Comment faire un compte rendu de réunion ?

Le compte rendu est le remède efficace à la réunionite, ces séances inefficaces qui s’accumulent sans aboutir à un quelconque résultat. Comment ? Il permet de réduire le nombre de participants, en communiquant seulement les informations aux personnes qui en ont besoin. Il fixe un cap de travail en séance. Il inscrit noir sur blanc les décisions prises en réunion et ceux qui seront chargés de les mettre en place.

Et, justement, on vous a donné la lourde charge de rédiger celui de votre prochaine réunion. Hélas ! vous ne savez pas comment vous y prendre. Faut-il simplement assister à la réunion, prendre quelques notes et ensuite se baser sur ces dernières pour en faire un résumé ? Oui, en partie.

Comme vous le verrez dans cet article, avant de vous lancer dans votre rédaction, vous devez remplir certaines étapes essentielles, seul ou accompagné : définir le type de comptes rendus qui vous convient, établir un modèle, puis réaliser une prise de notes.

Tout d’abord, qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?

Un compte rendu de réunion est un document qui reprend de manière plus ou moins exhaustive les échanges ayant eu lieu au cours d’une réunion, afin d’en garder une trace écrite ou de communiquer sur l’événement.

Qui rédige un compte rendu de réunion ?

La réponse à cette question dépend de la réunion concernée.

Dans le cadre d’un comité d’entreprise (CE), d’un comité central d’entreprise (CCE), d’une délégation unique du personnel (DUP), d’un comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou d’une instance de coordination des CHSCT (IC-CHSCT), le secrétaire est responsable du compte rendu. Néanmoins, il peut se faire aider par une tierce personne (collègue, salarié, sténotypiste ou rédacteur professionnel) et le compte rendu fait l’objet d’une approbation collective par les titulaires.

Pour le cas des DP, le compte rendu est de la responsabilité de l’employeur. Attention, la loi n’impose pas une reprise des débats. L’employeur est seulement tenu de consigner les réponses de la Direction dans un registre des délégués du personnel.

Comment faire un compte rendu des délégués du personnel (DP) ?

Pour toutes les autres réunions, formelles ou informelles, il est préférable de définir en amont un responsable du compte rendu, selon les compétences et la situation impartiale de chacun.

Qui signe un compte rendu de réunion ?

Tout comme pour le responsable de la rédaction d’un compte rendu, le signataire du compte rendu dépend de la réunion.

Concernant un CE, un CCE, une DUP, un CHSCT ou une IC-CHSCT, c’est le secrétaire qui signe le compte rendu. Cependant, le président peut le cosigner pour marquer son approbation et permettre ultérieurement aux membres de l’instance d’opposer ses propos, décisions et engagements.

Le compte rendu de DP est signé par le président. Cependant, rien n’interdit le secrétaire d’apposer sa signature.

Dans les autres cas, vous pouvez demander aux membres présents de signer le compte rendu si vous avez besoin de faire certifier que les propos retranscrits sont conformes à ce qui a été dit. Néanmoins, ce n’est pas obligatoire.

Définir le type de comptes rendus souhaité

La première chose que vous devez faire est déterminer le format du compte rendu que vous devez rédiger :

  • Exhaustif : Toutes les interventions sont reprises en intégralité, de manière reformulée ou tel qu’elles ont été dites, en élaguant les répétitions ou non.
  • Synthèse : Seules les informations essentielles sont reprises et structurées.

Le choix d’un niveau de retraitement se détermine en fonction de l’objectif du compte rendu et des ressources dont vous disposez. Si les interlocuteurs ont besoin de retrouver leurs mots, vous devrez établir un document exhaustif. Si vous souhaitez diffuser le compte rendu, il est préférable d’opter pour une synthèse, qui est plus digeste, mais aussi moins lourde à expédier si vous devez les adresser en papier.

Arrêter un modèle

En lien avec ce travail préliminaire de définition du format, vous devez arrêter un modèle. En effet, c’est lui qui va orienter tout votre travail. Un bon modèle doit cadrer strictement la présentation de :

  • la page de garde : forme de la date, lieu de réunion, liste des participants (nom, prénom, fonction et/ou collège…), ordre du jour…
  • le nom des intervenants : gras, retour à la ligne, prénom, nom, nominatif ou non (Direction/élus par exemple)…
  • les consultations : nom des votants, reprise des voix pour, contre et abstentions…
  • la mise en forme générale : police, espacement des paragraphes…

Si vous reprenez la charge d’une autre personne, vous pouvez garder le modèle et le format déjà établis pour ne pas déstabiliser les lecteurs. Cependant, si vous avez besoin d’aide pour en arrêter un, découvrez les trames que nous vous proposons.

Modèles gratuits de comptes rendus

Comment faire un compte rendu ? Méthodologie

Le compte rendu se rédige en deux temps forts :

  1. la prise de notes
  2. la rédaction

Prendre la réunion en notes

Pour rédiger une réunion, il faut que vous effectuiez une prise de notes. Le plus simple est de la réaliser sur ordinateur, directement dans une copie de votre modèle, pour gagner du temps lors de la rédaction. Il existe deux types de prise de notes :

  • avec enregistrement : en séance, positionnez deux dictaphones (un principal et un secours) et reprenez dans votre fichier de prise de notes :
    • le nom de l’orateur et la première phrase de toutes les interventions
    • le résultat des votes en respectant votre modèle
    • toutes les précisions qui éclaireront l’enregistrement, comme le sens des termes ici, cette colonne, ce local
  • sans enregistrement : vous devez réaliser les notes les plus complètes possible pour le compte rendu final. N’étant pas sténotypiste, vous n’écrirez jamais aussi vite que les participants parlent. Le mieux que vous pourrez produire est une synthèse. Dans ce cas, faites déjà du tri en séance et ne reprenez pas les informations qui n’apparaîtront pas dans votre document final ou que vous pourrez recopier depuis les documents supports.

Surtout, ne cherchez pas à peaufiner votre prise de notes en cours de réunion. Si c’est plus naturel pour vous, laissez le style direct, ne vous focalisez pas sur le verbe le plus juste ou la réorganisation de vos interventions. En séance, allez à l’essentiel.

Pour gagner en efficacité, pensez à préparer votre trame de prise de notes la veille en mettant à jour le maximum d’informations : date, lieu de la réunion, points de l’ordre du jour, votes…

Une personne écrit sur un ordinateur

Et la rédiger

Ce n’est qu’ensuite que vous pouvez commencer la rédaction de votre compte rendu. Partez d’une copie de votre prise de notes (afin de pouvoir revenir sur votre document initial si nécessaire).

Si vous avez effectué des enregistrements, réécoutez les bandes et retranscrivez toutes les interventions, pour le cas où vous devez réaliser un compte rendu intégral ; ou uniquement les informations les plus importantes, si vous souhaitez établir une synthèse. Attention, respectez dès le premier jet le format que vous avez fixé : si vous souhaitez un document en français correct, n’effectuez pas une première version en conservant le langage initial ; de même, si vous avez besoin d’une synthèse, condensez tout de suite vos informations. Cela corse certes l’exercice, mais la seule chose que vous gagnerez à faire deux fois le même travail est de perdre deux fois plus de temps.

Quoi mettre dans un compte rendu de réunion ?

Si vous avez opté pour un format exhaustif, vous devez reprendre toutes les interventions. Toutefois, pour améliorer la lisibilité, il est préférable de ne pas reprendre les éléments redondants. Employez également un français soutenu, à moins que les participants souhaitent retrouver leurs mots dans le compte rendu et, dans ce cas, conservez le niveau de langue original.

Pour une synthèse, reprenez uniquement les informations essentielles. Selon le niveau de synthèse, à 6 pages ou courte, il s’agira d’entrer plus ou moins dans le détail des informations.

La relecture

La dernière étape est capitale : la relecture. Il convient de la faire « à froid », c’est-à-dire après quelques heures, afin de « redécouvrir » le texte. Outre le fait de chasser les coquilles, cette relecture à tête reposée vous permet de vérifier la cohérence de votre compte rendu.

Ensuite, faites relire le compte rendu par les participants. Ils éclairciront certains passages qui vous ont paru abscons et les mauvaises compréhensions de votre part.

Quel logiciel utiliser ?

Trois applications vous seront indispensables :

  • Word: le traitement de texte pour la rédaction du compte rendu
  • Express Scribe : le lecteur audio pour écouter le ou les enregistrements. Ce logiciel dispose de nombreuses fonctions pratiques, telles que des raccourcis qui vous permettent de toujours rester sur Word ou le retour à quelques millisecondes après une pause.
  • Antidote: le correcteur orthographique qui permet d’éradiquer les irréductibles fautes de frappe malgré une relecture minutieuse.

Conclusion

Comme vous avez pu le constater, la rédaction d’un compte rendu demande une certaine rigueur. Néanmoins, en suivant ces 5 étapes, vous limitez les risques de vous tromper :

  1. déterminez le format de votre compte rendu
  2. arrêtez le modèle à suivre
  3. prenez la réunion en notes, avec un enregistrement si possible
  4. retranscrivez la séance
  5. faites relire votre projet de compte rendu par les participants.

Ces cinq points vous garantissent de proposer un compte rendu qui correspond à l’attente de vos donneurs d’ordres et vous assurent de diffuser un document fidèle et fiable.

Si malgré cette méthodologie, la rédaction du compte rendu vous paraît insurmontable, ne désespérez pas : vous pouvez déléguer cette tâche à des professionnels aguerris. Ils peuvent assurer pour vous la prise de notes et la rédaction du compte rendu, vous permettant de vous concentrer sur la réunion et votre cœur de métier.

Si cette dernière solution vous intéresse, Codexa, spécialiste du compte rendu de réunion, répondra à toutes vos interrogations.

Contactez simplement nos équipes

Ou appelez-nous
01 75 77 62 40

Ceux qui ont lu cet article ont aussi lu :

Share This