Comment rédiger un relevé de décisions ?

Vous êtes secrétaire du CSE ou du CT de votre entreprise et vous vous rendez compte que la longueur de vos PV décourage vos collègues de les lire. De plus, comme ils sont longs, ils demandent du temps de travail. Ils sont donc souvent diffusés des semaines après la réunion. Avec de longs documents et des sujets qui ne sont plus d’actualité, le résultat est sans appel : personne ne s’intéresse à vos PV et au dialogue social qui se joue dans votre entreprise.

Le relevé de décisions peut être la solution. Sa longueur permet en effet une lecture rapide et en diagonale. En outre, un document aussi court peut être diffusé ou affiché sous quelques heures.

Mais voilà, vous ne savez pas faire. Nous, oui. En effet, Codexa en rédige pour ses clients depuis 2007, souvent en complément d’un compte rendu exhaustif. Nous allons donc vous donner les clés pour réussir votre premier relevé de décisions.

Qu’est-ce qu’un relevé de décisions ?

Un relevé de décisions est un compte rendu de réunion très succinct. Il compte très peu de pages (1 à 2 par heure de réunion).

Que doit-il reprendre ?

Comme son nom l’indique, le relevé de décisions ne reprend que les décisions prises dans une réunion. Les débats ne sont pas détaillés. Le compte rendu en vient directement au fait. Les décisions peuvent être : des résultats de vote, de délibération, des avis, des actions annoncées… mais aussi l’absence d’avis, de délibération, d’actions, etc. En quelques mots, le contexte doit être posé et les avis divergents présentés.

En effet, comme tout compte rendu, ce document doit être fidèle au débat qu’il y a eu en séance. Bien que l’on ne s’attarde pas sur les interventions, l’ensemble des échanges – et donc l’atmosphère de la réunion – doit être présent.

Si la réunion est très tendue et que vous pensez que vos lecteurs doivent en avoir conscience, dans ce cas, vous pouvez détailler un peu plus les passages concernés. De manière générale, ils se compensent avec les moments plus creux, comme la validation du précédent compte rendu. Ne repartez pas sur un compte rendu exhaustif, ajoutez simplement des paragraphes éclaircissant la réunion comme :

Le syndicat X s’offusque que le budget de fonctionnement ne soit pas réutilisé pour les activités sociales et culturelles des salariés qui souffrent déjà d’une absence d’augmentation depuis trois ans.

Le Bureau du CSE rappelle que le budget de fonctionnement sert à couvrir les frais courants (comptable, rédaction des PV, experts…), mais aussi à faire appel à un avocat en cas de besoin. Tout dépenser aujourd’hui fragiliserait l’instance le jour où une situation nécessitant d’ester en justice se présenterait.

Exemple de relevé de décisions

La Direction note que le 25 juin, un collaborateur a eu un malaise. Les pompiers ont conduit l’agent à l’hôpital. Cet accident a donné lieu à un arrêt de travail.

Les membres du CHSCT demandent si des couvertures de survie ont été achetées pour pallier le manque signalé dans le registre en octobre et en décembre 2017.

La Direction répond que vingt couvertures ont été commandées. Elle vérifiera que la commande a bien été reçue.

Les membres du CHSCT remarquent qu’au début de l’année 2018, il avait été demandé que l’accueil puisse être joint au numéro 55.

La Direction indique que désormais, si aucun SST n’est présent, ce numéro permet de joindre l’accueil.

Comment le présenter ?

Votre relevé de décisions doit être le plus simple possible. Pour une lecture rapide, ne reprenez pas la liste des participants et le sommaire avec les points de l’ordre du jour. En revanche, inscrivez toujours l’instance et la date de la réunion.

Optez au maximum pour une construction impersonnelle – qui ne précise pas l’auteur de l’intervention – et non nominative – qui regroupe les interventions de plusieurs personnes sous une seule étiquette, comme la Direction ou les élus. Cela vous permet de gagner de l’espace, mais en plus, savoir qui a prononcé quelle intervention n’intéresse pas forcément vos lecteurs.

Comment faire le relevé de décisions ?

Avant la réunion, préparez la trame de votre document final. Préparez les titres de votre document à partir de votre ordre du jour. Prévoyez de l’espace sous chaque point pour y rédiger le contenu qu’il doit accueillir.

Pendant la séance, reprenez de manière abrégée toutes les décisions prises, tous les points qui font débat et les présentations qui peuvent intéresser vos lecteurs. N’entrez jamais dans le détail et ne reprenez pas les éléments qui seront supprimés – vous perdriez du temps inutilement.

Pour votre première fois, enregistrez la réunion, cela vous rassurera. Bien sûr, si vous souhaitez être actif en séance ou confier la rédaction à quelqu’un d’autre, faites une captation sonore de toutes vos sessions.

Après la séance, remettez toutes les phrases en français correct. Condensez celles qui peuvent l’être, sans pour autant les complexifier dans le but de faire entrer plusieurs idées dans une seule phrase. Optez pour des constructions simples : sujet-verbe-complément. Regroupez les sujets qui font sens ensemble, afin d’éviter de rappeler plusieurs fois le contexte.

Une fois votre document rédigé de la manière la plus courte possible, relisez-vous à tête reposée. Puis faites-vous relire par un collègue. Ce dernier vous dira si certains propos sont clairs ou si d’autres sont redondants.

En somme

Le relevé de décisions est le document idéal pour vos collègues. Il ne reprend pas le détail qui les intéresse moins et se lit donc rapidement. En revanche, il peut faire peur aux participants de la réunion qui craignent de ne pas retrouver la subtilité de leurs interventions.

Comme nous l’avons vu, le relevé de décisions ne lisse pas les débats. Il reprend les éléments saillants pour une compréhension rapide des sujets. De plus, sa vitesse d’exécution permet une diffusion sous quelques heures. Sa concision et son actualité convaincront donc vos collègues de lire votre compte rendu.

Si les participants craignent toujours de ne pas retrouver des éléments qui pourraient être utiles plus tard, vous pouvez proposer 2 documents, comme le font certains de nos clients :

  • un relevé de décisions pour affichage
  • un compte rendu intégral pour diffusion aux élus et archivage.

Si ce double travail vous effraie, vous pouvez utiliser votre budget de fonctionnement pour externaliser la rédaction de vos PV. Pour plus d’informations, demandez-nous un devis.

 

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