Trello : pour y voir clair dans la gestion de vos projets

Vous souhaitez y voir plus clair dans l’organisation de votre vie ? Vous êtes face à un gros projet professionnel ou personnel et vous ne savez pas par où commencer ? Trello est l’outil qu’il vous faut pour ne plus vous laisser dépasser. Adieu les post-it qui recouvrent votre bureau pour ne rien oublier, aujourd’hui tout se fait en ligne !

Trello est un outil de gestion de projet que vous pouvez utiliser sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. L’atout principal de ce logiciel est qu’il est très simple d’utilisation et vous permet de suivre pas à pas l’avancée de votre projet ou la gestion de votre « to do list ».

Qui utilise Trello ?

À l’origine, Trello était principalement destiné à la gestion de projet en entreprise, pour résoudre les problèmes de planification. Aujourd’hui, cet outil compte plus de 10 millions d’utilisateurs et pas seulement dans la vie professionnelle. Oui, Trello sert aussi à organiser votre vie personnelle : voyage, mariage, travaux dans la maison, simplifiez-vous la vie en quelques clics !

Comment fonctionne Trello ?

D’abord, vous devez créer des « boards » c’est-à-dire de grandes thématiques de travail ou listes de choses à faire. Personnellement, j’ai plusieurs boards pour mon travail (RH, marketing…), un pour la vie de la maison (administratif, bricolage, jardinage…), et même un autre pour les repas de la semaine (avec des recettes, la liste de courses quotidiennes qui va avec…) ! Besoin d’un peu d’inspiration pour créer des boards ? Trello vous aide.

Ensuite, dans chaque board, à vous de trouver la bonne méthode pour organiser vos différentes listes. Voici quelques options par exemple :

  • créer des listes par catégorie : par exemple, pour la maison, vous pouvez avoir les catégories banque, bricolage, enfants, jardinage, démarches administratives… ;
  • créer des listes par ordre de priorité, quel que soit le domaine concerné : par exemple, en première colonne, vous mettrez les urgences n°1 (crise, problèmes pressants, projets soumis à échéance) puis les urgences n°2 (prévention, approfondissement relations, planification, détente…) et enfin, dans une troisième liste, les sujets « en sommeil » que vous traiterez peut-être un jour, quand vous serez à la retraite !
  • créer des listes par ordre de progression (la méthode Kanban) et déplacer les cartes au fur et à mesure de leur état d’avancement : à faire, à discuter, en cours, à valider, terminé.

Enfin, il ne reste plus qu’à ajouter des cartes dans chaque liste. Et c’est là que les anciens post-it s’accumulaient et prenaient la poussière… Deux conseils pour accroître votre motivation :

  • le titre des cartes doit être court et formulé comme une action : par exemple « créer un compte Trello » (et non pas « compte Trello ») ou «  planifier les briefings du lundi matin ». Oui, psychologiquement, ça fait une différence !
  • si vous choisissez des listes par ordre de progression, n’archivez pas systématiquement les cartes terminées. C’est aussi très motivant de voir la liste « terminé » s’allonger de jour en jour et de mesurer le travail accompli !

Combien ça coûte ?

La version standard est gratuite et vous permet d’avoir accès aux fonctions essentielles de l’outil. Si vous choisissez la version payante, vous aurez accès à d’autres fonctionnalités avancées. Notre conseil : commencez à utiliser Trello en version gratuite. Si vous voyez que cet outil change votre vie, passez à la version payante et découvrez les services supplémentaires.

Vous voulez en savoir plus ?

Voici deux tutoriels qui pourraient vous aider, un en Français et un en Anglais (plus complet). Si vous utilisez Trello tous les jours pour gérer vos tâches professionnelles et/ou personnelles, vous découvrirez de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure. Voici un aperçu assez complet de quelques fonctionnalités qui vous feront gagner du temps.

Il est également possible de lier Trello à d’autres applications comme Dropbox, Evernote, Slack, Gmail, etc.

Pour ne rien oublier, gagner du temps et être moins stressé

Trello vous permet de soulager votre esprit, vous n’avez plus à garder en tête ce que vous devez faire. À partir de maintenant, quand votre conjoint(e) vous dira « demain, fais-moi penser à… », aucune excuse, il/elle n’aura qu’à mettre un rappel dans Trello !

Cet outil vous permet non seulement de créer des listes de tâches, mais aussi d’assigner des utilisateurs, de créer des alertes, de fixer des échéances et de partager des boards avec votre entourage. Il est donc très facile de se partager une liste de tâches entre conjoints ou collègues, de savoir directement qui fait quoi, et de faire avancer les choses dans le bon sens, sans stress !

Sachez également que vous pouvez faire apparaître les boards sous forme de calendrier pour savoir ce que vous avez à faire chaque jour de la semaine. En téléchargeant l’application mobile de Trello, vous pourrez facilement afficher sur la page d’accueil votre liste de choses à faire pour la journée. Désormais, vous n’entendrez plus « désolé, j’ai oublié…», utile non ? Testez Trello et vous nous direz si vous regrettez l’utilisation des post-it !

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