Comment s’assurer que votre procès-verbal de séance sera lu ?

Les salariés sont parfois éloignés du fonctionnement des instances et des discussions qui s’y tiennent, CE, CCE ou CHSCT (et prochainement CSE). Le procès-verbal de séance reste le meilleur moyen de leur rendre compte des actions que vous menez et de leur expliquer les décisions prises (dans les discussions avec l’employeur comme dans le choix des prestations sociales et culturelles, par exemple). C’est aussi un excellent moyen de les impliquer et de leur faire connaître les prestations proposées par le Comité d’Entreprise ou les recours possibles au CHSCT. Seul problème, il faut que le procès-verbal soit lu. Voici les principales recommandations à appliquer pour que ce soit le cas.

Dans certaines entreprises, les procès-verbaux ne sont pas consultés ou très rarement. Or, il est problématique que les salariés soient déconnectés de l’instance. Souvent, l’absence de lecture des procès-verbaux tient aux raisons suivantes :

  • Les procès-verbaux sont approuvés et publiés bien trop longtemps après les réunions
  • Les salariés ne savent pas où les trouver
  • Les procès-verbaux sont trop longs, mal mis en valeur ou leur contenu est trop confus pour qui ne connaît pas le fonctionnement du Comité d’Entreprise ou du CHSCT (ou encore la différence entre CE et CCE).

De plus, étant donné que les instances ont l’obligation de produire un procès-verbal, autant en tirer parti.

Comment s’assurer que vos procès-verbaux sont consultés

Parler du fonctionnement de l’instance

Cela peut sembler évident, mais les salariés ne savent pas forcément qu’un procès-verbal est publié, ni comment fonctionne l’instance. Nous vous conseillons de mettre en avant les éléments suivants (par affichage, sur le site web du CE, ou par tout autre moyen qui vous semblera pertinent) :

  • Composition : nom des élus titulaires et suppléants (ainsi que leur service d’appartenance), composition du Bureau pour le CE et le CCE
  • Sujets principaux sur lesquels intervient le CE : œuvres sociales, mais aussi formation, analyse des résultats économiques, politique sociale de l’entreprise
  • Dates des réunions à venir
  • Mise à disposition d’un procès-verbal retraçant les discussions en séance  (et modalités pour le consulter, ainsi que les anciens procès-verbaux si possible).

N’hésitez pas à parler de l’existence des procès-verbaux de séance autour de vous, en complément des réponses que vous apportez aux questions des salariés.

Mettre en valeur les procès-verbaux

Faites en sorte que les salariés soient informés de la publication du dernier procès-verbal approuvé. Pour cela, affichez-le par exemple dans un lieu de passage ou encore parlez-en dans une newsletter. Peut-être que votre employeur est en mesure de vous aider, avec la diffusion d’un message sur les écrans d’information dans les locaux ou autre.

Cherchez un moyen de consultation facile des procès-verbaux par les salariés.

L’ordre du jour doit être mis en avant

Les salariés s’intéressent généralement à une partie seulement des questions traitées en séance. Autant essayer de capter leur attention avec une page qui leur permettra de savoir rapidement ce qu’ils trouveront dans le document.

Diffuser le document assez rapidement après les séances

Des documents publiés plusieurs mois après la réunion ne présenteront que peu d’intérêt pour les salariés que vous représentez. Pour ce faire : adoptez avec les membres et le président un circuit de validation des documents. Il faut qu’il soit fonctionnel et rapide.

Faire en sorte que les procès-verbaux soient lus

Produire des documents attractifs

Maintenant que vos procès-verbaux ont des chances d’être consultés, il faut leur donner une chance d’être lus.

Pour cela, il faut évidemment que ces comptes rendus soient clairs, concis et avec une présentation donnant envie de lire. Les documents exhaustifs retraçant des heures de discussions (comptez au moins deux dizaines de pages par heure) ne seront probablement jamais lus, ou très rarement par les salariés.

Comment faire une bonne synthèse ?

Comment faire court et clair ?

Privilégiez la rédaction de synthèses des discussions, voire de relevés de décisions. Ne reprenez que les principaux échanges, les informations importantes, les arguments essentiels et les points actés en séance. Évitez les présentations de document trop austères ou trop chargées.

Et si vous ne pouvez pas vous passer de documents exhaustifs ?

 

Avez-vous tout de même essayé des rédactions plus concises ? On est parfois surpris de la quantité de redites ou de points qui ne méritaient pas forcément de figurer au procès-verbal lorsque l’on consulte un document plus court. Si, malgré tout, vous avez absolument besoin d’un retracé plus ou moins exhaustif des échanges pour des raisons internes, nous vous conseillons de prévoir au moins la rédaction d’un relevé de décisions à l’intention des salariés.

 

En résumé, comment faire pour que le procès-verbal soit lu ?

  1. Un procès-verbal accessible facilement et à tous, dont la publication est notifiée
  2. Un ordre du jour mis en avant, pour que le lecteur trouve tout de suite les points qui l’intéressent
  3. Un circuit de validation efficace pour une approbation rapide
  4. Un document synthétique, rédigé simplement, avec une présentation attractive

Et si je n’ai pas le temps de faire tout ça ? Et s’il y a toujours des discussions sur le contenu du procès-verbal ?

La législation autorise le recours à un prestataire pour externaliser la rédaction du procès-verbal de séance, la responsabilité de ce contenu continuant d’incomber au/à la secrétaire, qui doit donc le relire et le faire approuver aux membres de l’instance.

Cette solution a bien sûr un coût, mais votre budget de fonctionnement sert à financer aussi bien ce type de prestation que celle d’un expert-comptable. L’externalisation de la rédaction du procès-verbal a plusieurs avantages :

  • Un gain de temps important (vos heures de délégation seront bien plus utiles pour rencontrer les salariés, trouver de nouvelles prestations, vous former, etc., qu’à rédiger des PV)
  • Une rédaction professionnelle et neutre qui garantit un contenu de qualité et facilite l’approbation des documents
  • Une production rapide : vos documents vous seront remis rapidement, ce qui permettra de les publier rapidement.

Il existe plusieurs prestataires spécialisés dans le compte rendu de réunion, avec l’habitude des instances représentatives du personnel.

Vos PV en attente s’accumulent ? Déléguez leur rédaction

Le temps se fait rare pour vous occuper de vos comptes rendus de réunion ? Et si vous en confiiez la rédaction à un rédacteur professionnel, spécialiste des CE, CCE et CHSCT ?

 

Codexa, spécialiste de la rédaction de comptes rendus de réunion depuis 2007, vous accompagne dans vos projets de procès-verbaux.

 

Ceux qui ont lu cet article ont aussi lu :

Share This