Vous souhaitez confier la rédaction de votre compte rendu à un collègue ou à un prestataire. Avant de trouver la personne qui s’en chargera, vous devez identifier le niveau de retraitement de votre fournisseur actuel ou que vous avez instinctivement adopté. Proposez-vous un compte rendu exhaustif ? Une synthèse ? C’est cette information qui vous permettra de choisir le bon rédacteur.
Spécialistes de la rédaction de comptes rendus, nous allons vous donner la clé pour être compris par votre interlocuteur.
1. Choisissez la réunion la plus emblématique
Ni trop longue, ni trop courte, elle doit correspondre à la durée moyenne d’une séance classique
: pas de sujet conflictuel ou compliqué qui nécessitera d’entrer davantage dans le détail. De même, la session doit avoir du contenu et peu de temps morts qui conduiraient à un compte rendu plus léger.
2. Reprenez le nombre de mots du compte rendu
Pour connaître le nombre de mots d’un compte rendu, ouvrez votre document dans Word et reportez-vous à la statistique présente en bas à gauche de l’écran.
Statistiques de mots WordIci, le compte rendu compte exactement 2 922 mots.
3. Prenez la durée réelle de la réunion
Écartez les suspensions, pauses et autres moments de la réunion non retranscrits
dans le compte rendu.
Si votre séance s’ouvre à 9 h, s’achève à 10 h 30 et compte 15 minutes de pause, alors votre réunion dure exactement 1 h 15.
4. Évaluez le nombre de pages/heure de réunion
Un document de 25 pages visuelles pouvant avoir un contenu plus ou moins dense selon l’aération du texte, la police, la taille des caractères, etc., les principales sociétés du secteur de la rédaction de comptes rendus se fondent sur la norme suivante : une page = 410 mots.
Pour connaître le nombre de pages par heure de réunion, divisez donc le nombre de mots par la durée de la réunion, puis 410 mots.
2 922 mots ÷ 1,25 heure ÷ 410 mots = 5,7 pages par heures de réunion
Vous pourrez utiliser ce nombre de pages/heure pour comparer simplement les offres des différents prestataires que vous aurez identifiés.
En somme
Pour déléguer la rédaction de votre compte rendu et vous réserver du temps pour vos missions principales, calculez le nombre de pages/heure de votre réunion la plus emblématique.
Ce résultat brut vous permettra de :
comparer les offres des différents prestataires sur le marché de la rédaction
disposer d’une base concrète pour expliquer ce que vous souhaitez, avant même d’aborder le style, le niveau de correction, etc.
Pour affiner ce nombre, vous pouvez répéter l’opération sur plusieurs réunions et considérer le résultat moyen comme étant votre niveau de retraitement.
