Améliorez l’efficacité de vos réunions avec le walking meeting

Toujours à la recherche de nouveaux moyens efficaces pour augmenter la productivité et le bien-être de vos collaborateurs, vous avez sans doute entendu parler du walking meeting. Très à la mode dans les entreprises américaines et se développant peu à peu en Europe, le walking meeting est une nouvelle manière de concevoir la réunion.

Coup de projecteur sur ce phénomène qui pourrait bien vous surprendre !

Le walking meeting, c’est quoi ?

Nul besoin d’être un expert dans la langue de Shakespeare pour comprendre de quoi il retourne.

Le walking meeting, comprenez « la réunion en marchant », est une nouvelle manière de concevoir une réunion d’équipe. Celle-ci se déroule en déambulant dans les différents espaces de votre entreprise, mais aussi, si vous le souhaitez, dans un lieu extérieur comme un parc qui jouxterait l’immeuble de votre société.

Cette réunion peut être mise en place avec vos employés et ainsi remplacer le traditionnel meeting qui se tient dans votre salle de réunion. Mais elle peut également être pratiquée avec des collaborateurs extérieurs à votre société, comme des investisseurs à séduire ou de nouveaux clients qui pourront ainsi découvrir votre entreprise tout en participant à la réunion.

Ce phénomène du walking meeting nous vient des Etats-Unis et du Canada. De célèbres chefs d’entreprises furent les pionniers de cette méthode : Steve Jobs (Apple), Mark Zuckerberg (Facebook) ou encore Jack Dorsey (Twitter) étaient particulièrement friands de ce genre de réunion.

D’ailleurs, la tendance s’est répandue au-delà du monde de l’entreprise puisque des hommes politiques, comme l’ancien président américain Barack Obama, en tenaient aussi.

Cette tendance s’est ensuite largement diffusée dans le monde et commence à s’implanter dans les entreprises françaises.

Les nombreux avantages du walking meeting

Sur la santé

Si le walking meeting est de plus en plus souvent mis en place dans les sociétés françaises, c’est d’abord parce que cette méthode de réunion regorge de bienfaits.

L’argument principal mis en avant par les adeptes de cette méthode reste l’impact positif de ce type de réunion sur la santé. Il est prouvé qu’un employé dans un bureau passe environ 75 % de son temps de travail assis et ne ferait en moyenne que 5 000 à 6 000 pas dans la journée. Rappelons que le niveau préconisé par l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) est de 10 000 pas à réaliser quotidiennement. En adoptant le walking meeting, vous offrez donc à vos employés la possibilité de marcher et donc de réduire le nombre d’heures assis.

Sur la productivité

Les bienfaits ne sont pas seulement physiques. Des études menées récemment ont prouvé que les walking meeting amélioraient la productivité générale d’une entreprise. Les collaborateurs retrouvent le plaisir d’aller en réunion, ce qui améliore la performance mentale, encourage à respecter les délais et concentre davantage vos employés sur le débat.

La marche développerait de plus les relations interpersonnelles ce qui aurait pour conséquence directe d’améliorer l’esprit d’équipe, de faciliter les prises de décision au sein de votre entreprise et de stimuler la créativité de vos employés. En effet, le changement d’environnement peut conduire à des idées novatrices que les employés n’auraient pas eues dans le cadre habituel de leur réunion.

Le walking meeting, une solution miracle ?

Nous l’avons constaté, le walking meeting est un concentré de bienfaits pour vos collaborateurs, mais aussi pour la productivité de votre entreprise. Mais peut-on pour autant parler de solution miracle lorsque nous évoquons ces réunions en marchant ? Ce type de réunion peut-il être mis en place à tout moment et dans n’importe quelle entreprise ?

Non. Il n’est jamais possible de parler de solutions miracles, car tous les modes de réunion comportent leurs avantages et leurs inconvénients.

Limite no 1 : le matériel

Dans le cas des walking meetings, le premier problème qui se pose reste l’utilisation de matériels parfois indispensables pour la bonne tenue d’une réunion. Il peut s’agir d’un vidéoprojecteur ou d’un grand écran pour diffuser un diaporama ou partager des fichiers.

De même, si de nombreux documents doivent être lus au cours de la réunion, il vaut mieux éviter de la faire en marchant.

Enfin, l’enregistrement et la prise de notes de l’instance peuvent être beaucoup plus difficiles dans un autre environnement qu’une salle de réunion.

Astuces pour réaliser un bon enregistrement de réunion

Tous ces éléments sont à prendre en compte avant l’organisation de votre réunion.

Par ailleurs, il est indispensable de prévenir l’ensemble de vos collaborateurs si vous souhaitez réaliser un walking meeting. Ce type de réunions ne peut pas s’improviser, surtout s’il se déroule en extérieur. Les participants doivent être correctement équipés et disposer, par exemple, de chaussures adaptées à la marche.

Limite no 2 : le nombre de participants

Le walking meeting ne doit pas être mis en place lors de très grandes réunions ou conférences nécessitant la présence de dizaines de personnes. Une réunion en marchant avec 4 ou 5 participants maximum est recommandée.

Limite no 3 : la confidentialité

Tous les sujets ne pourront pas faire l’objet d’une réunion en marchant. En effet, ne vous trouvant pas entre 4 murs, les éléments évoqués pourront être entendus par n’importe quel passant. Or certaines données (chiffres internes) ou situations (cas individuel d’un salarié) ne doivent pas sortir de l’entreprise.

Évitez par conséquent les CE, CSE ou CHSCT en extérieur.

Limite no 4 : la santé

Même s’il est bon pour la santé de marcher, il faut encore pouvoir le faire correctement. Évitez d’organiser un walking meeting avec un collègue qui connaît des difficultés pour marcher.

De même, les jours de grand froid ou de grandes chaleurs, il sera sûrement préférable d’opter pour une séance dans une salle climatisée.

Conclusion : effet de mode ou véritable révolution ?

Le walking meeting est en passe de révolutionner le monde de la réunion ! Cela est incontestable au regard des bienfaits que l’entreprise et que les employés peuvent en tirer. Plus grande mobilité, plus grande productivité et esprit d’équipe retrouvé seront au rendez-vous. Mais cette méthode de réunion doit cependant être adaptée à chaque société et réunion, être soigneusement préparée et utilisée avec parcimonie afin d’être pleinement efficace.

Un dernier conseil : essayez le walking meeting reste la meilleure solution pour constater si ce mode de réunion vous convient. Alors, qu’attendez-vous ?

Photo de rawpixel sur Unsplash

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