Organisez-vous mieux avec la matrice d’Eisenhower

Vous êtes un élu débordé ? Vous paniquez parce que vous ne pouvez pas mener toutes vos missions de front ? Comment différencier vos priorités sur la journée, la semaine ou le mois ? C’est la question clé pour l’organisation de votre temps.

La matrice d’Eisenhower peut être un outil précieux pour organiser votre temps et vos activités. Son fonctionnement est basé sur 2 mots-clés : important et urgent.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est une stratégie pour agir et organiser vos tâches en priorités et n’accorder de l’importance qu’à ce qui est… important.

L’idée est de séparer vos tâches selon 4 conditions :

  1. ce qui n’est ni urgent ni important : les tâches que vous devriez éliminer
  2. ce qui est urgent, mais pas important : les tâches que vous devriez déléguer
  3. ce qui est important, mais pas urgent : les tâches que vous programmez pour plus tard
  4. ce qui est urgent et important : les tâches que vous devez faire au plus vite.

Comment distinguer l’important et l’urgent ?

Tout d’abord, définissons chaque terme :

  • important : qui a de grandes conséquences, beaucoup d’intérêt et peut jouer un rôle important
  • urgent : pressant, qui pousse à agir impérativement.

Alors, comment faire la différence entre l’important et l’urgent ?

  • Les activités importantes nous permettent de progresser vers nos objectifs, qu’ils soient professionnels ou personnels.
  • Les activités urgentes requièrent une attention immédiate, et sont souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre. Souvent nous concentrons toute notre attention sur celles-là, parce que les conséquences (négatives) de ne pas les réaliser sont immédiates. Exemple : les appels téléphoniques, les emails et autres sollicitations extérieures.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Sur une feuille blanche, tracez deux axes :

  • vertical : le degré d’urgence
  • horizontal : le degré d’importance.

Vous devriez vous retrouver avec 4 cases.matrice d'Eisenhower

Non urgent et non important

Cette case contient les éléments source de distraction : après les avoir notés, vous pouvez les supprimer, puisqu’ils n’ont pas d’importance et ne présentent pas d’urgence à être réalisés.

Que faire ? Apprenez à refuser les tâches qui tombent dans cette catégorie. Si elles sont inévitables, choisissez un moment adéquat pour les accomplir le plus vite et le plus efficacement possible.

Urgent et non important

Les tâches ici ne nécessitent pas obligatoirement votre intervention. De plus, elles peuvent attendre puisqu’elles revêtent une valeur secondaire.

Les tâches administratives peuvent répondre à ces critères.

Que faire ? Ces tâches sont généralement importantes ou urgentes pour d’autres personnes. Vous pouvez les leur déléguer. Si vous n’avez d’autre choix que de les faire vous-mêmes, prévoyez un moment pour régler toutes les questions rapidement, en une seule fois.

Notre conseil : Dans cette catégorie, nous retrouvons souvent les PV de CSE, CE, CHSCT. Ils sont urgents et importants pour d’autres, mais rarement pour vous dans l’immédiat. Vous pouvez aisément les déléguer.

Découvrez à qui vous pouvez les confier dans notre article À qui déléguer la retranscription de vos PV ?

Non urgent et important

Dans ce cas, on est dans la planification, la préparation de l’avenir. Peuvent entrer dans cette catégorie :

  • les différentes étapes de réalisation du rapport comptable annuel
  • la préparation de réunions du comité social et économique, si elles ne sont pas trop proches
  • la nécessité de se former pour appréhender les contours de la mission de la CSSCT.

Que faire ? Tout ce qui n’a pas été réalisé rapidement sera transféré dans la case non urgent/important. Veillez à régler les tâches importantes afin qu’elles ne deviennent pas également urgentes.

Urgent et important

Cette case contient ce qui est à traiter en priorité. Vous vous trouvez là dans une dynamique de problèmes à résoudre.

Pour un élu, il s’agit des actions dont la réalisation ne souffre aucun délai, comme :

  • un droit d’alerte
  • un problème de fonctionnement à résoudre
  • le calcul des budgets.

Les tâches que vous avez entrées dans ces deux dernières cases relèvent des choses à faire soi-même.

Comment appliquer la matrice d’Eisenhower au quotidien ?

Cet outil permet de ne pas s’éparpiller, de cadrer les responsabilités d’un élu par exemple.

L’outil peut être conçu à la main et modifié en fonction des priorités du moment. Affiché dans votre local, il aura un impact visuel. De même, des flèches tracées entre les différents éléments et les cases donneront une vision globale de la situation actuelle et de son évolution.

Vous pouvez également utiliser la matrice d’Eisenhower dans un tableau Trello que vous pourrez partager avec les autres membres du Bureau. Nous vous avions parlé de cet outil dans un précédent article qui vous apprenez comment y voir plus clair dans la gestion de vos projets avec Trello.

 

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