Comment animer une réunion de CHSCT

Président du CHSCT, vous éprouvez des difficultés à animer cette instance particulière. Les séances s’éternisent et les participants digressent toujours sur la qualité de la nourriture au restaurant d’entreprise. Afin de maîtriser le temps passé en réunion, de mener des débats constructifs et de vous assurer que les réunions s’achèvent dans la bonne humeur, voici quelques conseils qui devraient vous aider à cadrer vos séances.

1 – Connaître vos alliés

En matière d’hygiène, santé et sécurité au travail, le CHSCT dispose de nombreux alliés qui soutiennent ses actions au quotidien, pour assurer le bien-être et la sécurité au sein de l’établissement. Si les élus du CHSCT sont aux avant-postes, puisque eux-mêmes sont salariés de l’entreprise, le CHSCT bénéficie également des appuis techniques et juridiques du médecin du travail, de l’inspection du travail et du représentant de la CRAMIF, membres de droit invités à chaque réunion.

Ces membres de droit peuvent éclairer le CHSCT sur le fonctionnement de l’instance, la prévention des risques et les problèmes liés aux accidents du travail et l’amélioration des conditions de travail.

Par ailleurs, selon les sujets abordés au cours de la réunion, le Président peut proposer d’inviter un invité qualifié travaillant au sein de l’entreprise, comme un chef de service pour expliquer un changement d’organisation au sein de son service ou le responsable de la sécurité.

2 – Préparer un ordre du jour

Le meilleur remède à la réunion qui part dans tous les sens, c’est d’établir un ordre du jour parfaitement cadré. Celui-ci est rédigé conjointement avec le secrétaire du CHSCT. C’est sur la base de cet ordre du jour que les membres de droit (médecin du travail,  CRAMIF, inspection du travail) assisteront à la séance. Aussi, si certains sujets nécessitent une présentation de documents (rapport annuel du médecin du travail par exemple), les adresser avec l’ordre du jour permettra à chacun de ne pas découvrir le sujet en séance, de préparer ses questions et éventuellement de les adresser au Président en amont de la séance afin que celui-ci apporte des réponses concrètes.

3 – Planifier les consultations du CHSCT

Le CHSCT doit être consulté annuellement sur au moins trois sujets : le bilan annuel de la santé et la sécurité au travail, le programme annuel d’évaluation des risques, et le bilan annuel du médecin du travail. Le CHSCT doit disposer du temps nécessaire pour étudier ces deux bilans qui peuvent être conséquents. Aussi, planifier ces deux consultations dans l’année vous permettra d’anticiper la préparation des documents et vous donnera une meilleure visibilité sur vos ordres du jour à venir.

Par ailleurs, le CHSCT doit également être consulté pour toute modification du règlement intérieur, toute modification d’organisation entraînant une modification des conditions de travail (aménagement des postes, changement de cadence ou d’horaires, etc.).

L’information et la consultation peuvent avoir lieu au cours de deux réunions distinctes afin de laisser le temps aux élus de prendre connaissance des documents ou de procéder à une expertise.

4 – Arbitrer la séance

Le Président ouvre la séance et la clôture. Il s’assure que la session peut régulièrement se tenir et, en cas d’absence du secrétaire du CHSCT, un secrétaire de séance est désigné parmi les élus présents. Le Président déroule l’ordre du jour et distribue la parole.

En cas d’absence du Président, le Président de séance proposé par la Direction pour représenter l’employeur devra être muni d’une délégation du président.

5 – Respecter le droit d’expression de chacun

Le Président veillera également à ce que chaque participant, élu ou invité, s’exprime librement et bénéficie du temps de parole nécessaire. Arbitre des débats, il en assure également la police, en mettant fin par exemple à des propos qui n’ont pas de rapport avec l’ordre du jour, ou en ramenant le calme.

6 – Définir les modalités de vote

Lorsqu’un point nécessite un vote (recours à une enquête ou une expertise par exemple), les modalités de vote seront clairement définies par les membres présents. Le vote peut avoir lieu à main levée ou à bulletin secret. Dans les deux cas, les approbations ont lieu à la majorité des membres présents et les membres appelés à voter sont nommément désignés avant le scrutin, notamment si des suppléants votent en lieu et place de titulaires. Le Président ne peut voter que si la décision concerne le fonctionnement de l’instance (modification de l’ordre du jour, suspension de séance, etc.).

7 – Savoir user de la suspension de séance

Le Président peut décider de suspendre la séance, le temps de se faire préciser des informations par exemple. De la même manière, il peut accepter une demande de suspension de séance de la part des élus, le temps pour eux d’échanger « hors séance », avant un vote par exemple. Le temps dédié à la suspension de séance n’est pas réglementé.

8 – Épuiser l’ordre du jour… pas l’auditoire

La séance ne peut être clôturée qu’à épuisement de l’ordre du jour. C’est le Président qui prononce la clôture de la séance et l’heure de clôture est consignée dans le procès-verbal. Si à l’issue d’une longue journée de réunion, l’ordre du jour n’est pas clos, la séance est suspendue jusqu’à sa reprise dans les meilleurs délais. Pour autant, le Président peut décider de reporter certains points de l’ordre du jour à la prochaine séance ordinaire, notamment s’il n’a pu se procurer les informations nécessaires à leur examen.

Ces règles posées, que vous pourrez partager avec les élus de l’instance, il n’est par ailleurs jamais vain de rappeler en préambule à vos réunions que tout désaccord peut s’exprimer dans le calme. En tant que représentant de la Direction, vous pouvez également insister sur un principe de base : le respect des règles de bienséance entre élus et Direction est un préalable à toute discussion, afin de faire progresser les débats dans l’intérêt de tous ! N’est-ce pas Joseph Kessel qui écrivit « qui exige ou menace perd tout droit à la courtoisie » ? À bon entendeur… et bonne réunion !

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