Comment rédiger un compte rendu administratif ?

Dans le cadre de votre mission de service public, vous devez rédiger un compte rendu administratif, mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Quels propos retranscrire ? Quel style adopter ? Quelle forme suivre ? Nous répondons à toutes vos questions dans ce petit guide.

Tout d’abord, nous vous aiderons à choisir la forme à suivre pour établir un bon compte rendu. Puis nous entrerons dans les aspects techniques : prise de notes, rédaction du compte rendu administratif… Enfin, il ne vous restera plus qu’à passer à l’acte !

Appréhender le modèle

Vous avez accès aux précédents comptes rendus

Dans le cadre d’une administration, vous êtes rarement le premier à devoir vous prêter à l’exercice du compte rendu, au niveau de l’institution, mais aussi de votre service. La première chose que vous devez faire est donc d’obtenir les trois ou cinq derniers comptes rendus rédigés afin de les analyser pour :

  • évaluer le niveau de synthèse suivi: les présentations sont-elles condensées ? Les débats sont-ils retranscrits de manière exhaustive ? Toutes les informations sont-elles reprises ou le compte rendu se limite-t-il aux décisions adoptées en séance ?
  • déterminer les éléments qu’il faudra faire apparaître: nom des absents ? distinction excusé/absent ? fonction des invités/experts ? nombre de votants ? etc.
  • reprendre la mise en page du compte rendu : interlignes, taille des titres, police… le plus simple est de récupérer le fichier Word et de modifier le contenu, en faisant en sorte de bien respecter la forme.

Vous n’avez pas accès aux précédents comptes rendus

Si vous ne pouvez pas récupérer les précédents comptes rendus, parce que vous n’y avez pas accès ou qu’ils n’existent pas, voici le modèle que nous vous conseillons :

  • niveau de synthèse : nous vous conseillons un niveau de synthèse maximal. N’entrez pas dans le détail des échanges. Reprenez les éléments chiffrés, les points qui font débat, en précisant éventuellement le point de vue de chaque partie et les décisions adoptées par l’assemblée, en signalant le nombre de votants, de voix favorables, défavorables et d’abstentions.
  • faites apparaître tous les éléments de contexte :
    • personnes présentes, absentes, voire excusées si cela a des impacts dans votre service
    • date, heure et lieu de la réunion
    • points de l’ordre du jour
    • nom du président, voire du ou des secrétaires d’instance s’il en existe
  • mise en page du compte rendu : suivez une forme simple et sobre.

Modèles gratuits de comptes rendus

Prendre l’événement en notes

La prise de notes est une étape incontournable. Vous ne pouvez pas faire de compte rendu à partir de votre mémoire, au risque de proposer un document parcellaire, partial, imprécis, voire incorrect selon vos aptitudes en la matière.

Avec enregistrement

Le plus simple est d’enregistrer la séance : vous disposerez ainsi d’un filet de sécurité pour le cas où vous auriez un doute sur un chiffre ou sur l’auteur d’une intervention, par exemple. L’audio vous permet d’être plus serein en séance et de vous focaliser seulement sur :

  • l’établissement d’un filage de la séance (en reprenant le nom et la première phrase de chaque intervenant)
  • les entrées et sorties des intervenants, en vous assurant de prendre le nom des invités ou experts avec la bonne orthographe et la bonne fonction
  • les résultats de vote, suivant le modèle que l’on vous a donné ou que vous avez défini
  • les termes ou noms à valider en fin de séance avec les intervenants qui les ont prononcés.

Pour gagner du temps au moment de la rédaction, le plus simple est d’effectuer cette prise de notes sur ordinateur et directement dans une copie de votre modèle. Vous ne perdrez ainsi pas de temps à remettre en forme vos notes.

Pour l’enregistrement, utilisez un dictaphone standard qui fonctionne parfaitement bien pour la majorité des événements. Disposez-en deux, pour avoir un enregistrement de secours pour le cas où votre enregistreur principal rencontrerait un problème. Si le nombre de participants est élevé, il faudra éventuellement recourir à des micros externes, à la sonorisation de la salle ou à un prestataire extérieur.

Sans enregistrement

Comme lors de vos années lycée, l’objectif est d’être efficace : laissez tomber la recherche du bon mot, de la syntaxe et de la grammaire les plus irréprochables. L’objectif est de prendre le maximum d’informations en un temps record, tout en ne perdant pas le fil de la séance qui se poursuit. Autant dire que, chargé de la prise de notes, vous ne pourrez pas participer activement aux débats.

Constituez-vous un dictionnaire d’abréviations et de symboles pour gagner du temps, comme « tjs » pour « toujours », mais surtout pour les termes qui reviendront en cours de séance ou de session en session, comme « AT » pour « accident du travail », « BOM » pour « benne à ordure ménagère », etc.

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Ne reprenez pas toutes les informations que vous entendez. Sans enregistrement, vous ne pourrez pas effectuer de compte rendu exhaustif. Nous vous conseillons donc de :

  • ne pas reprendre les éléments contenus dans vos documents supports : soit vous les annexerez au compte rendu, soit vous les recopierez au moment de la rédaction
  • effectuer une sélection d’informations, en écartant ce que vous jugez superflu ou redondant, en entrant plutôt dans le détail des sujets importants.

Pour information, si vous effectuez un enregistrement, vous pouvez aussi prendre des notes complètes afin de gagner du temps au moment de la rédaction.

Comment écrire un compte rendu administratif ?

À la fin de la séance, vous disposez normalement d’un document de prise de notes complet (ordre du jour, filage exhaustif, résultats des votes, heures d’ouverture et de clôture, etc.), voire de deux enregistrements.

Il ne vous reste plus qu’à rédiger vos notes dans un français soutenu et irréprochable, à compléter vos abréviations et à vous assurer de la cohérence globale du compte rendu. Si vous disposez d’un enregistrement, réécoutez-le pour la rédaction, soit pour compléter vos notes, soit pour reprendre l’intégralité des débats si votre format de document vous l’impose. Élaguez toutes les redondances, répétitions, tics verbaux et précautions oratoires superflues à l’écrit (comme « je souhaite intervenir pour préciser que… »).

En outre, limitez-vous aux informations évoquées en séance en restant le plus précis et impartial possible. Contrairement à un rapport administratif dans lequel vous pouvez apporter avis et recommandations, un compte rendu se doit d’être objectif et fidèle au point de vue de chaque intervenant.

Avant de diffuser votre compte rendu administratif, relisez-le, puis faites-le relire aux participants à la séance, afin qu’ils valident votre retranscription, voire la complètent s’ils estiment que certains éléments importants n’ont pas été repris.

Conclusion

Vous disposez maintenant de toutes les clés nécessaires à la bonne rédaction de votre premier compte rendu administratif. Tout d’abord, constituez votre modèle en définissant le niveau de synthèse, les éléments à faire apparaître et la mise en page. Ensuite, prenez en notes toutes les informations capitales dont vous pourriez avoir besoin au moment de la rédaction. Enfin, rédigez de manière la plus synthétique, précise et impartiale possible. Gardez en mémoire qu’il s’agit d’un compte rendu, qui se doit d’être objectif, contrairement à un rapport dans lequel vous pouvez donner votre avis et/ou vos recommandations.

Et si l’exercice vous semble hors de portée, non concluant ou beaucoup trop chronophage, nous pouvons nous en charger pour vous.

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