Réunions inutiles : au secours !

Sensation d’ennui, perte de temps dans une réunion dont l’objectif vous échappe ? Nous sommes très nombreux à devoir assister à des réunions internes inutiles et également très nombreux à nous en plaindre. Est-ce que les réunions inutiles sont un mal incurable ?

C’est l’après-midi et vous avez encore beaucoup à faire, mais vous êtes coincé dans une réunion interminable, vos paupières sont lourdes et vous ne savez pas ce que vous vous faites là. Comme beaucoup peut-être, vous subissez la réunionite comme un mal nécessaire, irrévocable.

Mais pourquoi ce phénomène se reproduit-il ? L’Express entreprise citait récemment dans un article le concept “Syndrome d’Acceptation Automatique”, ou “Mindless acceptance syndrome”, inventé par un Américain nommé David Grady, et exposé à l’occasion d’une conférence TED. En d’autres termes, nous nous retrouvons régulièrement dans des réunions où notre présence est inutile et qui ne nous apportent rien parce que nous acceptons sans réfléchir toute invitation à une réunion, quel qu’en soit l’objet. Les outils comme Outlook ne sont pas toujours vertueux dans ce domaine, puisqu’un simple bouton vous suffit pour accepter ou décliner l’invitation.

Ceci nous amène à une conclusion sans appel, à savoir qu’on ne devrait pas accepter de participer à une réunion si l’on n’est pas en mesure de déterminer ce qu’elle pourra nous apporter, ou ce que l’on pourra apporter aux autres participants. Si vous maîtrisez l’anglais, Harvard Business Review a publié un article intéressant sur ce sujet.

Un premier filtre, l’ordre du jour

Evidemment, il faut avoir le réflexe de le consulter avant d’accepter la réunion. Si rien dans les points prévus ne vous semble en rapport avec vos missions, c’est très probablement que votre présence n’y est pas nécessaire. Il peut être intéressant de contacter l’organisateur – le plus tôt possible – pour lui demander des précisions sur l’ordre du jour. Evitez le “répondre à tous” dans ce type de cas.

Vous ne nous avez certainement pas attendus pour appliquer ces remarques de bon sens. Pourtant, un nombre important de cadres, notamment, indique dans les enquêtes perdre beaucoup de temps dans des réunions inutiles.

La source du mal

Le vrai problème est très souvent diplomatique : il est difficile de refuser une réunion lorsque c’est votre chef qui vous y convie. Le sujet peut aussi être délicat entre collègues. A l’inverse, vous pouvez organiser une réunion pour traiter de certains sujets que vous maîtrisez mal (ce qui justifie la participation de personnes spécialistes), mais si les sujets sont mal dégrossis avant la réunion, celle-ci risque de ne pas être fructueuse.

Les sujets nouveaux impliquent souvent des balbutiements, qui sont assez inévitables. Toutefois, si les réunions sans résultat sont fréquentes, c’est qu’il y a un problème à résoudre.

Quelques suggestions

  • Un ordre du jour “bétonné” : de taille raisonnable, avec des intitulés clairs et des sujets bien circonscrits. Si vous êtes organisateur, prenez le temps de contacter un ou plusieurs participants compétents sur les sujets pour lesquels vous avez un doute ;
  • Un nombre de participants limité : passé un certain nombre de participants, la qualité des résultats est inversement proportionnelle à la fréquentation. Des consultants en ont même fait une méthode pour la gestion de projets, comme nous en parlions dans cet article sur Pizza Team.
  • Une animation de qualité : un espace d’expression pour tous les participants, un propos organisé, des présentations synthétiques, etc.
  • Un engagement sur l’horaire : ceci a le mérite de plaire à tout le monde. La réunion sera plus productive si les participants savent à quelle heure ils seront libérés : la discussion sera moins vécue comme une contrainte. Attention, il faut bien entendu que cet engagement soit respecté, sans quoi on obtiendra exactement l’effet inverse lors de la réunion suivante. Toujours selon L’Express, les cadres “zappent” en moyenne après 52 minutes.

Et si le mal persiste ?

Si vous subissez des réunions inutiles qui vous retardent dans votre travail et/ou vous ennuient, vous n’êtes probablement pas tout seul. Parlez-en à des collègues ou des managers que vous sentez réceptifs sur le sujet. Si vous êtes plusieurs à vous mobiliser pour alerter sur les difficultés que génèrent le trop grand nombre de réunions, vous avez plus de chances de faire bouger les choses. Les arguments ne portent pas ? Optez pour la massue économique et arguez du coût induit par les réunions. Il existe même des calculateurs pour ça.

Il est parfois impossible de pouvoir modifier la liste des invités ou le contenu de l’ordre du jour. Vous pouvez cependant agir pour limiter les dégâts à l’avenir : insistez pour qu’un compte rendu de la réunion soit rédigé, bien sûr, et qu’il vous soit communiqué. Dans le cas d’une réunion régulière – et régulièrement improductive – vous pouvez demander un relevé de décisions : c’est une manière diplomatique de confronter l’organisateur à ses responsabilités et d’objectiver les résultats de la réunion. Si à la fin de la réunion, les points de l’ordre du jour n’ont obtenu aucune réponse dans le relevé de décision, vous disposez d’un argument pour montrer que la réunion n’a pas atteint son but, surtout si on vous invite à nouveau pour assister à une réunion du même ordre.

En dernier recours

Il existe des excuses toutes faites pour sécher une réunion. En cas de présence obligatoire à une réunion rasoir, vous pouvez toujours préparer du travail à traiter discrètement pendant la réunion. Enfin, en tout dernier recours, il vous reste le bingo des réunions…

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