la prise en charge des frais de déplacement des rédacteurs, pour les cas de prises de notes : frais de déplacement des collaborateurs à intégrer dans les tarifs (forfait) ou pris en charge par le client (frais réel)
  • le forfait minimum de facturation (1h, 2h, 3h…) et les tranches de facturation (1h ou 1/2 h).

Parce que, pour un même texte, le nombre de pages diffère selon la mise en forme du document (police, taille du texte, espacement des paragraphes…), les sociétés de rédaction considèrent généralement qu’une page est constituée de 410 mots. Ainsi, pour savoir combien votre procès-verbal compte de pages, divisez le nombre de mots total de votre document par 410.

 

Ex : 3 000 mots ÷ 410 mots = 7,3 pages.

Conseils complémentaires

Demandez dans votre cahier des charges un tarif global, sans distinction des tarifs de prise de notes et de rédaction, si vous êtes concerné par ce type de mission. Vous vous éviterez un casse-tête inutile au moment de la facturation.

Privilégiez une facturation aux frais réels si vous savez que vous tiendrez exceptionnellement une réunion par an sur un site éloigné. Par exemple, si votre CE se tient toute l’année à Paris et une fois par an à Metz, mieux vaut pour vous payer 11 factures sans frais de déplacement et une facture annuelle plus élevée incluant les frais de déplacement sur Metz. Si vous demandez dans votre cahier des charges une facturation des frais au forfait, dans le doute, le prestataire amortira les frais de déplacement sur 12 réunions : la facture moyenne risque fortement d’être plus élevée pour vous !

Pour en savoir plus, lisez notre article sur les tarifs de rédaction d’un compte rendu.

Conclusion

Que vous souhaitiez un PV de CE, un rapport de réunion d’assemblée générale d’association ou un compte rendu de CHSCT, il faut présenter ces 8 éléments dans tout cahier des charges pour ce type de prestations. Sans eux, vous serez amenés à comparer des choux avec des carottes, et ne serez pas à même de prendre la meilleure décision. Or, pour rappel, un bon compte rendu améliore l’efficacité d’une instance, tandis qu’un compte rendu inadapté nuit à cette dernière.

Enfin, si malgré ces conseils vous avez peur d’oublier quelque chose, rassurez-vous ! Les sociétés de rédaction ont l’habitude de répondre à des appels d’offres. Soit elles iront au-devant de vos demandes, soit elles vous demanderont des précisions pour vous apporter la réponse la plus adaptée à votre besoin.

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à choisir votre société de rédaction de comptes rendus.

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