Créer et actualiser une table des matières automatique sur Word

Vous souhaitez gagner du temps dans la rédaction de votre compte rendu et disposer d’un sommaire automatique qui, en quelques clics, reprendra les titres de vos documents et le numéro de la page y afférant, mais vous ne savez pas comment faire ? Nous vous vous expliquons tout.

Après vous avoir expliqué en quoi consiste une table des matières automatique, nous vous présenterons les manipulations à effectuer pour en créer un et le mettre à jour. Pour vous éclairer davantage, nous vous proposerons en fin d’article une démonstration vidéo.

Ce guide présente les manipulations pour Word. Néanmoins, les autres logiciels de traitement de texte proposent aussi ces fonctions. Bien que des éléments changent à la marge, Open Office ou LibreOffice disposent de fonctionnalités semblables.

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Qu’est-ce qu’un sommaire automatique ?

Une table des matières automatique est un sommaire construit automatiquement par Word à partir de tous les styles de titres affectés dans le corps du document.

Capture d'écran de l'onglet style de Word

Capture d’écran de l’onglet style de Word

Avant toute chose, appliquez bien les styles de titres aux points que vous souhaitez lister dans votre table des matières en respectant les niveaux de titre. En effet, pour bâtir sa liste, Word suit l’ordre des titres, en procédant comme suit :

  • Titre 1
    • Titre 2
      • Titre 3
      • Titre 3
    • Titre 2
  • Titre 1
  • Titre 1

Par conséquent, si vous appliquez le style de titre 1 à votre point 1 et le style de titre 2 à votre point 2, vous obtiendrez la présentation suivante :

  • Point 1
    • Point 2

Pour réparer ce dysfonctionnement, affectez dans le corps du texte le style 1 au point 2.

Créer un sommaire dynamique

Pour créer une table des matières automatique, positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez l’insérer, puis allez dans l’onglet « Références » du Ruban Word et choisissez « Table des matières ».

Capture d'écran de l'onglet Références, puis Table des matières sur Word

Ensuite, choisissez l’option « Insérer une table des matières ». Une fenêtre apparaît alors.

Capture d'écran montrant les options à valider avant l'insertion d'une table des matières

Cochez les cases « Afficher les numéros de page » et « Aligner les numéros de page à droite ». Pour les caractères de suite, choisissez les pointillés.

Dans la case « Afficher les niveaux », choisissez les niveaux de titre que vous souhaitez inclure dans la table des matières. Par exemple, si les points de votre ordre du jour ne contiennent que des grands titres en style « Titre 3 », choisissez « 3 ». Si votre ordre du jour contient également des titres secondaires en style « Titre 5 » et s’ils doivent également apparaître dans la table des matières, indiquez “5”. Enfin, cliquez sur « OK ».

Si vous souhaitez écarter des titres qui ne doivent pas apparaître dans votre table des matières, cliquez sur Options et, dans la liste qui apparaît, supprimez les numéros des titres que vous ne souhaitez pas inclure.

Capture d'écran Word des options de la table des matières

Fermez toutes les fenêtres en cliquant sur le bouton “OK”. La table des matières est alors automatiquement créée à l’emplacement que vous avez sélectionné à partir des titres que vous avez entrés dans votre document.

Corrigez automatiquement vos fautes les plus courantes sur Word

Identifier le titre d’un point de l’ordre du jour

Pour savoir quel style de titre faire apparaître dans votre table des matières, cliquez sur le titre du niveau le plus inférieur concerné, par exemple le point 3.3.2. Dans la fenêtre des styles, le titre encadré en jaune est celui qui est appliqué :

Capture d'écran de l'onglet Style sur Word

Si aucun titre n’est encadré, il est possible qu’il n’apparaisse pas dans la fenêtre des styles rapides. Cliquez alors sur la flèche en bas à droite pour faire apparaître la liste exhaustive des styles appliqués dans le document ou recommandés par Word.

Mettre à jour une table des matières

Pour mettre à jour une table des matières, faites un clic droit sur celle déjà existante et choisissez « Mettre à jour les champs », puis “Mettre à jour toute la table” (ou « Mettre à jour les numéros de page uniquement », le cas échéant).

À partir d’un modèle déjà existant

Si vous partez d’un document qui vous sert de modèle ou de trame, il est inutile de supprimer la table des matières, pour la créer de nouveau : actualisez-la en suivant la procédure ci-dessus, une fois que vous avez mis à jour tous les titres.

Une fois terminé votre document, n’oubliez pas d’actualiser la table des matières : soit l’ensemble de la table si des modifications ont été apportées à l’ordre du jour, soit les numéros de page uniquement.

Démonstration vidéo :

Conclusion : une fonction indispensable pour toute personne amenée à rédiger !

Le sommaire automatique est une fonction indispensable pour toute personne amenée à rédiger un rapport, une thèse ou simplement un compte rendu. Dans ce dernier, la table des matières automatique fait office d’ordre du jour. Cette automaticité vous évite de copier deux fois les mêmes titres, ce qui est source d’erreur ou d’oubli, et vous permet d’insérer en un clic le numéro des pages. Bien sûr, avant toute diffusion, pensez à bien actualiser cette table des matières… ça, ça reste manuel !

Comment faire un compte rendu ?

 

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