Organiser une réunion en visioconférence face au coronavirus Covid-19

Coronavirus Covid-19 : comment tenir une réunion de CSE ou de CSSCT en visioconférence ?

 

La France est devenue l’un des principaux foyers européens de l’épidémie, se préparant à passer au stade 3 signifiant qu’il n’est plus possible d’isoler des zones à risques ou des foyers principaux. Dans ce contexte de crise sanitaire, les déplacements et réunions peuvent être réduits, par mesure de précaution. La solution de la visioconférence peut être choisie pour les salariés et IRP devant rester à domicile ou ne pouvant se déplacer.

Quelles sont les spécificités d’une réunion de CSE ou CSSCT en visioconférence et quels sont les points à respecter ?

 

L’épidémie de Covid-19 et ses évolutions : les responsabilités de l’employeur

 

Le virus identifié en Chine en décembre 2019 est un nouveau coronavirus qui provoque une infection respiratoire fébrile appelée COVID-19. D’après les données épidémiologiques disponibles à ce jour, ce nouveau coronavirus peut se transmettre d’homme à homme par voie respiratoire dans le cadre d’un contact rapproché et prolongé.

Conformément à l’article L. 4121-1 du Code du travail, il appartient à l’employeur de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Pour aider les entreprises à faire face au coronavirus, le gouvernement a diffusé un ensemble de questions / réponses, régulièrement mis à jour en fonction de l’évolution de l’épidémie.

Parmi ces recommandations figure celle d’éviter les contacts proches et les réunions pour les personnes ayant été exposées (zone à risque ou personne infectée).

 

Réunion de CSE en visioconférence : les obligations du dispositif technique

 

L’article L 2315-4 du Code du travail encadre les possibilités de réunion du CSE par visioconférence : « Le recours à la visioconférence pour réunir le Comité social et économique peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. »

Sauf si les accords d’entreprises stipulent le contraire, il n’est donc pas possible de tenir plus de trois réunions à distance au cours de l’année. Aucune dérogation n’est pour le moment prévue dans le cadre d’une épidémie comme celle du coronavirus.

Le dispositif technique est quant à lui encadré par le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au CSE. « Lorsque le comité social et économique est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Les dispositions prévues au premier alinéa ne font pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. »

Une simple pieuvre téléphonique ne suffit plus : un dispositif audiovisuel est nécessaire pour s’assurer de l’identité et de la participation des membres du CSE.

 

Le cas du vote à bulletin secret

 

Cette obligation d’identification peut rendre plus complexe l’exercice du vote à bulletin secret. Le décret 2017-1819 relatif au Comité social et économique précise : « Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret en application des dispositions de l’article L. 2315-4, le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. »

Il est donc nécessaire de prévoir, en plus du dispositif audiovisuel, d’un système de cryptage des votes électroniques ne permettant pas l’identification du votant. De même, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (Art. R. 2314-8). Le vote électronique se déroule alors, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Il est possible de voter au sein d’une même réunion par voie électronique et sous enveloppe (pour les membres réunis en présence). Lorsque le vote sous enveloppe n’a pas été exclu, l’ouverture du vote n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique. (Art. R. 2314-16)

 

Réunion de CSE à distance et coronavirus : pas d’improvisation

 

Les exigences de réunion de CSE à distance dans le cadre d’une crise sanitaire impliquent une préparation en amont, du fait des accords d’entreprise nécessaires à l’organisation des visioconférences.

La conception et la mise en place du système de vote électronique ne s’improvisent pas et doivent être confiées à un prestataire tiers par le biais d’un cahier des charges. Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique est en outre soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect de la confidentialité.

Enfin, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant.

 

 

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