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Les réponses à toutes vos questions.
Rédacteur des débats
Un métier très spécifique
Vous envisagez de faire appel aux services d’un rédacteur professionnel.
Comment se déroulent les prestations ? Comment vous assurer d’obtenir une prestation de qualité ? Vous trouverez ci-dessous des indications qu’il nous paraît important de connaître pour que notre collaboration se déroule dans les meilleures conditions possible.
Généralités
Oui tout à fait. Si vous prenez du retard dans la rédaction des comptes rendus ou si vous prévoyez d’être absent à une réunion, vous pouvez faire appel à l’un de nos rédacteurs pour vous aider. Attention toutefois à nous prévenir suffisamment à l’avance pour pouvoir bénéficier des services de votre rédacteur habituel et pour que les délais de livraison du compte rendu puissent être respectés.
Chez Codexa, il n’y a aucun engagement de volume ou de durée dans les contrats. Vous pouvez donc faire appel à votre rédacteur pour quelques heures ou tous les mois, c’est vous qui choisissez.
Fournir un calendrier annuel à Codexa vous permet de réserver votre binôme de rédacteurs habituels pour l’ensemble de vos réunions. Quand le planning reçoit votre calendrier, les dates sont automatiquement transmises pour toute l’année à vos rédacteurs, qui ne sont alors plus disponibles pour d’autres clients.
Si les dates sont déplacées de quelques jours, sauf contrainte personnelle, vos rédacteurs ajustent en général leur calendrier en conséquence pour se rendre disponibles.
Il est donc absolument essentiel de prévenir le planning le plus en amont possible de vos dates de réunions pour que vos rédacteurs habituels soient dédiés à votre compte client.
Ce sera possible une grande partie du temps, mais il se présentera bien entendu des exceptions si votre rédacteur attitré est en congé ou malade. Par ailleurs, nos rédacteurs sont parfois sollicités par plusieurs clients le même jour et ont un planning de travail généralement bien rempli.
Pour ces raisons, nous préférons vous attribuer deux ou trois rédacteurs réguliers pour parer à toutes éventualités, en privilégiant le plus possible la même personne pour couvrir vos réunions.
Les responsables planning gèrent les affectations des rédacteurs en fonction de leurs compétences, de leur planning, de votre secteur d’activité et du lieu de réunion. En outre, ils font en sorte que vous retrouviez les mêmes rédacteurs pour toutes vos réunions.
Les responsables planning échangent beaucoup avec les rédacteurs, les clients et le service Qualité pour retenir les affectations les plus satisfaisantes, pour vous comme pour le rédacteur, tout en veillant à la pertinence de cette décision d’un point de vue logistique. Nous cherchons en effet à réduire au maximum les temps de trajet pour nos rédacteurs.
C’est le temps nécessaire pour garantir que le rédacteur pourra satisfaire aux éventuelles conditions d’accès au site de la réunion (contrôle d’identité, remise d’un badge, etc.), installer correctement son matériel, établir un plan de table fiable et commencer sa prestation dans de bonnes conditions.
Ce temps peut également être mis à profit par le rédacteur pour préciser vos besoins ou répondre à vos questions.
Oui. Le planning est habitué à prendre en charge de nombreux aléas, à condition que vous ne nous avertissiez pas le matin même de la réunion. Dans ce cas, nous ferons tout notre possible pour trouver une solution, en présentiel, en visio ou sur enregistrement, mais nous ne pourrons vous garantir de disposer d’un rédacteur libre.
Nous avons simplement besoin d’un enregistrement audio de votre réunion, ainsi que d’une liste des présents et de l’ordre du jour. Les présentations discutées pendant la réunion peuvent également aider à la rédaction. Nous disposons d’un serveur Extranet sur lequel vous pourrez facilement déposer tous vos fichiers.
Si les participants à votre réunion ne s’identifient pas lorsqu’ils prennent la parole, et si le rédacteur n’y parvient pas non plus au moment de l’écoute, nous vous le signalons en vous précisant le minutage correspondant à cette intervention. Cette indication vous permettra ensuite de retrouver facilement le passage en question sur l’enregistrement pour l’attribuer correctement. Le reste sera entièrement rédigé. Vous n’aurez donc que de minimes corrections à apporter à votre procès-verbal pour qu’il soit prêt à être validé !
Le premier domaine d’expertise du rédacteur est la langue française et ses atouts principaux sont la réactivité, la culture générale et la capacité de synthèse.
Le rédacteur n’a pas vocation à maîtriser parfaitement le domaine technique dont il est question : son travail est de rendre compte de manière fidèle et efficace des discussions, ce qui implique en premier lieu non pas une connaissance universelle, mais une très grande maîtrise de la langue et une forte capacité à saisir rapidement les enjeux des débats.
Enfin, le rédacteur s’appuie sur les propos des intervenants pour en reproduire le sens. En d’autres termes, il se repose sur l’expertise des intervenants eux-mêmes pour retranscrire leur propos.
Tout d’abord, la synthèse emploie des formules écrites plus efficaces, car celles-ci ne reprennent pas les marques orales du discours (hésitations, apartés, tics verbaux, répétitions, etc.) superflues à l’écrit.
Pour ce qui est du travail de synthèse proprement dit, le rédacteur regroupe les idées en des formules plus efficaces, en un français soutenu, plus adapté à l’écrit. La réorganisation des idées permet également de reprendre les mêmes notions, tout en les présentant sous une forme plus concise. Le rédacteur peut également reprendre les exemples les plus marquants en cas d’énumération et hiérarchiser les idées.
En s’attachant à transcrire les idées principales et l’articulation logique qui les relie, une synthèse permet une rédaction bien plus concise que ne l’aurait été une transcription in extenso du discours original, tout en restant fidèle sur le fond aux idées exprimées.
La mission du rédacteur est de retranscrire fidèlement les propos tenus en réunion, que ce soit sous forme de compte rendu ou de synthèse. Nous avons une règle de neutralité que nous observons strictement et que nous rappelons au moment de la signature du contrat.
Faire appel à un prestataire externe pour la rédaction de vos comptes rendus est une aide précieuse pour vous faire gagner du temps. Néanmoins, en tant que donneur d’ordres, qu’il s’agisse de réunions organisées dans un cadre légal ou non, il vous appartient de vérifier l’exactitude du contenu du document avant diffusion. Pour cela, vous avez accès, sauf indication contraire de votre part, aux enregistrements de séance pour valider le projet de transcription envoyé par Codexa.
Pour les instances de dialogue social plus spécifiquement (CSE ou CSSCT par exemple), le secrétaire permanent ou de séance est le seul responsable du contenu du procès-verbal.
En tant que prestataire externe, Codexa transmet à son donneur d’ordres un projet de compte rendu, qu’il pourra amender à souhait, puis valider avec les autres participants de la réunion avant de l’utiliser ou de le diffuser.
Les enregistrements que nous réalisons sont confidentiels et servent uniquement au rédacteur, afin de garantir la fiabilité du compte-rendu. Nous les conservons un certain temps, fixé au préalable dans le contrat, dans le cas où notre client souhaiterait vérifier une information, puis nous les détruisons.
Nous pouvons également réaliser une prestation sans enregistrement. Toutefois, dans ce cas, nous ne pourrons vous proposer que des documents synthétiques, le rédacteur n’ayant pas le temps de prendre des notes exhaustives durant toute la réunion.
Le rédacteur prend le temps de réécouter l’enregistrement de la réunion pour rédiger son compte-rendu au fur et à mesure. Il vérifie la liste présents/absents, l’orthographe des noms et des acronymes, ainsi que la mise en forme du document. Il prend également le temps, au cours de sa rédaction, de choisir les formules les plus efficaces et les plus pertinentes.
Le temps de rédaction varie également selon le niveau de retraitement demandé : la rédaction d’un compte rendu intégral est évidemment beaucoup plus longue que la rédaction d’une synthèse.
Une fois la rédaction terminée, le rédacteur relit attentivement le document, avant de le transmettre au service Qualité, qui le relit à son tour.
Enfin, nos rédacteurs ont un planning assez chargé et ne sont pas toujours disponibles pour démarrer la rédaction du document immédiatement après la réunion.
C’est possible, mais uniquement si vous nous transmettez également un enregistrement de la réunion. Il serait impossible pour un rédacteur de rédiger un compte-rendu pertinent à partir de vos notes s’il n’a pas assisté à la réunion et ne dispose pas d’un enregistrement. En effet, une prise de notes seule ne suffit pas à un rédacteur tiers pour cerner une réunion, comme l’importance ou le point de vue d’un élément.
Si la décision de ne pas être enregistré est irrémédiable, nous pouvons vous proposer une prestation sans enregistrement. Cela signifie que le rédacteur qui assiste à votre réunion rédigera sur place une synthèse des débats, sans aucune aide extérieure.
Néanmoins, sachez que le budget pour ce type de prestation est plus élevé que pour une prestation standard pendant laquelle le rédacteur s’appuie sur les enregistrements audios pour rédiger le compte rendu.
Nous attachons une très grande importance à la notion de confidentialité. Tous les rédacteurs sont tenus par une clause de confidentialité inscrite dans leur contrat.
Par ailleurs, nous détruisons tous les documents que vous nous fournissez une fois que nous n’en avons plus besoin pour la mission que vous nous avez confiée.
Nos flux de données, quant à eux, circulent uniquement via un Intranet et un Extranet sécurisés.
Le respect de la confidentialité de vos informations est le maître-mot de notre métier.
Non, la retranscription automatique générée par les logiciels de visio ou les logiciels de reconnaissance vocale ne nous permettent pas à ce jour de réaliser un compte rendu fiable.
La transcription automatique est efficace seulement si l’enregistrement audio source est de très bonne qualité, si les intervenants sont peu nombreux et s’ils ne se coupent pas la parole. Ces 3 conditions sont très rarement réunies dans les réunions auxquelles nos rédacteurs assistent tous les jours.
L’expertise de nos rédacteurs professionnels reste donc indispensable pour vous remettre des comptes rendus fiables et immédiatement opérationnels.
Vous êtes contacté par notre service Qualité qui identifie avec vous la source du désagrément (qualité, commercial…). Il trouve alors avec vous la meilleure solution à mettre en place pour ne plus renouveler votre insatisfaction.
Si l’origine du problème se trouve dans la qualité même du document, le service Qualité analyse ce dernier à l’aune de vos explications et fait le point avec le rédacteur concerné. Nous assurons une reprise du document par le rédacteur chargé de sa rédaction – qui est le plus à même de reprendre le travail.
Si vous avez déjà corrigé le document, nous comparons votre version du document avec celle que nous vous avons adressée, et nous nous assurons que nous ne reproduirons plus la même erreur en :
- reprécisant le briefing du ou des rédacteurs avant chaque mission que vous nous confiez
- portant une attention particulière sur les points sensibles du compte rendu au moment de la relecture par le service Qualité, avant de vous le transmettre.
Enfin, si nécessaire, nous vous attribuons un autre rédacteur, en sélectionnant celui que nous estimons le plus adapté à votre demande.
En réunion
Non, c’est même le contraire. Évidemment, la présence d’un prestataire externe peut susciter la curiosité, mais une fois qu’il a été présenté à l’assistance, le rédacteur ne se dédie plus qu’à la prise de notes.
Son rôle est celui d’un observateur neutre et discret. Il peut même aider à cadrer les débats, d’une part en indiquant aux participants lorsque leurs échanges ne sont plus audibles, d’autre part en produisant des comptes rendus de qualité qui permettront d’alimenter les débats à venir.
Sachant que leurs propos ne seront pas perdus, les intervenants pourront participer aux débats dans un climat plus serein.
Oui. Vous êtes évidemment soumis à des contraintes de temps, mais vos rédacteurs ne sont pas des machines : rester extrêmement concentré en tapant le plus rapidement possible pendant 4 heures d’affilée est éprouvant, tant pour le corps que pour l’esprit. Les pauses sont également la garantie d’une prise de notes de qualité tout au long de la réunion.
Nous vous recommandons de faire au minimum une pause de 20 minutes toutes les 3 heures.
Le rédacteur a besoin d’une prise électrique pour brancher son ordinateur portable, d’une place assise avec suffisamment d’espace pour sa prise de notes, de préférence à la même table que les participants à la réunion, afin qu’il puisse identifier les intervenants. Des chevalets devant chaque participant indiquant leur nom, voire leur fonction, est également utile.
Le rédacteur dispose son matériel d’enregistrement en s’assurant d’une prise de son optimale, en fonction des contraintes de la salle (disposition, nombre d’intervenants, sonorisation, etc.). Il réalise ensuite un plan de table qui lui permettra d’attribuer correctement les interventions durant sa prise de notes.
Dès le début de la réunion, le rédacteur démarre sa prise de notes, avec les objectifs suivants :
- Réaliser un filage fiable de la réunion
- Noter les heures de début, clôture, départs et arrivées des intervenants
- Saisir le maximum d’informations, notamment celles auxquelles il n’aura pas accès par la suite, comme par exemple l’orthographe de certains termes ou acronymes, ou encore des éléments d’une présentation projetée sur un écran
- Préparer le travail de rédaction à suivre. Par exemple, le rédacteur peut commencer à synthétiser les interventions ou reformuler certains propos dès sa prise de notes.
Le rédacteur arrive sur site 30 minutes avant le début de la réunion, afin de disposer son matériel et de préparer un plan de table. Ce dernier lui servira de référence durant toute la durée de la réunion, lui permettant de savoir qui parle.
A ce titre, il peut arriver que le rédacteur intervienne pour demander aux participants de ne pas tous parler en même temps, directement ou par le biais du président de séance.
Il suffit de le signaler à votre rédacteur, de préférence avant de traiter le point ou sur le moment s’il s’agit d’une phrase ou d’un chiffre en particulier. Le rédacteur notera tout simplement que le passage est « hors PV » et ne le fera pas apparaître au compte-rendu.
Si les passages hors PV ne sont pas signalés au cours de la réunion, vous pourrez également modifier ou supprimer des éléments que vous jugez confidentiels à réception du projet de procès-verbal.
Tout simplement pour être en mesure de remplir leur mission, à savoir rédiger un compte rendu complet et de qualité.
Il ne faut pas y voir une volonté d’intrusion : le rédacteur ne peut pas faire son travail si tous les participants parlent en même temps ou si certains perturbent les échanges par des conversations parallèles. Dans ce cas, le rédacteur pourrait éprouver des difficultés à distinguer les intervenants et l’enregistrement pourrait comporter des passages inaudibles.
Considérez le rédacteur comme une aide au bon déroulement des débats et à la bonne réalisation du compte rendu.
Oui, votre rédacteur peut bien sûr vous préparer un extrait de procès-verbal sur un point précis de l’ordre du jour. Pour réduire le délai de restitution de cet extrait, il est très important que vous préveniez votre rédacteur avant la réunion ou avant d’aborder le point concerné en cours de réunion.
En effet, si votre rédacteur en a connaissance avant, il peut se préparer en conséquence : faire une prise de notes plus exhaustive, prendre un point de repère sur l’enregistrement audio pour pouvoir se référer directement à la partie concernée pour la rédiger, clarifier le résultat du vote avec vous en fin de réunion…. Votre rédacteur gagnera un temps précieux et vous recevrez votre extrait de PV bien plus rapidement à l’issue de la séance.
La majorité des rédacteurs s’appuient sur l’enregistrement audio des réunions pour compléter la prise de notes qu’ils ont effectuée au cours de la réunion. Cette prise de notes n’est généralement pas exhaustive, notamment sur les parties qui comportent de nombreux chiffres.
Ainsi, à l’écoute des enregistrements, si des participants discutent entre eux, si plusieurs intervenants parlent en même temps ou si des nuisances sonores externes (ventilateur, rétroprojecteur, téléphone portable, travaux dans la rue…) perturbent la bonne qualité de l’enregistrement, le rédacteur se trouve dans l’impossibilité de retranscrire correctement les échanges.
Il est donc essentiel, pour vous comme pour votre rédacteur, de s’assurer pendant la réunion que les intervenants s’expriment bien les uns après les autres, et que les participants ne tiennent pas de discussions parallèles à l’intervention principale.
Nous pouvons rédiger un compte rendu à partir d’un enregistrement audio que vous avez vous-même réalisé. Si vous souhaitez que ce compte rendu soit nominatif, c’est-à-dire qu’il identifie par son nom chaque personne qui prend la parole, le rédacteur fera tout son possible pour reconnaître les voix des intervenants.
Néanmoins, il est loin d’être évident de reconnaître à l’oreille des personnes que l’on n’entend pas tous les jours. Il ne suffit pas qu’une personne se présente en début de séance pour que le rédacteur puisse reconnaître sa voix, sans aucun doute possible, pour toute la durée de la réunion.
Si vous souhaitez un compte rendu nominatif sur la base de votre enregistrement, 2 solutions s’offrent à vous :
- Nous envoyer avec votre enregistrement un filage exhaustif des prises de parole que le rédacteur pourra utiliser pour attribuer les interventions
- Demander aux intervenants de se présenter avant chaque prise de parole.
La liste des présents permet à votre rédacteur d’identifier plus facilement les intervenants qui prennent la parole lorsqu’il travaille uniquement à partir d’un enregistrement audio. En outre, connaître par avance les sujets traités au cours de la réunion permet de rédiger un compte rendu plus pertinent.
Notre objectif est que vous ayez le moins de travail possible à réception de votre compte rendu. Ces documents sont donc essentiels au bon déroulement de la prestation.
Pour 3 raisons principales :
- Le compte rendu est rarement achevé à la fin de la réunion : selon son expérience, le rédacteur doit plus ou moins compléter les notes prises en séance à partir de l’enregistrement.
- Le document final doit passer par un contrôle qualité avant transmission au(x) destinataire(s) désigné(s) dans le contrat.
- Afin d’éviter tout conflit et tout problème de confidentialité, nous ne transmettons de documents et d’enregistrements qu’à notre donneur d’ordre, suivant une procédure préétablie avec lui.
Il revient ensuite aux participants à la réunion de s’accorder sur la méthode de diffusion en interne de ces éléments.
Un premier contrôle qualité est effectué par le rédacteur :
- pour la forme, par une relecture approfondie, puis à l’aide d’un logiciel de relecture spécialisé
- pour le fond, par une écoute de l’enregistrement de la réunion et/ou l’analyse des documents que vous nous transmettez.
Le second contrôle est réalisé par le service Qualité & Formation, suivant des process bien établis, qui vérifie la qualité du document et le respect du cahier des charges, avant de vous transmettre le projet de compte rendu.
ILS NOUS FONT CONFIANCE
et nous en sommes fiers !
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Laissez-nous vous accompagner
Si vous n’avez pas trouvé la réponse que vous attendiez, nous sommes à votre disposition pour en discuter de vive voix.