Pourquoi le rédacteur refuse-t-il de nous remettre le compte rendu ou une copie des enregistrements en fin de réunion ?
Pour trois raisons principales :
- le compte rendu est rarement achevé à la fin de la réunion : selon son expérience, le rédacteur doit plus ou moins compléter les notes prises en séance à partir de l’enregistrement ;
- le document final doit passer par un contrôle qualité avant transmission au(x) destinataire(s) désigné(s) dans le contrat ;
- afin d’éviter tout conflit et tout problème de confidentialité, nous ne transmettons de documents et d’enregistrements qu’à notre donneur d’ordre, suivant une procédure préétablie avec lui.
Il revient ensuite aux participants à la réunion de s’accorder sur la méthode de diffusion en interne de ces éléments.
Comment identifiez-vous les personnes intervenant en réunion ?
Le rédacteur arrive sur site 30 minutes avant le début de la réunion, afin de disposer son matériel et de préparer un plan de table. Ce dernier lui servira de référence durant toute la durée de la réunion, lui permettant de savoir qui parle.
A ce titre, il peut arriver que le rédacteur intervienne pour demander aux participants de ne pas tous parler en même temps, directement ou par le biais du président de séance.
Si certains membres d’une réunion refusent d’être enregistrés, que pouvez-vous faire ?
Si la décision de ne pas être enregistré est irrémédiable, nous pouvons vous proposer une prestation sans enregistrement. Cela signifie que le rédacteur qui assiste à votre réunion rédigera sur place une synthèse des débats, sans aucune aide extérieure.
Néanmoins, sachez que le budget pour ce type de prestation est bien plus élevé que pour une prestation standard pendant laquelle le rédacteur s’appuie sur les enregistrements audio pour rédiger le compte rendu.
Pourquoi le rédacteur a-t-il besoin d’arriver 30 minutes avant le début de la réunion ?
C’est le temps nécessaire pour garantir que le rédacteur pourra satisfaire aux éventuelles conditions d’accès au site de la réunion (contrôle d’identité, remise d’un badge, etc.), installer correctement son matériel, établir un plan de table fiable et commencer sa prestation dans de bonnes conditions.
Ce temps peut également être mis à profit par le rédacteur pour préciser vos besoins ou répondre à vos questions.
De quoi le rédacteur aura-t-il besoin lors de la réunion ?
Le rédacteur a besoin d’une prise électrique pour brancher son ordinateur portable, d’une place assise avec suffisamment d’espace pour sa prise de notes, de préférence à la même table que les participants à la réunion, afin qu’il puisse identifier les intervenants. Des chevalets devant chaque participant indiquant leur nom, voire leur fonction, est également utile.
Comment gérez-vous l’attribution des rédacteurs ?
Notre responsable de planning gère les affectations des rédacteurs en fonction de leurs compétences, de leur planning et des lieux de réunion. En outre, elle fait en sorte que vous retrouviez les mêmes rédacteurs dans vos réunions.
En pratique, la responsable de planning échange beaucoup avec les rédacteurs et le service Qualité pour retenir les affectations les plus satisfaisantes pour le client comme pour le rédacteur, tout en veillant à la pertinence de cette décision d’un point de vue logistique.
Nous évitons au maximum les très longs trajets à nos collaborateurs.
Que fait le rédacteur pendant la réunion?
Le rédacteur dispose son matériel d’enregistrement en s’assurant d’une prise de son optimale, en fonction des contraintes de la salle (disposition, nombre d’intervenants, insonorisation, etc.). Il réalise ensuite un plan de table qui lui permettra d’attribuer correctement les interventions durant sa prise de notes.
Dès le début de la réunion, le rédacteur démarre sa prise de notes, avec les objectifs suivants :
- Réaliser un filage fiable de la réunion
- Noter les heures de début, clôture, départs et arrivées des intervenants
- Saisir le maximum d’informations, notamment celles auxquelles il n’aura pas accès par la suite, comme par exemple l’orthographe de certains termes ou acronymes, ou encore des éléments d’une présentation projetée sur un écran
- Préparer le travail de rédaction à suivre. Par exemple, le rédacteur peut commencer à synthétiser les interventions ou reformuler certains propos dès sa prise de notes.
La présence d’un rédacteur perturbe-t-elle la réunion ?
Non, c’est même le contraire. Évidemment, la présence d’un prestataire externe peut susciter la curiosité, mais une fois qu’il a été présenté à l’assistance, le rédacteur ne se dédie plus qu’à la prise de notes.
Son rôle est celui d’un observateur neutre et discret. Il peut même aider à cadrer les débats, d’une part en indiquant aux participants lorsque leurs échanges ne sont plus audibles, d’autre part en produisant des comptes rendus de qualité qui permettront d’alimenter les débats à venir.
Sachant que leurs propos ne seront pas perdus, les intervenants pourront participer aux débats dans un climat plus serein.
Pourquoi vos rédacteurs se permettent-ils parfois de faire la police en réunion ?
Tout simplement pour être en mesure de remplir leur mission, à savoir rédiger un compte rendu complet et de qualité.
Il ne faut pas y voir une volonté d’intrusion : le rédacteur ne peut pas faire son travail si tous les participants parlent en même temps ou si certains perturbent les échanges par des conversations parallèles. Dans ce cas, le rédacteur pourrait éprouver des difficultés à distinguer les intervenants et l’enregistrement pourrait comporter des passages inaudibles.
Considérez le rédacteur comme une aide au bon déroulement des débats et à la bonne réalisation du compte rendu.
Faut-il prévoir des pauses pour les rédacteurs durant les réunions ?
Oui. Vous êtes évidemment soumis à des contraintes de temps, mais les rédacteurs ne sont pas des machines : rester extrêmement concentré en tapant à toute vitesse pendant quatre heures d’affilée est éprouvant, tant pour le corps que pour l’esprit. Les pauses sont également la garantie d’une prise de notes de qualité tout au long de la réunion.
Pourquoi cela prend-il autant de temps pour rédiger 3 heures de réunion ?
Le rédacteur prend le temps de réécouter l’enregistrement de la réunion pour rédiger son compte-rendu au fur et à mesure. Il vérifie la liste présents/absents, l’orthographe des noms et des acronymes, ainsi que la mise en forme du document. Il prend également le temps, au cours de sa rédaction, de choisir les formules les plus efficaces et les plus pertinentes.
Le temps de rédaction varie également selon le niveau de retraitement demandé : la rédaction d’un compte rendu intégral est évidemment beaucoup plus longue que la rédaction d’une synthèse.
Une fois la rédaction terminée, le rédacteur relit attentivement le document, avant de le transmettre au service Qualité, qui le relit à son tour.
Enfin, nos rédacteurs ont un planning assez chargé et ne sont pas toujours disponibles pour démarrer la rédaction du document immédiatement après la réunion.
Comment faites-vous pour rédiger le compte rendu d’une réunion sans y assister physiquement ?
Nous avons simplement besoin d’un enregistrement audio de votre réunion, ainsi que d’une liste des présents et de l’ordre du jour. Les présentations discutées pendant la réunion peuvent également aider à la rédaction. Nous disposons d’un serveur Extranet sur lequel vous pourrez facilement déposer tous vos fichiers.
Si les participants à votre réunion ne s’identifient pas lorsqu’ils prennent la parole, et si le rédacteur n’y parvient pas non plus au moment de l’écoute, nous vous le signalons en vous précisant le minutage correspondant à cette intervention. Cette indication vous permettra ensuite de retrouver facilement le passage en question sur l’enregistrement pour l’attribuer correctement. Le reste sera entièrement rédigé. Vous n’aurez donc que de minimes corrections à apporter à votre procès-verbal pour qu’il soit prêt à être validé !
Comment vérifiez-vous la qualité des documents que vous nous remettez ?
Un premier contrôle qualité est effectué par le rédacteur :
- pour la forme, par une relecture approfondie, puis à l’aide d’un logiciel de relecture spécialisé ;
- pour le fond, par une écoute de l’enregistrement de la réunion et/ou l’analyse des documents que vous nous transmettez.
Le second contrôle est réalisé par le service Qualité & Formation, suivant des process bien établis, qui vérifie la qualité du document et le respect du cahier des charges, avant de vous transmettre le projet de compte rendu.
Est-ce que je peux vous transmettre mes notes manuscrites pour que vous rédigiez notre compte rendu de réunion ?
C’est possible, mais uniquement si vous nous transmettez également un enregistrement de la réunion. Il serait impossible pour un rédacteur de rédiger un compte-rendu pertinent à partir de vos notes s’il n’a pas assisté à la réunion et ne dispose pas d’un enregistrement. En effet, une prise de notes seule ne suffit pas à un rédacteur tiers pour cerner une réunion, comme l’importance ou le point de vue d’un élément.
Je dois organiser une réunion extraordinaire. Pourrez-vous être présent ?
Oui. Le planning est habitué à prendre en charge de nombreux aléas, à condition que vous ne nous avertissiez pas le matin même de la réunion. Dans ce cas, nous ferons tout notre possible pour trouver une solution, mais nous ne pourrons vous garantir de disposer d’un rédacteur libre.
Nous ne souhaitons pas que certains passages de la réunion apparaissent dans le compte rendu. Comment faites-vous ?
Il suffit de nous le signaler, de préférence sur le moment. Le rédacteur notera tout simplement que le passage est « hors PV » et ne le fera pas apparaître au compte-rendu.
Je ne suis pas satisfait de la prestation. Comment réagissez-vous ?
Vous êtes contacté par notre service Qualité qui identifie avec vous la source du désagrément (qualité, commercial…). Il trouve alors avec vous la meilleure solution à mettre en place pour ne plus renouveler votre insatisfaction.
Si l’origine du problème se trouve dans la qualité même du document, le service Qualité analyse ce dernier à l’aune de vos explications et fait le point avec le rédacteur concerné. Nous assurons une reprise du document par le rédacteur chargé de sa rédaction – qui est le plus à même de reprendre le travail.
Si vous avez déjà corrigé le document, nous comparons votre version du document avec celle que nous vous avons adressée, et nous nous assurons que nous ne reproduirons plus la même erreur en :
- reprécisant le briefing du ou des rédacteurs avant chaque mission que vous nous confiez ;
- portant une attention particulière sur les points sensibles du compte rendu au moment de la relecture par le service Qualité, avant de vous le transmettre.
Enfin, si nécessaire, nous vous attribuons un autre rédacteur, en sélectionnant celui que nous estimons le plus adapté à votre demande.
Je souhaite avoir toujours le même rédacteur en réunion. Est-ce possible ?
Ce sera possible une grande partie du temps, mais il se présentera bien entendu des exceptions si votre rédacteur attitré est en congé ou malade. Par ailleurs, nos rédacteurs sont parfois sollicités par plusieurs clients le même jour et ont un planning de travail généralement bien rempli. Pour cette raison, nous préférons vous attribuer deux ou trois rédacteurs réguliers pour parer à toutes éventualités, en privilégiant le plus possible la même personne pour couvrir vos réunions.
Pourquoi faut-il vous envoyer un ordre du jour et une liste des présents dans le cas d’une rédaction à partir d’un enregistrement audio ?
Parce que ces éléments nous permettent d’identifier plus facilement les intervenants qui prennent la parole. En outre, connaître par avance les sujets traités au cours de la réunion permet de rédiger un compte rendu plus pertinent.
Notre objectif est bien que vous ayez le moins de travail possible à réception de votre compte rendu.
