Comment faire un compte rendu de conférence ?

Vous organisez une conférence ou un colloque en présence de personnalités et d’experts d’un domaine particulier ? Et vous souhaitez en rédiger le compte rendu pour optimiser la communication autour de l’événement. Vous avez raison. Le compte rendu se présentera comme une bonne publicité pour vos événements passés, mais surtout à venir !

De même, vous mettez en place une conférence de presse et souhaitez toucher les journalistes qui n’ont pas pu se déplacer. Effectuez un compte rendu de l’événement.

Étant donné les professionnels à qui vous vous adressez, experts dans leur domaine, vous savez que vous ne pouvez pas vous tromper, car il en va de votre image, mais surtout de celle de l’institution que vous représentez.

Nous vous donnons ici les clés nécessaires pour rédiger les actes de votre conférence ou colloque, en présentiel ou en visio.

Conférence ou colloque

Le terme « rédaction de comptes rendus » correspond à plusieurs étapes préliminaires essentielles à suivre avant la retranscription même.

Format et modèle

La première phase consiste à définir le niveau de retraitement. En effet, tout comme une histoire peut être racontée en 1 ou en 500 pages, votre compte rendu peut compter 1 ou 18 pages par heure de conférence. Au vu de vos ressources et de vos contraintes, vous devez arrêter un nombre moyen de pages par heure audio.

Si vous souhaitez un compte rendu exhaustif et que votre colloque dure 6 heures, sachez que vous obtiendrez un document d’une soixantaine de pages. Celui-ci sera tout à fait approprié si vous désirez communiquer auprès de chercheurs sur les dernières avancées dans un domaine. En revanche, il sera démesuré si vous avez pour objectif de diffuser une information sur votre site internet. Dans ce cas, il vaut mieux opter pour une synthèse d’une page pour la journée qui mettra en exergue les différents arguments avancés.

Une fois le format défini, bâtissez un modèle en arrêtant la présentation de la page de garde, de la liste des participants, du nom des intervenants, des paragraphes, des en-têtes et pieds de page… Il vaut mieux que vous figiez le document en amont, afin de récupérer le jour j toutes les informations dont vous aurez besoin pour réaliser votre compte rendu.

Prise de notes

Le jour de l’événement, vous serez chargé de prendre la conférence en notes. Nous vous conseillons de le faire sur un ordinateur, afin de gagner du temps au moment de la rédaction.

La veille, mettez à jour une copie de votre modèle, en actualisant les informations dont vous avez déjà connaissance : date, heure, lieu, programme…

Avec enregistrement

Si vous avez la possibilité d’enregistrer la rencontre, votre prise de notes peut se contenter de signaler toutes les interventions par le nom de l’orateur et sa première phrase. Cela vous permettra de rédiger votre compte rendu à partir des bandes et d’identifier les personnes grâce à votre filage.

En séance, vous pouvez cependant reprendre davantage que la première phrase afin d’aider à la rédaction, en précisant tous les ici, sur ce graphique ou ce chiffre… qui sont incompréhensibles sans les images.

Si la salle que vous occupez dispose d’une régie qui vous permet d’avoir un enregistrement de qualité, n’hésitez pas à vous y brancher ou à récupérer les fichiers ad hoc. Cependant, nous vous recommandons vivement d’effectuer un second enregistrement, avec un dictaphone, afin de pouvoir capter les personnes qui ne parleraient pas dans un micro.

Sans enregistrement

Si le colloque ne peut pas être enregistré, vous devrez réaliser une prise de notes complète qui constituera votre unique base de travail. Dans ce cas, nous vous conseillons d’obtenir rapidement les supports PowerPoint sur lesquels se baseront les intervenants pour en prendre connaissance, vous familiariser avec le domaine de prédilection de chacun (s’il ne vous est pas familier) et éviter de prendre en notes des informations dont vous disposez déjà. Il vous suffira ultérieurement de les recopier et les synthétiser.

Ne prenez pas tout en notes : écartez les propos redondants, les répétitions et les interventions qui ne figureront pas au compte rendu.

Rédaction

Une fois la séance terminée, transcrivez de manière impartiale le compte rendu à partir de l’enregistrement ou uniquement de vos notes. N’interprétez pas les propos des intervenants et ne les extrapolez pas. Reprenez le plan suivi par l’expert en le formalisant bien par des titres, afin de mettre en exergue son raisonnement. Votre rôle se limite à présenter au mieux les idées d’une autre personne.

Employez un français soutenu et supprimez toutes les figures orales superflues à l’écrit. Remplacez ainsi les « on » par des « nous », lorsqu’ils ne sont pas génériques, ou les « faire », « avoir », « être », etc. par des verbes précis. Rédigez immédiatement dans le style et le format souhaité : cela vous évitera de vous éloigner des propos tenus au moment de la réécriture et vous permettra de ne pas perdre de temps au moment de la rédaction.

Relecture

Une fois votre compte rendu rédigé, relisez-le à tête reposée, afin de vous assurer que tout ce que vous avez retranscrit est clair, cohérent et bien coordonné. Cette relecture vous permettra également de corriger les erreurs d’inattention.

Avant d’envoyer votre document à qui de droit, nous vous conseillons de le faire relire par les intervenants, afin qu’ils reprécisent leur argumentation ou rectifient les erreurs si nécessaire.

Conférence téléphonique

La conférence téléphonique suit globalement le même fonctionnement qu’une conférence classique. Comme nous l’avons vu dans le point précédent, avant toute chose, arrêtez le niveau de retraitement et le modèle de présentation. Puis préparez votre prise de notes en actualisant en amont les informations et en lisant les présentations. Réalisez votre prise de notes à distance en prévoyant deux dictaphones, pour disposer d’un enregistrement de secours si nécessaire. Enfin, rédigez votre compte rendu en respectant votre format et votre modèle. Relisez-le et adressez-le aux intervenants pour vérification et amendements éventuels.

En tant qu’organisateur, la différence résidera dans la gestion des prises de parole. Vous devrez vous assurer que les personnes :

• ne parlent pas en même temps
• se présentent avant toute intervention
• coupent leur micro si elles utilisent des haut-parleurs pour éviter échos et larsens.

Conférence de presse

De manière générale, une conférence de presse se découpe en deux temps forts :

• Présentation d’un sujet, d’une situation ou déclaration liminaire
• Session de questions-réponses

Le premier moment est généralement très cadré : soit le ou les intervenants lisent ou présentent un document déjà écrit ; soit ils suivent une synthèse chiffrée et contextualisée qui reprend un dossier remis en amont aux journalistes. Souvent, vous n’aurez pas à retranscrire cette première partie : vous pouvez synthétiser le dossier ou annexer ce dernier, ainsi que la présentation diffusée.

Ce qui importe, c’est surtout le moment de l’échange avec les journalistes. Afin d’apporter un contenu qualitatif aux personnes à qui vous adresserez votre compte rendu de conférence de presse, qui effectueront leur propre analyse, nous vous conseillons de reprendre de manière exhaustive et objective cette seconde séquence. Néanmoins, comme il n’est pas nécessaire de conserver les onomatopées, hésitations et autres oralités, vous pouvez recourir à un français soutenu, avec utilisation de termes précis, suppression des familiarités, etc.

Pour simplifier votre tâche, réalisez un enregistrement et, en séance, notez le nom des journalistes qui s’expriment.

Sur votre compte rendu final, faites apparaître :

• date, heure et lieu de la conférence
• nom et fonction des intervenants
• points à l’ordre du jour
• liste des journalistes présents.

À partir du compte rendu révisé de vos échanges, ainsi que de votre dossier de presse, vous pouvez aussi établir un communiqué sous forme de dépêche à diffuser à l’ensemble des journalistes invités. Dans ce cas, vous mixerez synthèses de la présentation et des échanges.

Conclusion

Quel que soit le type de conférences dont vous êtes amené à établir le compte rendu, vous passerez par les quatre étapes suivantes :

1. détermination du format et/ou définition du modèle
2. prise de notes avec ou sans enregistrement
3. rédaction
4. relecture par vos soins et par les participants.

Cette tâche est fastidieuse et chronophage (comptez entre 4h et 8h de travail pour une heure de réunion, selon le format adopté). Toutefois, le compte rendu de votre conférence est aussi capital pour votre communication que le nom des experts qui s’y expriment. Alors, accordez-y toute l’attention qu’il se doit.

Cela étant, si malgré tous les conseils que nous vous avons prodigués, la rédaction des actes de votre colloque vous semble inaccessible ou demander trop de temps, vous pouvez l’externaliser. Des professionnels peuvent produire un document exhaustif ou synthétique prêt à être diffusé.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce type de prestations et vous faire aider sur la définition de votre niveau de retraitement, nous sommes à votre disposition.