Les organisations de votre entreprise se sont montrées très efficaces pour certains projets ? Vous souhaitez impliquer davantage vos collaborateurs de manière générale, rendre votre organisation plus flexible, développer les échanges entre services ? Adoptez le management collaboratif au quotidien !
Pour certains projets, vous avez mis en place un management horizontal. La dynamique qui s’est mise en place naturellement a été positive. Alors, pourquoi ne pas essayer de la transférer dans le fonctionnement normal de l’entreprise ? Parce que ce n’est pas possible, me direz-vous peut-être. Ou parce que c’est possible, mais trop compliqué et que cela demande des ressources que vous n’avez pas. Pourtant, de nombreuses entreprises adoptent le fameux mode agile, y compris dans des organisations auparavant très rigides. Il doit donc être possible de développer la collaboration partout. Quant aux ressources, comme pour tout projet, certaines difficultés peuvent être aplanies en prévoyant une progression.
Voici les différentes étapes que vous aurez à franchir :
- Changez de philosophie et mettez en place un cadre collaboratif
- Utilisez des outils collaboratifs
- Laissez l’autonomie de vos collaborateurs se développer
- Amenez les managers à modifier leur posture
Commençons donc par le cadre collaboratif, avec quelques définitions pour s’y retrouver.
Qu’est-ce que le management collaboratif ?
En gros : plus d’échanges transverses, moins d’interventions des chefs qui accompagnent et arbitrent plus qu’ils ne dirigent, moins de silos.
Soyons clairs sur ce dont on parle : il s’agit de passer d’un management vertical (ou pyramidal) à un management plus horizontal. En d’autres termes, on simplifie les niveaux hiérarchiques pour donner plus de latitude aux collaborateurs. Et on laisse la possibilité d’une information montante et non plus seulement descendante. Ce type de management s’est épanoui avec le développement des modes projets, impliquant des collaborateurs issus de services différents. Dans ces conditions, il devenait nécessaire d’assouplir la pyramide de décision classique.
Management collaboratif ou management participatif ?
On entre ici dans une discussion un peu sémantique, mais les deux termes sont souvent associés. Voilà ma définition : le management participatif englobe le management collaboratif, en allant plus loin dans l’implication des collaborateurs, par une délégation du pouvoir de décision. Le management participatif ne casse pas seulement les cloisonnements et les étages pyramidaux. Il intègre une dimension démocratique dans l’entreprise et dans le fonctionnement de l’organisation. C’est une étape très intéressante, surtout au regard de l’enthousiasme et de l’implication qu’elle peut susciter, mais plus complexe à mettre en œuvre.
Comment lancer le changement ?
- Trouver des outils adaptés
- Convaincre le management. Expliquez aux managers qu’il ne s’agit pas de renvoyer les chefs, mais de les décharger et de faire monter leurs équipes en autonomie et/ou compétence
- Indiquer aux salariés leurs nouvelles marges de manœuvre
- Leur donner les moyens d’échanger et de collaborer
Voyons d’abord le levier plus simple, les outils. C’est à noter si vous avez peu de moyens : il existe de très nombreux outils collaboratifs gratuits. Et les autres solutions que nous vous présentons ne sont pas toutes coûteuses.
La technologie collaborative
Les outils d’aide à la collaboration foisonnent, y compris de nombreux outils gratuits, dont certains sont de très grande qualité. Je n’ai pas eu le temps de tester tous ces outils, mais je citerai l’un des plus connus, que j’utilise depuis longtemps, Trello.
Trello permet de gérer efficacement et facilement la construction d’un projet en équipe. Chacun a une visibilité sur les différents aspects du travail en cours, les apports de chacun, les documents associés, etc. La solution est très « visuelle » et la présentation très claire, avec des possibilités d’organisation des thématiques infinies. Nous vous le recommandons fortement.
Google offre aussi une solution gratuite, Google Hangouts. Cette solution a l’avantage de s’intégrer dans la suite Google, performante en termes de partage de documents et d’écriture à plusieurs mains.
L’organisation
Dans ce domaine, plusieurs actions peuvent faciliter la collaboration :
- Mettre en place des temps d’échange entre ceux qui voudraient se parler, mais n’en ont jamais le temps
- Trouver des formats de réunion ou d’échanges plus adaptés à l’innovation
- Rendre les réunions plus efficaces.
L’espace de travail
Évidemment, le coût est potentiellement beaucoup plus important, mais pas toujours. Si vos locaux se prêtent très mal aux échanges, le réaménagement de vos espaces de travail peut être utile, surtout si vous êtes dans une phase de croissance et/ou de forte activité. Bien sûr, le budget peut représenter un frein, ou la peur de ne pas perturber le travail de tout le monde par un bouleversement de l’organisation de l’espace, pire, par des travaux, ou encore plus fortement, par un déménagement.
À l’inverse, de multiples cloisonnements inutiles des espaces ou l’absence de lieu de convivialité, comme le manque de salles de réunion, peuvent constituer de sérieux handicaps (et freiner par là même la croissance de l’entreprise).
Vous pouvez aussi envisager des solutions moins perturbatrices dans un premier temps :
- Réaménagement de certains espaces
- Utilisation d’un espace de restauration ou d’une cafétéria pour du brainstorming ou autre (après tout, pourquoi pas ?)
- Location d’espaces supplémentaires à proximité, dédiés aux échanges ou à un projet (éventuellement pour une durée limitée, ou de manière ponctuelle)
- Mise à disposition d’espaces dans des lieux de coworking.
Laisser libre cours à l’autonomie de chacun
Dans la pratique, plusieurs obstacles de taille peuvent se dresser face à vous. Le premier d’entre eux est l’autonomie de vos collaborateurs. Tout le monde n’a pas les mêmes aspirations à l’autonomie ni les mêmes facilités à se débrouiller seul. De plus, si plusieurs générations cohabitent au sein d’un même effectif, les plus jeunes et les plus anciens ne seront pas forcément sur la même longueur d’onde en la matière : les perceptions comme les attentes en matière de rapport à l’autorité varient souvent fortement entre les seniors et les juniors.
Pour parvenir à un équilibre, il est intéressant d’ouvrir des possibilités d’autonomie aux collaborateurs concernés et de voir ensuite comment ils s’en saisissent. Vous pouvez d’ailleurs le faire sous forme assez ludique. L’annonce d’un nouvel espace de liberté n’embarquera pas tout le monde, mais sera très stimulante pour certains. Se pose alors la question de l’encadrement.
Faire évoluer les managers (et leurs équipes)
C’est évidemment plus facile à dire qu’à faire. L’idée est de réduire le contrôle et d’augmenter la confiance laissée aux collaborateurs. Le manager passe d’une posture de chef à une posture d’accompagnant, et d’une figure d’autorité à une figure bienveillante, vers qui l’on se tourne uniquement en cas de blocage.
Si une évolution de ce type est assez naturelle dans les structures jeunes et de petite taille, plus votre structure d’entreprise sera importante et ancienne et plus vous devrez prévoir d’étapes et d’expérimentations. Une bonne solution peut être de commencer par solliciter les managés pour leur demander ce qui les intéresserait ou ce qu’ils souhaiteraient faire s’ils avaient plus de liberté à leur poste.
Convaincre le management
Tout ceci implique un préalable incontournable : la conviction du management. La hiérarchie doit changer de posture et trouver un équilibre entre laisser-faire et rappel des objectifs. C’est un point délicat. Et évidemment, ce ne sera pas possible si les managers ne sont pas convaincus de l’utilité de ce changement de philosophie.
Conclusion
Foncez ! Vous n’êtes pas obligé de casser toute votre organisation pour la faire évoluer, puisqu’il s’agit justement d’introduire de la fluidité. Avec le temps, l’évolution se fera et chacun prendra plus d’initiatives, quitte à essuyer quelques couacs.
Indépendamment des facilités (réelles) apportées par les outils collaboratifs, on est ici totalement dans de l’humain. On ne peut pas décréter un changement brutal dans une entreprise, mais s’ajoute ici la difficulté qu’il n’existe pas de réel livre de recettes du management collaboratif. Je pense que l’essentiel est d’adopter une démarche expérimentale, présentée comme telle, en prenant soin de développer un apprentissage surtout empirique. En effet, seule l’expérience permettra réellement d’identifier toutes les difficultés pratiques, les problèmes d’organisations, les difficultés relationnelles et autres obstacles qui pourraient entraver cette belle idée.
Pour que cette démarche expérimentale fonctionne, il faut développer les échanges et accepter de revoir au fur et à mesure l’organisation. Pour ce faire, avez-vous pensé à revoir l’organisation des entretiens ?