Rédaction de comptes rendus : définissez votre besoin

Vous ne vous en sortez plus pour la rédaction de vos PV de CE ou comptes rendus de conférence ? Vous n’êtes pas satisfait de votre prestataire actuel ? Pas de panique, si vous souhaitez externaliser la rédaction de vos comptes rendus ou changer de prestataire, voici quelques questions à se poser avant de contacter une société de rédaction.

Avant de vous lancer dans la prospection du prestataire idéal pour la rédaction de vos comptes rendus, il est important de vous poser les bonnes questions pour bien cerner votre besoin, et ainsi faire de votre relation avec votre prestataire un succès.

Quel est le format de votre document actuel ?

Pour connaître le format du document, c’est très simple : ouvrez votre document dans Word. En bas à gauche de la fenêtre de lecture est affiché le nombre de mots du document. La norme dans le métier de rédaction de comptes rendus est qu’un document compte environ 410 mots par page. Il faut ensuite diviser le nombre de mots de votre document par 410 puis par la durée de la réunion concernée.

Je vous ai perdu ? Voici un exemple concret. Si votre document compte 17 344 mots et que votre réunion a duré 2 h 10, votre calcul est le suivant : 17 344/410/2.17=19.49 pages par heure de réunion.

Pour que le chiffre que vous allez donner au prestataire que vous allez contacter soit pertinent, il n’est pas inutile de faire cet exercice sur les 3 ou 4 dernières réunions. Ainsi, vous pourrez faire une moyenne et avoir une idée plus précise du format de document que vous attendez réellement.

Cette étape est cruciale pour bien cadrer votre demande auprès de votre futur prestataire. Si votre demande initiale est erronée, le rédacteur qui sera chargé de la rédaction de votre compte rendu ne pourra pas vous donner satisfaction !

A quoi servira votre compte rendu ? Qui le lira ?

Les comptes rendus peuvent servir différents objectifs : archive, communication interne ou externe, document de travail… La règle est simple : si vous souhaitez que votre document soit lu, il devra être clair et concis, vous devrez alors vous orienter sur une synthèse.

Au contraire, si les relations sociales de votre entreprise sont tendues et que vous souhaitez que le compte rendu reflète exactement ce qui a été dit en réunion, vous devrez opter pour un compte rendu intégral.

A vous de déterminer quelle sera votre audience et quel est votre objectif prioritaire.

Comment sélectionner un prestataire de rédaction ?

Les 2 éléments principaux auxquels il faut être vigilant

Attention aux conditions contractuelles qui peuvent être très différentes d’une société à l’autre : il faut comparer des choses comparables pour comprendre les différences de prix !

  • Les dénominations des comptes rendus peuvent être différentes, voire contradictoires, d’une société à l’autre : un compte rendu exhaustif peut varier de 10 à 18 pages par heure de réunion selon la société, presque du simple au double ! Il est évident que le prestataire qui écrira 10 pages par heure de réunion sera moins cher que celui qui visera les 18 pages par heure de réunion et pourtant, ils vous auront tous les deux vendu un compte rendu exhaustif. Le but est donc que vous vous focalisiez sur le nombre de pages par heure de réunion et non sur l’intitulé des documents (à condition que les sociétés interrogées aient le même standard de 410 mots par page).
  • Les éléments financiers annexes à la prestation de rédaction peuvent également grandement varier d’une société à l’autre (surtout en régions), et c’est probablement ce qui sera le plus difficile à comparer : arrondi au quart d’heure ou à la demi-heure près, facturation minimum en cas de déplacement du rédacteur sur site, report ou annulation, frais de déplacement, engagement sur un volume annuel de réunions ou non, etc. Chaque société a son propre mode de fonctionnement : à vous de chercher les bonnes informations, qui doivent nécessairement être indiquées dans le devis ou dans les conditions générales de vente.

En conclusion : comment choisir ?

Maintenant que vous avez 3 devis entre les mains (inutile d’en demander 10…), comment choisir ? A prix comparables, il faudra prendre en compte d’autres éléments pour décider :

  • la solidité financière ou l’historique de la société : préférez-vous travailler avec un grand groupe ou une société à taille humaine ? Quelle relation cherchez-vous à avoir avec votre attaché commercial, le responsable production, etc. ?
  • la récurrence des rédacteurs qui assisteront à vos réunions : plus les rédacteurs seront réguliers, meilleure sera la qualité de vos comptes rendus. Les sociétés d’une certaine taille seront plus à même de vous assurer une certaine régularité dans l’attribution de vos rédacteurs.
  • le process de contrôle qualité des documents : toutes les sociétés que vous contacterez vous diront qu’elles réalisent un contrôle qualité strict des documents avant envoi aux clients. Interrogez-les sur le nombre de salariés de l’équipe qualité dédiés à 100 % à cette activité, et mettez ce chiffre en rapport au volume de prestations annuel de la société : vous aurez votre réponse sur le niveau d’engagement réel de la société en termes de qualité, si tel est votre critère de choix prioritaire.
  • les délais de livraison des documents : certaines sociétés vous proposeront de vous livrer les comptes rendus très rapidement après la réunion ou la conférence à prix équivalent, mais en avez-vous réellement besoin sous 48 heures ? Votre intérêt n’est-il pas de recevoir des comptes rendus de meilleure qualité sous 7 ou 10 jours ? A vous de déterminer vos priorités.

La liste des critères pour choisir le bon prestataire peut être longue… N’hésitez pas à demander à votre futur prestataire de vous donner certains contacts clients pour leur parler de vive voix : une recommandation orale est parfois tout ce qu’il faut pour prendre la bonne décision !

En conclusion, l’essentiel est de bien cerner votre besoin avant de décrocher votre téléphone et ensuite de vous fier à votre première impression : à quelques euros près, il ne faut pas toujours choisir le prestataire le moins cher, mais peut-être celui à qui vous pourrez faire confiance les yeux fermés.

Compte rendu intégral ou flash, quel niveau de retraitement choisir ?

 

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