Quel est le meilleur moment de la journée pour organiser une réunion ?

Vos collègues somnolent en réunion ? Votre chef n’a jamais le temps de rester durant les points que vous présentez ? Changez les horaires !

Nous connaissons tous cette situation rencontrée au détour d’un couloir :

– Michel, quand pouvons-nous nous voir pour discuter du projet Hybride ?

– Quand tu veux. Je te laisse regarder mes disponibilités dans mon agenda et fixer une réunion.

Jean-Claude, père de famille, doit chercher sa fille à 17 h. Michel, son collègue, pense aussi au fait qu’après le déjeuner il somnole toujours un peu. Alors, il lui propose 10 h-11 h, après son premier café. En fait, Michel organise toutes ses réunions à 10 heures, pour s’assurer une meilleure productivité. Mais a-t-il raison ? Ne devrait-il pas au contraire réserver les plages où il est le plus en forme à des tâches qui requièrent une plus grande attention ? En outre, commençant à 9 h 30 et traitant ses mails en ingurgitant sa première tasse, il lui arrive souvent de débarquer en retard en réunion pour gérer les urgences tombées entre 20 h la veille et 9 h le matin. Alors, au début de la séance, il garde un œil sur son Smartphone pour s’assurer que son problème se règle, tout en réservant une oreille à son interlocuteur. La réunion s’achève à 11 h 15 et, dès 11 h 45, ses collègues viennent le voir à tour de rôle pour savoir où il souhaite déjeuner. Résultat, à midi, il a l’impression de n’avoir rien produit de la matinée. Pourvu que personne n’ait organisé de réunion l’après-midi…

Cette situation est-elle une fatalité ? Non ! Est-il possible de procéder autrement pour gérer les impératifs de l’activité et fixer toute son attention sur la réunion ? Oui !

Voici 4 règles à garder à l’esprit lorsque vous planifiez ou que l’on vous propose une réunion.

1.   Réservez la plage où vous êtes le plus frais pour réaliser les tâches les plus importantes et les plus complexes

Nous avons tous des rythmes naturels différents : certains sont productifs très tôt le matin, d’autres en fin de matinée ou de journée.

Destinez les périodes où vous êtes le plus en forme pour le travail complexe qui vous demande le plus d’attention. N’hésitez pas à refuser toute réunion le matin si votre activité nécessite plusieurs heures pour arriver à bout d’une tâche.

Réservez les réunions du matin aux sujets qui nécessitent une participation très active, comme le brainstorming ou votre première présentation d’un projet important.

2.   Organisez les réunions en début ou fin de demi-journée

Ne planifiez pas de séance en milieu de matinée ou d’après-midi. Le résultat est une demi-journée « gâchée ». En effet, avant la réunion, vous n’oserez pas vous lancer dans une tâche ambitieuse. Après, vous ne disposerez plus de suffisamment de temps pour vous plonger dans un dossier long et complexe.

3.   Maîtrisez votre calendrier

Vous êtes le seul à connaître les impératifs liés à votre activité et vos échéances. Si vous gérez un planning de rédacteurs ou de formateurs, par exemple, vous savez que le matin vous risquez de devoir vous occuper des urgences, des retards, des demandes de dernière minute, etc. De même, si vous êtes comptable, vous avez en tête les dates butoirs de remise des bulletins de paie en fin de mois et savez que vous êtes plus disponible les deux premières semaines.

Alors, c’est vous qui décidez quand vous assistez à une réunion. Bien sûr, ne soyez pas dictatorial : si votre rythme naturel entre en conflit avec celui d’autres participants, trouvez un compromis. Néanmoins, respectez toujours la règle no 2 : ne coupez pas une demi-journée en deux. Si vous avez du mal à rester concentré dans les plages de travail qui vous restent, dédiez celles-ci aux tâches peu prioritaires qui nécessitent moins d’attention et traînent dans votre « to do list » depuis trop longtemps.

Si la réunion vous est imposée par votre responsable, n’hésitez pas à lui demander de décaler l’heure pour vous permettre d’être plus efficace dans les tâches qui relèvent plus de votre cœur de métier. Il est dans l’intérêt de tout le monde que vous réalisiez votre activité du mieux possible et que vous soyez attentif pendant les débats. Et non pas préoccupé par tout ce que vous n’aurez pas pu faire.

4.   Réduisez la durée de vos réunions

Vous allez me dire que vous ne pouvez pas organiser toutes vos réunions en début d’après-midi. Ah bon ? Doivent-elles toutes durer 1 heure ? Non : les séances à rallonge ne sont pas une fatalité. Pour ce faire, nous vous avons listé quelques astuces simples.

Des outils pour mesurer le coût d’une réunion

En somme, quel est donc le meilleur moment de la journée pour fixer une réunion ?

Alors, comment aider Michel et Jean-Luc ? On peut leur indiquer que s’ils sont plus productifs le matin, ils devraient réserver la matinée à toutes les tâches qui leur demandent une attention poussée. S’ils terminent tous les deux à la même heure, il est préférable de tenir leurs réunions en fin de journée. Finissant en même temps, ils auront tous les deux à cœur de clore rapidement la séance. En revanche, si leurs journées s’achèvent en décalé, le mieux est d’organiser les réunions tout de suite après le déjeuner. Cela permet à celui qui part plus tard de disposer de plus de trente minutes pour effectuer une tâche avant de rentrer chez lui. Enfin, si possible, ils peuvent faire en sorte que toutes leurs réunions se suivent, afin d’éviter des dizaines de minutes improductives entre chaque séance.

Au final, une seule règle à suivre : discutez des horaires de réunion avec vos collègues. Peut-être que la réunion qui ne vous arrange pas du tout gêne aussi Michel !

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