Combien de temps prend

la rédaction d’un compte rendu ?

Les normes du secteur : nombre de mots par page et nombre de pages par heure

Le secteur de la rédaction suit un fonctionnement standard fixé contractuellement (clients-fournisseurs et fournisseurs-rédacteurs) : les clients sont facturés sur la base du nombre d’heures de réunion ou de conférence couvertes, ainsi que sur le format plus ou moins long des documents demandés (synthèse, compte rendu exhaustif, etc.). De la même manière, rédacteurs indépendants et salariés sont rémunérés sur cette base commune. Afin d’éviter les biais de la pagination, du type de police, de la taille de caractère, etc., la plupart des sociétés de rédaction définissent la longueur d’une page à 410 mots. Ce système permet d’évaluer le type de retraitement souhaité par le client et proposé par la société de rédaction, sans tenir compte de la mise en page.

Les « niveaux de retraitement »

Il s’agit du format des documents. Le compte rendu reprend-il l’intégralité des propos tenus en séance ? S’agit-il au contraire d’une synthèse, voire d’un relevé de décision ? Le format varie selon la demande du client. Ces formats sont codifiés en nombre de pages par heure, le plus souvent par une fourchette plus ou moins large. Les formats varient d’un prestataire à l’autre, mais sont globalement assez similaires. Il peut s’agir de documents de synthèse, plus ou moins courts, ou de retranscriptions plus ou moins reformulées. L’exercice de rédaction est très différent selon que l’on synthétise des interventions, que l’on reformule des passages un peu trop « oraux » ou que l’on effectue une transcription mot à mot.

Les facteurs déterminants pour la durée de rédaction

La durée de la réunion : c’est une évidence, mais il fallait bien en parler.
Le niveau de retraitement : certains rédacteurs sont plus à l’aise avec la synthèse que la retranscription, et inversement. Cette réserve mise à part, la rédaction de la synthèse d’une réunion d’une heure prendra généralement moins de temps que la retranscription intégrale d’une heure de réunion.
La qualité de la prise de notes : si les intervenants sont déjà tous nommés correctement, avec la bonne mise en forme, les titres correctement insérés, le sommaire établi, la rédaction avancera d’autant plus vite.
La rédaction durant la prise de notes : certains rédacteurs rédigent directement à partir de leurs notes sans écouter ou en écoutant très peu les enregistrements, d’autres sortent de réunion avec un document quasiment rédigé. D’autres encore réécoutent l’enregistrement sans interruption et complètent leurs notes au fur et à mesure. Plus la prise de notes est complète et moins le rédacteur consacre de temps à la rédaction.
La technicité des sujets : plus le sujet est technique, renvoie à un jargon compliqué, moins le rédacteur connaît le sujet ou comprend ce dont il est question, et plus c’est long. Un bémol : si l’on demande un document très synthétique, il ne faut pas se laisser piéger par les détails et retracer au contraire les grands enjeux.
Le nombre d’intervenants.
Les conditions d’enregistrement : si tout le monde parle en même temps, si la clim mal réglée est au-dessus du micro, etc., le rédacteur perdra plus de temps.
Les documents support fournis.

Quelques chiffres

Attention, les valeurs mentionnées ci-dessous sont purement indicatives et peuvent fortement varier selon que le client est connu ou nouveau, le niveau technique de la réunion, les spécificités de format ou de rédaction demandées par le client, votre niveau de fatigue, etc. Je donne des valeurs moyennes pour un rédacteur un peu expérimenté. Débutant, les durées peuvent être beaucoup plus longues, le temps de se familiariser avec le formalisme de l’exercice et les réunions professionnelles dans des secteurs que vous ne connaissez pas. À l’inverse, les durées de rédaction peuvent être fortement réduites pour les rédacteurs expérimentés. Le but est de vous donner un ordre d’idée. Voici pour chaque niveau une durée de rédaction moyenne pour un rédacteur expérimenté :

Compte rendu intégral (reprise in extenso des propos) : au moins 5 fois la durée de la réunion. Donc pour 1 heure de réunion, il faut 5 heures de rédaction. Pour une réunion de 6 heures, comptez donc 30 heures de rédaction. Cela représente en somme une bonne partie de la semaine.
10 pages par heure : au moins 4 fois la durée de la réunion. Donc pour 2 heures de réunion, 8 heures de rédaction.
8 pages par heure : 3 à 4 fois la durée de la réunion. Donc pour 3 heures de réunion, 9 à 12 heures de rédaction.
6 pages par heure : 2,5 fois la durée de la réunion. Donc pour 1 heure de réunion, 2 heures 30 de rédaction.
3 ou 4 pages par heures : 1,5 fois la durée de la réunion. Donc pour 1 heure de réunion, 1 heure 30 de rédaction.
2 pages par heure (flash, relevé de décision) : 1 à 1,5 fois la durée de la réunion. 2 à 3 fois si la réunion est très technique, parce qu’il sera difficile de synthétiser les idées principales.

Comptez bien 10 % du temps de rédaction en plus pour la relecture. Encore plus si le document est très long.

Conclusion : un peu de méthode

Le métier de rédacteur de comptes rendus demande de la méthode, non seulement pour produire des documents de qualité, mais également pour ne pas être débordé en permanence. Les délais sont souvent assez courts et les réunions peuvent être très denses. Aussi, il est très important pour un débutant d’avoir une idée à l’avance du temps demandé par chacune de ses missions. En effet, son principal objectif opérationnel sera ensuite de réduire ce temps de traitement. Pour cela, il faut avoir une idée de sa vitesse de rédaction et bien appréhender les différents formats d’écriture. Donc, testez-vous, soyez réalistes, et ne soyez pas trop gourmand au départ : mieux vaut absorber une charge en augmentation progressive, plutôt que se retrouver directement sous l’eau. Bon courage pour vos futures missions !