Compte rendu intégral ou flash, quel niveau

Il existe de nombreuses manières de rédiger un compte rendu, dont la qualité peut varier. Cette qualité repose, outre les capacités de rédaction, sur l’adaptation du format choisi au but recherché. Tout le monde n’a pas besoin d’un très long document, de la même manière que la synthèse ne sera pas appropriée à tous les contextes. Voici quelques clés pour sélectionner le format qu’il vous faut. Vous avez défini votre besoin de rédaction et vous avez sélectionné votre prestataire de rédaction. Il vous reste maintenant à définir le niveau de retraitement qui sera utilisé pour les comptes rendus de vos réunions, du résumé très succinct des échanges (le flash) à une retranscription complète d’absolument tout ce qui s’est dit durant la séance. Nous vous présentons ici les différents types de documents qui peuvent vous être proposés et des conseils pour sélectionner la formule qui vous convient.

Les offres sur le marché

La plupart des prestataires proposent plusieurs niveaux de retraitement, codifiés en nombre de pages par heure. Une page est définie comme un ensemble de 410 mots, pour éviter les variations inhérentes à la pagination, à la police de caractères, etc. On trouve d’une part les comptes rendus plus ou moins exhaustifs, présentant un niveau de reformulation plus ou moins élevé selon le format choisi, reprenant l’ensemble des informations et des interventions, et d’autre part les synthèses, qui présentent un résumé pertinent des informations et des interventions les plus importantes, le niveau de synthèse et de reformulation dépendant là encore du format choisi. Différentes sociétés proposent ainsi un volet de documents exhaustifs, avec plusieurs degrés : intégraux, révisés ou optimisés. Les synthèses proposées vont généralement d’une sorte de format standard (d’un volume de 4, 5 ou 6 pages par heure), fréquemment demandé, à des formats intermédiaires, des synthèses courtes (3 pages par heure), des documents flash (2 pages par heure) ou même des relevés de décisions.

En pratique, ce que font les rédacteurs

Pour commencer, les rédacteurs reformulent le discours des orateurs dans la plupart des documents qu’ils produisent – à l’exception du compte rendu intégral – de manière à supprimer toutes les marques de l’oralité : tics de langages, répétitions, hésitations, familiarités. Ces marques ne sont pas nécessaires à la retranscription du sens du discours et nuisent en revanche à l’intelligibilité et à la facilité de lecture du document. Il est donc intéressant de travailler à une reformulation du discours plus adaptée au support écrit, ce qui implique une maîtrise de la langue en matière de syntaxe, d’orthographe ou de lexique. Dans le cas d’une synthèse, le rédacteur retient l’essentiel du discours, la substantifique moelle, pour paraphraser Rabelais. Le sens du discours est préservé, mais tous les éléments accessoires ou anecdotiques sont écartés, au profit d’une reformulation précise, mais plus courte.

Comment faire une bonne synthèse ?

Comment choisir ?

Tout dépend avant tout de l’objectif du compte rendu de votre réunion. S’il s’agit de conserver une trace écrite et détaillée des échanges, pour pouvoir par la suite vous référer à un point précis, vous pouvez davantage vous orienter vers des documents longs. Réfléchissez aux informations dont vous aurez besoin. Prenons l’exemple d’une revue détaillée d’un plan d’action, d’une liste d’équipements ou encore d’une présentation budgétaire. Si les détails de ces discussions vous importent, le format long est plus adapté. Le format long peut également être nécessaire pour répondre à des obligations légales de consignation des débats, ou si vous craignez que le contenu des échanges ne fasse l’objet d’une procédure, par exemple. Les synthèses sont plus indiquées dans deux autres cas :

• Si vous souhaitez communiquer le compte rendu à une audience plus large, n’ayant pas assisté à la réunion : un document très long ne sera jamais lu et il vaut mieux opter pour un format efficace, retraçant les principales idées, chiffres ou faits marquants ;
• Si le document doit servir de référence pour acter les principales décisions prises.

Ajoutons une nuance supplémentaire : si la réunion porte sur un contenu très technique et que le compte rendu est destiné à des techniciens, autant opter pour un format plus long. S’il s’agit de retracer des notions clés auprès de profanes, optez pour une synthèse.

Les reformulations et les synthèses sont-elles fiables ?

C’est parfois une crainte des donneurs d’ordre, qui souhaitent alors que la totalité des propos tenus en réunion ou en conférence soient retranscrits. Pourtant, comme nous l’avons vu plus haut, le discours à l’oral comporte de nombreux éléments inutiles à l’écrit, voire contreproductifs. Si un orateur, grâce au ton employé et à sa gestuelle, peut facilement se faire comprendre alors que son élocution est un peu hésitante, son discours sera peu intelligible s’il est retranscrit en l’état.

Reformulation et synthèse : des documents plus efficaces…

Reformulation et synthèse permettent d’obtenir des documents tout aussi fiables qu’une retranscription intégrale, mais plus faciles et plus rapides à lire, grâce aux qualités suivantes : concision et clarté. À l’inverse, les documents obtenus au moyen d’une retranscription peuvent rassurer ceux qui n’auraient pas confiance dans la compétence des rédacteurs, mais ils sont beaucoup plus volumineux (des dizaines de pages pour une heure de réunion contre quelques pages seulement pour une synthèse) et imposent un exercice de relecture et de correction pour les rendre exploitables. N’oubliez par ailleurs pas que des documents plus courts et plus faciles à lire seront mieux exploités, ce qui peut également être un moyen de limiter le nombre de réunions…

… et des doigts moins douloureux !

Quant aux rédacteurs, ils ont l’avantage de taper moins pour taper mieux, notamment lors de la réalisation d’une synthèse, exercice dans lequel la concentration compense la vitesse de frappe… Alors, compte rendu étendu ou synthèse ?