Rédiger un

Vous êtes au cœur d’une séance de négociations. Vous participez à des réunions, vous débattez de divers sujets au sein d’un groupe de personnes et vous êtes chargés de rédiger le relevé de conclusions. Vous n’êtes pas rassuré(e) : ce sera votre première fois. Rassurez-vous, je vous explique pourquoi, et surtout comment, procéder. Les réunions et assemblées, quelles qu’elles soient, se doivent d’être précises, concises et efficaces. Ainsi, à chaque rassemblement un rapporteur est désigné dans l’unique but de rendre compte des conclusions qui y ont été décidées. Cependant, un certain poids pèse sur les épaules de la personne chargée de rapporter les décisions après coup. Il est alors important de suivre minutieusement une liste d’étapes pour parvenir au meilleur résultat possible.  

1 – Mentionnez la date, le lieu et l’initiateur du rassemblement

Si cette précision paraît évidente, elle n’en reste pas moins importante à mentionner. En rappelant avant toute autre chose la date, le lieu du rendez-vous et la personne ou le groupe à l’initiative de la réunion, vous replacez le contexte et débutez votre relevé de conclusions en bonne et due forme.

2 – Indiquez le nom des participants

Chaque membre d’une assemblée jouant un rôle bien précis dans le cadre des interventions à venir, il est important pour le rapporteur de mettre en évidence le nom des différents participants présents le jour j.

3 – Rappelez les points à l’ordre du jour

Un relevé de décisions peut être long et chaque point se voit généralement envahi de détails. Ainsi, il est essentiel de commencer par le commencement, à savoir relever les points qui avaient été placés à l’ordre du jour avant même que la réunion ne débute. Dans ce bref récapitulatif, le rapporteur se devra alors de rappeler les thématiques ayant été abordées lors de l’assemblée, ainsi que les intervenants qui y auront été associés.

4 – Survolez les points importants

L’ordre du jour ne suffisant pas, il faudra au rédacteur du relevé de conclusions évoquer les points les plus importants mis à l’honneur durant la séance. Ainsi, si l’ordre du jour n’évoque que les sujets par leur simple titre, la ligne des « Points importants » permet de détailler en quelques lignes les actions abordées. Le lecteur du relevé de conclusions peut ainsi en comprendre le contexte et les enjeux avec plus de facilité.

5 – Faites état des décisions finales

Vous serez alors amené(e) au dernier point, et pas des moindres puisqu’il constitue la partie la plus importante du relevé de conclusions : la présentation des décisions finales.

À qui confier le relevé de conclusions ?

Si vous ne pouvez pas vous en charger vous-mêmes, pour des questions de temps et/ou de compétences, à qui pourrez-vous confier cette tâche cruciale ? Plusieurs points sont à prendre en considération avant de se lancer. Le rapporteur se doit :

• d’être à l’aise avec l’écriture : le relevé de conclusions doit être rédigé de préférence à chaud pour ne rien manquer des sujets abordés. L’écriture doit être claire et efficace. Le but, c’est que le lecteur aborde chaque point sans encombre.
• de connaître les termes associés aux sujets : les termes et expressions employés pour faire état des décisions et conclusions doivent être précis. Un terme mal compris peut changer tout un contexte et faire dériver un sujet.
• d’avoir du temps : c’est évident et pourtant essentiel à rappeler. La rédaction d’un relevé de conclusions peut prendre un certain temps selon les circonstances de la réunion en question.

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