10 raisons de faire appel à un rédacteur de comptes rendus externe

Un collègue, un ami ou un commercial vous a parlé de l’externalisation de la rédaction de vos comptes rendus de réunion, PV de CSE ou de CA. Vous vous dites que cette tâche chronophage et laborieuse en moins dans votre to-do list vous soulagerait grandement. Mais voilà, même si vous en éprouvez la nécessité, il faut maintenant convaincre votre Direction ou vos collègues élus d’adopter cette solution, alors même qu’ils n’ont pas conscience des difficultés que vous rencontrez. Ne désespérez pas. Nous allons vous donner 10 bonnes raisons de faire appel à un professionnel.

 

 

1 – Qualité

Le rédacteur de comptes rendus externe est un professionnel. Il maîtrise la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe…) et la mise en page (notamment les options avancées de Word). Il vous rend un document dans un français irréprochable, ce qui vous permet de le diffuser immédiatement.

Votre secteur d’activité est particulier ? Ne vous en faites pas. Ses compétences et son expérience lui permettent d’appréhender un large panel de sujets en s’appuyant sur les propos tenus en séance, qu’il approfondit par des recherches sur des sites web vérifiés. Par ailleurs, la variété des profils de rédacteurs qui travaillent pour les sociétés spécialisées comme Codexa permet de trouver la personne idéale pour vous.

2 – Fiabilité

Qu’il s’appuie sur un enregistrement ou uniquement sur une prise de notes, les propos que le rédacteur retranscrit sont exacts. S’il éprouve le moindre doute sur le sens d’une intervention, relève une inexactitude ou s’il n’a pas bien compris quelque chose, il vous le signale pour attirer votre attention sur ce qui nécessite votre œil d’expert.

Le saviez-vous ? Vous avez le droit d’enregistrer une réunion. Découvrez toutes les conditions dans notre article sur l’enregistrement de réunions.

3 – Neutralité

Sa position externe à l’entreprise assure à vos collègues et/ou à votre Direction de rendre un document impartial. Sa présence met un terme aux conflits internes que vous pouvez connaître aujourd’hui.

4 – Rapidité

Son expérience et sa maîtrise des outils informatiques (frappe rapide, Word, etc.) permettent au rédacteur professionnel de vous livrer un compte rendu de qualité en quelques jours, voire quelques heures selon vos besoins.

Vous pourrez valider votre PV ou compte rendu d’une réunion sur l’autre, et le diffuser quand les sujets abordés en séance seront encore d’actualité.

5 – Tranquillité

Aujourd’hui, la transcription de vos réunions est un vrai problème. Leur transcription et leur validation demandent du temps. La tâche est importante et urgente depuis des semaines et vous ne savez toujours pas quand vous allez pouvoir trouver quelques heures pour vous y mettre. Le pire, c’est que plus la réunion date, plus sa rédaction demande du temps. Libérez-vous de cette tâche : votre prestataire la gère tout seul.

6 – Participation active en réunion

Le rédacteur peut assister à votre réunion. Il se charge alors lui-même de réaliser un enregistrement de qualité professionnelle, de noter le nom de chaque intervenant, le résultat des votes et les horaires (ouverture, clôture et suspensions). Vous pouvez alors vous concentrer pleinement sur les débats. C’est d’autant plus important que votre rôle de secrétaire fait généralement de vous le porte-parole de vos collègues.

7 – Simplicité

Vous annoncez la date de la réunion à votre prestataire et, le jour j, votre rédacteur se présente. Il se charge de tout.

Vous n’avez pas besoin de preneur de notes ? Pas de problème : enregistrez la séance avec votre matériel et envoyez audio, liste des présents et ordre du jour à votre rédacteur.

Quelques jours plus tard, votre compte rendu vous parvient dans votre boîte mail.

8 – Disponibilité

Vous avez un empêchement ? Plus besoin de reporter la séance. Vos collègues se chargent d’échanger avec la Direction, pendant que votre rédacteur s’occupe tout seul du compte rendu. Pour les lecteurs, c’est entièrement transparent. Le style, l’exhaustivité et la qualité du document qu’ils recevront seront les mêmes.

Un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE) ou de départs volontaires se met en place dans votre entreprise ? La durée et la fréquence des réunions augmentent ? Pas d’inquiétude. La présence du rédacteur vous permet non seulement de disposer de comptes rendus entre chaque réunion, mais en plus de ne vous préoccuper que de négociations, études de dossiers, etc.

Attention, selon leur taille, toutes les sociétés de comptes rendus ne pourront pas vous assurer une disponibilité aussi flexible. Assurez-vous donc que le nombre de rédacteurs disponibles est suffisant.

9 – Amélioration du taux de lecture

Les sociétés spécialisées comme Codexa ne sont pas que des pourvoyeuses de comptes rendus. Leurs conseillers commerciaux, mais surtout leurs relecteurs (ou contrôleurs qualité, selon les terminologies employées) sont des experts du compte rendu. À partir de la réalité de vos réunions (densité, sujets abordés et besoins), ils pourront vous proposer des améliorations techniques pour faire en sorte que la lecture de vos comptes rendus soit la meilleure.

10 – Rattrapage des transcriptions audio en retard

Pour gagner du temps et rédiger vos comptes rendus quand vous en aurez le temps, vous avez enregistré vos réunions. Malheureusement, vous n’avez jamais trouvé le moment pour les retranscrire. Aujourd’hui, le nombre d’audios en attente commence à être impressionnant. Votre prestataire peut tous les retranscrire sous quelques jours.

Conclusion

Vous voici équipé pour éclairer vos collègues sur les avantages qu’apporterait un rédacteur professionnel à vos réunions.

Vous avez maintenant besoin d’un tarif pour finir de convaincre votre hiérarchie ou les autres élus et montrer que le prix de la prestation est inférieur au temps que vous économisez (votre salaire + la valeur que vous générez en réalisant des projets de plus grande envergure). Dans ce cas, demandez-nous un devis. Chez Codexa, nous sommes experts de la transcription de réunion et de la rédaction de comptes rendus depuis 2007.

Vos collègues doutent encore ? Faites un test sans engagement. C’est encore le meilleur moyen de se décider.

 

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