Diminuez la durée des réunions que vous organisez en 8 étapes

Soignez votre réunionite en vous attaquant au premier symptôme : la durée de vos réunions. Découvrez comment j’ai réduit la durée des miennes en 8 étapes.

En moyenne, un cadre passe 24 jours par an en réunion. C’est le premier symptôme de la terrible maladie que tous les experts nomment « la réunionite ». Elle consiste non pas à passer beaucoup de temps en réunion (ce qui est indissociable de certaines fonctions), mais à perdre du temps en réunion. Ce mal n’est pas une fatalité : elle se soigne. Pour cela, il existe plusieurs remèdes.

Avant d’annuler toutes vos prochaines invitations – ce qui serait catastrophique pour la bonne marche de votre entreprise et sa communication interne –, réduisez leur durée. Selon une étude, le temps optimal s’élève à 37,5 minutes. Bon, comme personne n’acceptera de se rendre à une réunion prévue pour 37,5 minutes (ou alors, ce collègue couve lui-même quelque chose), arrondissons à 30 minutes.

Passer d’une séance de 1 h à 30 minutes est irréaliste ? Non ! Voici comment, en suivant 8 étapes simples, j’ai réussi à diminuer drastiquement la proportion des réunions dans mon agenda.

1.   Sélectionnez vos intervenants

Choisissez bien les participants à votre réunion. Ne multipliez pas les représentants d’une même fonction ou d’un même service pour satisfaire les ego de chacun : ils ne vous remercieront pas lorsque la session aura duré deux heures sans avoir débouché sur la moindre décision nette et pertinente.

2.   Fixez une durée de réunion courte

Ne prévoyez pas 1 heure sur l’agenda de tout le monde si vous pensez que le sujet peut être traité en 30 minutes. En procédant ainsi, soit les participants auront l’impression de manquer quelque chose si la séance s’achève avant, soit ils dilueront naturellement leurs échanges.

3.   Préparez un ordre du jour clair

Listez de manière exhaustive les points que vous souhaitez aborder en les présentant de façon claire. Si vous désirez cadrer le recours au télétravail que vous jugez excessif, par exemple, optez pour la formulation « Réflexion sur le recours au télétravail suite aux problèmes rencontrés au mois d’août », plutôt que « Point sur le télétravail ». Si vos interlocuteurs sont des représentants du personnel, votre énoncé vague ne fera que les remonter contre vous, alors qu’ils auraient pu partager votre position et imaginer des solutions en amont – en consultant les salariés concernés.

4.   Envoyez vos documents supports

Joignez à l’ordre du jour des documents supports pour chaque point évoqué en séance, afin que vos interlocuteurs disposent du maximum d’information pour échanger le plus efficacement possible. En procédant ainsi, vous pourrez vous épargner la présentation des différents projets et passer plus rapidement au débat.

Dans un premier temps, vos collègues risquent de ne pas les lire avant la réunion, mais leur pratique évoluera quand ils comprendront qu’il est dans leur intérêt de le faire. Et si quelqu’un qui ne les a pas consultés pose beaucoup de questions auxquelles le document répond, vous pouvez gentiment lui rappeler que la documentation contient toutes les réponses et enchaîner.

5.   Répondez à toutes les questions que vous pouvez recevoir en amont

Si des participants vous envoient des questions avant la séance, n’attendez pas le jour j pour y répondre. En effet, une question entraînant toujours une autre question, vous pourriez vous retrouver à organiser de nombreuses sessions pour arriver à bout d’un seul projet.

6.   Arrivez en avance

Ne réservez pas votre salle de réunion à l’heure de début de la séance, mais 15 minutes avant, pour :

  • vous assurer que la salle sera disponible quand vous en aurez besoin : si nécessaire, vous pourrez gentiment presser les occupants précédents ;
  • préparer toute la technique : contrez la loi de Murphy et réglez les problèmes informatiques avant l’arrivée de vos collègues. Rappelez-vous que 15 minutes perdues en début de réunion pour résoudre le problème de projecteur en panne représentent une perte de temps de 15 minutes fois le nombre de participants.

Et si tout fonctionne lorsque vous arrivez dans la salle, vous pouvez profiter de ces 15 minutes d’avance pour prendre un café et/ou contrôler une dernière fois votre présentation.

7.   Animez les débats

En tant qu’organisateur, il vous revient de veiller à ce que les échanges se déroulent au mieux. En début de point, présentez votre sommaire et la durée de celui-ci, de manière à rassurer vos collègues pressés. Lors de votre information, rappelez régulièrement l’avancement de votre présentation, de manière à ce qu’ils sachent quand ils obtiendront les réponses à leurs questions. De même, invitez-les à intervenir immédiatement et ne concentrez pas les débats en fin de séance. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à retrouver les slides citées par vos interlocuteurs et maîtriserez plus facilement la durée de votre séance.

Rendez vos PowerPoint percutants !

8.   Rédigez un compte rendu à la fin de la réunion

Afin de vous assurer que les objectifs de la réunion ont bien été remplis, établissez au choix :

  • un compte rendu de la séance, s’il est nécessaire de retracer les débats ;
  • une synthèse afin de suivre ultérieurement toutes les décisions prises en séance ;
  • un relevé de décisions si les deux propositions ci-dessus ont déclenché chez vous une moue, voire un haut-le-cœur. Ce court document reprendra un point, une décision, un décideur et un groupe de personnes à informer.

Si vous ne disposez pas de temps ou de compétences en interne, n’hésitez pas à externaliser cette tâche. Des entreprises de rédaction de comptes rendus s’en occupent très bien.

Puis faites valider ce compte rendu aux participants, afin de s’assurer qu’il est complet, reflète bien les discussions et ne soulève aucune contestation.

Enfin, une fois intégrées toutes les corrections, adressez le document aux personnes qui ont besoin de ces informations pour travailler. Vous craignez une usine à gaz ? Optez pour un compte rendu bien synthétique. Si les participants veulent absolument un relevé détaillé des échanges, prévoyez un double document : un document long, dont la validation risque de prendre du temps, et un document court, qui vous permettra d’avancer rapidement.

Attention, ne l’envoyez pas à tout le monde, au risque d’embarrasser ceux qui ont pris le temps de lire le compte rendu alors qu’il ne les concernait pas. En effet, le risque est que vos synthèses de réunion finissent par ne plus être ouvertes par les personnes intéressées, échaudées de recevoir des documents qui ne les intéressaient pas. C’est le fameux effet du garçon qui criait au loup.

Évidemment, si vous êtes celui qui reçoit le compte rendu inutile, adressez un petit message à l’expéditeur pour lui demander gentiment de réduire sa liste de diffusion.

En somme…

En tant qu’organisateur, c’est vous qui avez la main sur la séance et sur sa durée. Les débats peuvent certes être maîtrisés en séance, pour ensuite être condensés et éviter tout débordement. Cependant, l’optimisation du temps de réunion se déroule bien en amont, au moment de l’établissement de la convocation, et puis en aval en informant les personnes qui doivent l’être. En effet, une réunion réussie est une séance qui aboutit à des décisions et permet une bonne communication au sein de votre entreprise – ce que vous aurez fait en suivant ces 8 étapes :

  • restreindre la liste des invités ;
  • organiser des réunions courtes ;
  • préparer un ordre du jour clair ;
  • envoyer les documents de support à l’avance ;
  • répondre à tous les mails de questions en amont ;
  • arriver en avance ;
  • animer les débats ;
  • rédiger et diffuser un compte rendu en fin de réunion.

Et si vous avez besoin d’une discussion plus ouverte sur un sujet, prévoyez une réunion moins formelle plus longue pour échanger, sur une seule question.

Si vous avez d’autres astuces qui marchent dans vos sociétés, partagez-les en commentaire !

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