Rendez vos PowerPoint percutants !

Exercice incontournable, les présentations sur écran peuvent s’avérer aussi souvent utiles qu’insupportables. Petit florilège des erreurs à éviter, des fondamentaux à respecter et quelques pistes pour apporter un peu de nouveauté.

S’il y a bien une expérience désagréable commune à toutes les entreprises, en dehors de la photocopieuse qui tombe en panne, c’est celle de la mauvaise présentation. Tout le monde a été auditeur ou acteur d’une présentation ayant totalement manqué son but : captiver son auditoire. A l’heure ou des milliers de communicants sont en compétition pour exprimer leur point de vue sur YouTube et où la totalité de l’assistance est équipée d’un smartphone, un orateur n’a plus le droit à l’erreur.

Nous prendrons donc ici le temps de vous expliquer pourquoi il est impératif de travailler le contenu des présentations, ce qu’il ne faut pas faire sous peine de perdre définitivement votre auditoire, ce qu’il faut faire a minima pour l’intéresser et les nouvelles méthodes que vous pourriez employer, de même que des outils performants.

Une mauvaise présentation PowerPoint, c’est vraiment grave ?

Vous pensez que la présentation n’est qu’un détail ? Vous êtes fasciné par les slides nombreux, chargés en caractère, enthousiasmé par les fonds d’écran et les animations chargées ? Rien de mal à cela, mais rappelons quand même de quoi il s’agit : l’anglais slides se traduit en français par… diapositive. (Si vous avez moins de 20 ans, je vous suggère d’avancer directement au paragraphe suivant). Ça y est, vous y êtes ? Vous vous souvenez de cet interminable défilé soporifique de photos du voyage de vos parents/voisins/amis/grands-parents, conté d’une voix monocorde avec de brefs éclats hystériques à propos de détails totalement ennuyeux, coincé sur ce bout de canapé, assommé et ne pensant qu’à une chose, vous enfuir alors que la politesse ne le permet pas ? Eh bien voilà ce que ressent l’auditeur face à une présentation mal pensée dans un contexte professionnel : une prise d’otage sous anesthésie générale.

Pourquoi les slides sont nécessaires

Parce que les salles de réunion sont souvent, en elles-mêmes, ennuyeuses. Parce que votre présentation a lieu juste après déjeuner, ou bien tôt le matin, alors qu’il y a des urgences à traiter, etc. Le support permet de traiter des sujets plus complexes et surtout, de cadrer votre auditoire en canalisant son attention. C’est aussi une diversion utile. Plutôt que d’avoir des paires d’yeux braqués sur vous, vos auditeurs pourront alterner entre vous et la présentation. Vous vous sentirez plus à l’aise et certains de vos auditeurs aussi (à l’intention de ceux qui se sentent obligés de hocher la tête quand l’orateur parle dans leur direction, sachez que vous n’êtes pas seuls). Enfin, parce qu’il faut stimuler l’esprit de ceux qui vous écoutent.

Les fondamentaux

1. Le timing : fixez-vous un cadre de temps pour la présentation, avec un contenu au volume réaliste au regard du temps imparti. Gardez un temps pour les questions et les échanges.
2. Un concept par slide : si vous en mettez plusieurs, vous perdez tout le monde, où vous passerez 10 minutes sur la même diapo, ce qui est dommage.
3. Utilisez des éléments graphiques cohérents entre eux (police de caractère, couleurs, images).

Les erreurs à éviter

1. La présentation en 2 slides ;
2. La présentation en 60 slides et plus ;
3. En 2016, la police de caractère Comic Sans MS n’est plus acceptable ;
4. Les couleurs qui font saigner les yeux ;
5. Les slides chargés comme une page de document Word classique ;
6. Les 18 flèches de transitions animées par slide. Le rendu est rapidement très kitsch et, pour votre discours, l’effet ralenti est immédiat ;
7. Les slides contenant des détails que vous n’aborderez pas dans la présentation ;
8. Les images de chaton.

Exemple de présentation faisant saigner les yeux…

Deux méthodes pour améliorer vos PowerPoint

Voici deux nouvelles méthodes à expérimenter si vous avez envie d’améliorer la réception de vos présentations.

Less is more

La première consiste à réduire de manière drastique le nombre de mots, tout en respectant la règle fondamentale numéro 2 : un concept par slide. Plutôt que de lire des listes ou de répéter des titres inscrits sur votre diapositive, optez pour le minimalisme. Vous pouvez utiliser des pictogrammes, une simple citation ou encore un schéma rudimentaire.

Vos diapos auront ainsi beaucoup plus d’impact et cadreront bien plus fortement la présentation, tout en concentrant les auditeurs sur votre discours et votre gestuelle, plutôt que sur les classiques bullet points. Par exemple, si vous présentez un projet de transformation, vous pourriez prendre le parti pris d’afficher uniquement un objectif chiffré à l’écran, et non pas toutes les étapes de ce projet (que vous pouvez communiquer à l’assistance en leur transmettant par mail, WebEx, ou en consultation sur une page web, Intranet, etc.)

Racontez une histoire

La seconde est plus délicate à mon sens, mais très intéressante et dans l’air du temps. Il s’agit d’utiliser le fameux « story telling ». Vous emmenez votre auditoire d’un point A à un point B, tout en proposant au travers de votre discours la résolution d’une problématique. Pour ce faire, vous pouvez commencer par soulever un problème que l’assistance est susceptible d’avoir rencontré, éventuellement au moyen d’une anecdote. Un bon moyen peut être de mettre les pieds dans le plat, en soulevant une question sensible. Cette méthode a pour intérêt de susciter de l’intérêt et de l’adhésion.

Précaution d’usage

Quel que soit le perfectionnement de vos techniques de présentation, n’oubliez quand même pas deux incontournables : du fond et de la pertinence !

De nouveaux outils !

PowerPoint n’est pas le seul outil permettant de réaliser des présentations efficaces. De nombreuses alternatives existent. J’en ai retenu 3 :

• Prezi : Une petite révolution sur le plan de la représentation, de l’esthétique et de la fluidité. Prezi permet de créer des présentations très dynamiques, avec des animations très réussies et des possibilités de partage. L’effet immersif et la philosophie minimaliste sont des avantages indéniables. La très grande nouveauté de Prezi est d’introduire une dimension spatiale dans les présentations. Plutôt qu’un enchaînement linéaire de slides, vous pouvez ici faire des zooms dans une image globale pour vous arrêter sur un point précis. Votre auditoire bénéficie ainsi d’un « mind mapping », en français une représentation spatiale de la pensée. La logique de votre propos est ainsi mise en scène dans votre présentation. Prezi permet donc le story telling et le minimalisme. L’architecte Ludwig Mies van der Rohe aurait-il aimé ? F.L. Wright aurait peut-être dit, « less is more only when more is no good ». Est-ce que l’on s’éloigne du sujet ? Il faudrait voir s’il est possible de contenir tout cela dans l’architecture d’une seule diapositive. En tout cas, pensez-y si vous utilisez Prezi, qui comporte de mon point de vue un seul défaut : c’est visuellement tellement puissant que l’on peut perdre un peu de vue la densité du contenu, surtout si l’enchaînement trop rapide de zooms vous donne l’impression d’être au parc Astérix et plus en réunion…

Exemple de fonctionnalités

• Google Slides : Parce que la simplicité ne fait pas de mal. Google Slides permet de travailler en ligne, en coopération avec vos collègues ou partenaires, les animations sont bien faites et l’application est compatible avec PowerPoint. De plus, Google Slides est évidemment pensé pour intéger parfaitement l’univers Google et, donc, l’exploitation des données sur votre Google Drive, par exemple.

• Canva : Pour les plus créatifs, Canva permet de créer de très belles images, pour des présentations, mais aussi pour de nombreux autres supports, sans nécessiter de compétences de graphiste.

Évidemment, les aficionados de la pomme croquée savent déjà qu’ils peuvent utiliser Slides, qui est au moins aussi performant que PowerPoint sur Windows.

Tout ce qu’il faut faire, en une seule slide ?

Si vous avez suivi ce qui a précédé, vous constaterez que la conception de cette slide contient plusieurs erreurs à ne pas commettre…