Comment rédiger un compte rendu

Vous venez de prendre vos fonctions de maire. Parmi toutes les tâches qui pèsent sur vos épaules vous incombe celle de rédiger le compte rendu du conseil municipal et de le diffuser sous une semaine. Elle vous fait peur. C’est normal, le délai est court et la rédaction n’est pas forcément votre métier. En revanche, c’est le nôtre. C’est pourquoi nous pouvons vous aider.

Nous allons donc vous donner quelques astuces pour réussir votre premier compte rendu. Tout d’abord, nous vous expliquerons pourquoi il est obligatoire, qui le rédige et comment le faire. Enfin, nous nous arrêterons sur ce qu’il se passe en cas de quorum non atteint.

Le compte rendu du conseil municipal est-il obligatoire ?

Oui. Le Code général des collectivités territoriales (CGC) vous impose d’afficher un compte rendu de la séance du conseil municipal dans un délai d’une semaine (article L2121-25 du CGCT). Cet affichage doit se faire à la mairie et être mis en ligne sur le site internet de la commune, s’il existe.

Dans un délai d’une semaine, le compte rendu de la séance du conseil municipal est affiché à la mairie et mis en ligne sur le site internet de la commune, lorsqu’il existe.

Attention, la formulation est sans équivoque. La diffusion sur le site internet n’empêche pas son affichage en mairie. Cet élément est capital pour la forme que vous donnerez à votre compte rendu.

Qui le rédige ?

Le maire est responsable de la rédaction du compte rendu, comme le spécifie le ministère de l’Intérieur dans une réponse portant sur la différence entre un procès-verbal et un compte rendu de conseil municipal :

Il appartient au maire de préparer ce compte rendu et il a la responsabilité de faire procéder à son affichage à la porte de la mairie.

Réponse du Ministère de l’Intérieur publiée dans le JO Sénat du 31/10/2013

Cependant, il peut se faire aider, soit en interne s’il dispose des ressources nécessaires, soit en recourant au service d’un rédacteur de comptes rendus professionnels comme Codexa. La retranscription du compte rendu étant une tâche fastidieuse et longue, vous pourrez ainsi vous concentrer en réunion sur les débats et ensuite afficher un document impeccable dans les temps.

Mais si vous n’avez d’autre choix que de le rédiger vous-même, voici comment procéder.

Comment le rédiger ?

La rédaction se fait en 4 temps. Elle nécessite en tout premier lieu de définir un modèle. Une fois l’ordre du jour établi, préparez votre trame de compte rendu. En séance, prenez des notes et/ou enregistrez les échanges. Enfin seulement, vient le temps de la rédaction.

(Re)définissez un modèle

Style synthétique

Comme nous l’avons vu au premier point, le compte rendu doit être affiché. Si vous ne souhaitez pas retapisser la porte de votre mairie, il devra être le plus synthétique possible. Cela ne signifie pas de condenser tous les échanges dans des paragraphes sans fin, comme nous le verrons au point suivant, mais bien au contraire de ne pas reprendre le détail des débats. Le ministère de l’Intérieur vous invite même à vous limiter à un relevé de décisions :

Ce compte rendu plus succinct retrace les décisions prises par le conseil municipal sur les affaires inscrites à l’ordre du jour, sans détailler les débats. (ibid.)

Présentation claire et aérée

Pour faciliter la lecture de votre compte rendu, utilisez un corps de texte de taille raisonnable : ni trop petit (pensez aux lecteurs aux yeux fatigués) ni trop gros (pour disposer d’assez de place pour y mettre du contenu). Jouez sur les titres, les listes à puces et l’utilisation des italiques ou du gras.

Comme il sera affiché, vos administrés doivent pouvoir obtenir l’information qu’ils cherchent en un coup d’œil.

Éléments indispensables à faire apparaître

Indiquez les éléments suivants :

• Date, heure et lieu de tenue de la séance du conseil municipal
• Nom des conseillers présents, absents et excusés avec pouvoir, afin de vérifier le respect des dispositions de l’article L2131-11 du CGCT qui interdit aux conseillers personnellement concernés par une affaire de participer aux délibérations.

Préparez votre trame

Avant la réunion, préparez la trame de votre compte rendu. Entrez dans votre fichier tous les éléments déjà en votre possession. Par exemple, transformez les points de l’ordre du jour en titres et insérez déjà le contenu des délibérations – ou les extraits les plus significatifs.

Prenez des notes et/ou enregistrez la séance

Le jour même, venez en séance avec votre trame. Après chaque point, entrez de manière télégraphique le résultat des délibérations directement dans votre trame (sur ordinateur ou sur papier, selon votre préférence).

Si vous craignez de manquer une information, vous pouvez doubler ce travail d’un enregistrement des échanges. Attention, ne vous reposez pas uniquement sur la bande audio pour remplir a posteriori votre document. En effet, cela vous conduirait à écouter l’intégralité, soit une heure ou plus, pour une tâche qui ne demande que quelques minutes en session.

Rédigez votre compte rendu

Une fois la séance terminée, il ne vous reste plus qu’à remettre au propre les informations que vous avez intégrées dans votre trame. Formez des phrases correctes, créez vos listes à puces, etc. Utilisez un langage le plus simple possible pour être compris du plus grand nombre.

En quelques minutes, le travail est fait.

Cas où le quorum n’est pas atteint

En cas de quorum non atteint, vous devez tout de même constituer un compte rendu. Celui-ci reprendra seulement l’ordre du jour, la liste des présents/absents et un rappel de l’article L2121-17 du CGCT :

Le conseil municipal ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente.

Si, après une première convocation régulièrement faite selon les dispositions des articles L. 2121-10 à L. 2121-12, ce quorum n’est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à trois jours au moins d’intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum.

Conclusion

L’objectif du compte rendu de conseil municipal étant d’être affiché et consulté rapidement, il doit être simple et court. Ne reprenez donc pas les débats dans leur intégralité.

Par ailleurs, bien qu’il relève de votre entière responsabilité, rappelez-vous que vous pouvez vous faire aider, en interne ou en faisant appel à un prestataire de confiance. Ainsi, certaines communes de France font appel à Codexa pour rédiger leur compte rendu. Découvrez notre service.