Vous passez trop de temps à rédiger des comptes rendus ? Voici quelques conseils pour augmenter votre efficacité de travail.
Prendre soin d’analyser les informations
Dans la phase de rédaction proprement dite, il est important de se dédier à une tâche prioritaire : l’analyse des informations. Consultez rapidement la documentation annexe avant de commencer à rédiger. Votre compréhension sera ainsi plus rapide.
Attendez de bien avoir compris un contenu pour peaufiner une tournure de phrase, trouver une formulation plus efficace, effectuer une mise en forme ou tout simplement vous relire. Qu’il s’agisse de la lecture de vos notes ou de l’écoute d’enregistrements, prenez plus de temps si un élément ne vous semble pas clair. Le sens de la suite des échanges vous apparaîtra plus clairement et vous gagnerez du temps par la suite.
Limitez les interruptions
Le travail fractionné peut conduire à des digressions créatives, mais en termes de rédaction de comptes rendus, il est un faux ami. Tout travail interrompu est moins efficace qu’un travail réalisé en continu : il faut globalement trois minutes au cerveau pour se reconcentrer. Un certain isolement est donc nécessaire. Aussi, fermez les onglets de votre navigateur Web, désactivez si nécessaire le signal d’arrivée des nouveaux e-mails et résistez à la dispersion en rationalisant vos pauses au cours de la journée.
Exercez votre concentration
Quelques exercices de relaxation peuvent aider à se concentrer durablement si votre attention est trop dissipée. Vous pouvez vous focaliser sur votre respiration, les pieds à plat sur le sol, en inspirant et en expirant par le ventre une dizaine de fois. Vous pouvez également fixer un objet de votre environnement (stylo, bloc-notes), pendant une minute. Scrutez tous ses détails, regardez-le sous un œil neuf et interdisez-vous de penser à autre chose. Enfin, vous pouvez également coucher quelques mots sur du papier : essayez, vous renouerez avec la lenteur et le geste de l’écriture manuscrite.
Si rien de tout cela ne fonctionne, inutile de rester face à votre écran : levez-vous de votre siège et faites une pause. Marchez un peu, c’est un très bon moyen de se reconcentrer.
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Sauvegardez
De manière plus prosaïque, pour déjouer la loi des aléas malencontreux, redoublez de prudence. Enregistrez régulièrement vos travaux en cours de rédaction et à la fin de la journée, effectuez une copie de sauvegarde de votre document inachevé. Les dernières versions de Word disposent d’une fonctionnalité de sauvegardes automatiques et régulières de votre document : n’hésitez pas à l’utiliser !
Relisez-vous
Au fur et à mesure de la rédaction de votre document, vérifiez qu’il respecte bien la longueur attendue.
Enfin, relisez « à froid » votre compte rendu par tranche de demi-journée de rédaction. Ainsi, si vous relisez le matin votre production de l’après-midi précédent, vous vous focaliserez plus sur la forme du texte que sur sa fidélité. Cela vous permettra de chasser les redondances, les mots oubliés et les non-sens. En outre, vous vous éviterez la relecture d’un long document en fin de parcours. En divisant cette tâche, vous accorderez suffisamment de temps et d’attention à cette dernière étape.
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