Pouvez-vous recourir à un sténotypiste pour retranscrire vos réunions ?

Secrétaire de CE ou CSE, organisateur d’une conférence ou d’un colloque, vous cherchez un professionnel pour se charger de la rédaction de votre procès-verbal ou compte rendu. Mais comment le choisir ?

Vous pensez spontanément à un sténotypiste. Mais cette spécialité convient-elle à votre besoin ?

Comme vous le verrez dans notre première partie, sténotypiste est un métier aux compétences pointues. Or qui dit qualifications élevées, dit prix à la hauteur. Si votre budget est contraint, ne désespérez pas. Les services d’un rédacteur de comptes rendus sont probablement faits pour vous !

Nous vous expliquons tout.

Sténotypiste, un professionnel de l’écriture ultra compétent…

Inventée par Marc Grandjean, la sténotypie est une méthode d’écriture qui permet de retranscrire un discours oral à l’aide d’un appareil nommé la sténotype. Cette dernière ne reprend pas des lettres, comme un clavier normal, mais des syllabes, ce qui permet de retranscrire plus de contenus qu’avec un clavier classique.

Traditionnellement, les sténotypistes reprenaient in extenso le discours prononcé sans remise en forme ni correction, afin de disposer de « minutes », d’un procès par exemple où une captation sonore est interdite.

Mais leur activité étant aujourd’hui plus large, à destination de tout type d’événements, ces professionnels peuvent avoir recours à des enregistrements audio pour s’assurer de la fiabilité de leur compte rendu, ou proposer des synthèses, voire des relevés de décision.

S’appuyant sur un outil informatique (la TSAO, Transcription de la Sténotypie Assistée par Ordinateur), le sténotypiste peut, directement à la fin d’une séance, livrer un compte rendu reprenant l’intégralité de toutes les interventions, sans remise en français correct, exploitable, mais non diffusable en l’état.

Le sténotypiste peut donc intervenir dans toutes les conditions : là où l’enregistrement est impossible, où un compte rendu est capital à la fin de la séance, etc.

… mais qui ne convient pas à tous les événements

Les qualifications d’un sténotypiste étant élevées et sa responsabilité très forte, où toute erreur est irrattrapable, recourir au service de ce professionnel représente un coût non négligeable.

Si vous n’avez pas la possibilité d’enregistrer votre réunion et si vous devez disposer d’un compte rendu reprenant l’intégralité des interventions, vous n’aurez d’autres choix que de faire appel à lui et d’en payer le prix fort.

Cependant, si la captation sonore est possible, si vous pouvez vous passer des interventions superflues ou redondantes et/ou si vous pouvez attendre quelques heures ou jours pour recevoir votre compte rendu, un autre professionnel, tout aussi compétent, mais moins onéreux, peut répondre à votre besoin : le rédacteur de comptes rendus.

Rédacteur de comptes rendus : un professionnel flexible et abordable

Contrairement à un sténotypiste, le rédacteur des débats utilise un clavier d’ordinateur classique. Comme il ne peut pas retranscrire en direct l’intégralité d’un discours, il se fonde la plupart du temps sur un enregistrement sonore de la réunion. Après celle-ci, il réécoute certaines parties ou la totalité de la bande audio pour compléter ses notes.

En outre, cette méthode de travail permet à un client frileux de recevoir un intervenant extérieur dans ses instances sensibles ou se trouvant dans une zone reculée de France, d’enregistrer lui-même son événement et de lui confier sa transcription audio.

Certains rédacteurs très expérimentés peuvent réaliser des synthèses sans enregistrement. Ils optimisent alors leur prise de notes en séance. Ils utilisent un certain nombre d’abréviations, de raccourcis clavier et procèdent à une sélection d’information en direct pour disposer de tous les éléments dont ils auront besoin au moment de la rédaction.

Cet exercice est cependant limité à un certain niveau de synthétisme. Si vous souhaitez une retranscription intégrale sans enregistrement, vous devrez recourir aux services d’un sténotypiste ou à plusieurs rédacteurs de comptes rendus qui se succèdent au cours de la réunion pour que le procès-verbal soit prêt en fin de séance.

Ainsi, bien que ses compétences en matière de rédactions et de synthèses soient aussi élevées que celles d’un sténotypiste, la non-utilisation de la sténotype permet au rédacteur de comptes rendus de proposer des coûts plus abordables.

Rédacteurs et sténotypistes : quelles différences ?

En conclusion

Un sténotypiste est ultra qualifié et peut livrer un compte rendu intégral dès la fin de votre séance. Cependant, dans la majorité des cas, cette solution ne sera pas adaptée à votre besoin. Le compte rendu sera très probablement à la hauteur de vos attentes, mais les coûts les dépasseront également.

Il existe néanmoins un autre professionnel capable de vous satisfaire : le rédacteur de comptes rendus de réunion. S’il n’utilise pas de sténotype, ses notes et ses enregistrements (ou seulement vos enregistrements) lui suffisent pour vous faire un compte rendu exhaustif ou synthétique, fiable, et livré de quelques heures à quelques jours.

Si cette solution vous intéresse, découvrez notre métier.

Photo deTao Yuan sur Unsplash

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