Une relation de confiance très agréable depuis plus de 10 ans
Reconnue d’utilité publique, la Fondation ARC est la seule fondation française entièrement dédiée à la recherche sur le cancer. Son objectif : guérir 2 cancers sur 3 d’ici 2025.
Plus de 250 membres bénévoles participent à la gouvernance de la Fondation ARC pour la recherche sur le cancer et sont mobilisés, aux côtés d’une équipe de près de 60 salariés, dans le combat contre la maladie.
La Fondation ARC a fait appel aux services de Codexa en 2012 au moment de la transformation de l’Association en Fondation. A son arrivée en 2011, l’actuelle chargé de mission explique qu’elle avait pour mission, dans le cadre de la transformation de l’Association en Fondation, de simplifier un certain nombre de process, dont celui de la rédaction des comptes rendus de réunions.
« J’ai remplacé une personne qui est partie à la retraite et qui rédigeait du verbatim totalement exhaustif. Ça représentait des heures et des heures de travail car chaque compte rendu faisait plus de 100 pages. (…)
J’ai repris son poste et d’autres activités, donc évidemment je n’avais pas autant de temps à consacrer à la rédaction des PV. J’ai donc opté pour une version plus synthétique. »
Depuis 2012, Codexa rédige les procès-verbaux des séances du Conseil d’administration de la Fondation ARC. Un rédacteur est présent sur site pour procéder à l’enregistrement de la réunion et effectuer une prise de notes en vue de la rédaction de la synthèse.
« On pourrait faire l’enregistrement en interne mais on préfère conserver l’enregistrement extérieur fait par un tiers de confiance, qui est une référence dans ce domaine et qui est indiscutable. »
La chargée de mission identifie 3 avantages principaux à recourir à un prestataire externe pour la rédaction des PV :
- La sécurité et la tranquillité d’esprit.
- Bénéficier d’une vision extérieure, impartiale et objective.
- Certifier que la retranscription des débats est fidèle aux propos tenus en réunion.
« Sur le plan juridique, c’est très important d’avoir ce back-up qui garantit une intervention extérieure et donc une authentification ou une certification que la retranscription est fidèle à ce qui est dit en séance ».
La chargée de mission de la Fondation ARC se déclare très satisfaite de la relation de confiance qui s’est créée avec Codexa depuis plus de 10 ans maintenant.
« Pour moi, c’est un soulagement de pouvoir travailler avec quelqu’un de fiable, de sérieux. Je ne vous cache pas que j’ai du travail derrière mais c’est normal. On ne peut pas demander aux personnes qui ne sont pas dans les dossiers de faire un sans faute. Ce n’est humainement pas possible. (…)
C’est une bonne trame qui me permet d’avancer, c’est un gain de temps évident. En 12 ans, je n’ai jamais eu de mauvaise surprise, c’est assez exceptionnel. »
