Comment faire en sorte que vos PV de CE ou CSE

Franck est secrétaire du CE d’une entreprise de 250 salariés. Il rédige lui-même les PV de son instance sur la base des notes qu’il prend en séance. Malheureusement, à chaque approbation, il essuie les mêmes contestations de la part de sa Direction : tel propos n’a pas été dit en séance ou tel autre a été déformé.

Pour régler son problème récurrent, il a pris 2 décisions : enregistrer ses réunions et les faire retranscrire par une société spécialisée.

Découvrez comment cette prestation a non seulement permis à Franck de ne plus subir de contestation de la part de sa Direction, mais lui a aussi permis de gagner du temps.

Décision 1 : enregistrer la réunion

Franck rédige ses comptes rendus et rencontre les mêmes oppositions de sa Direction depuis des mois, quand il découvre qu’il a le droit d’enregistrer une réunion de CE.

Il se dit alors que cette solution facilitera sa rédaction :

1. sa Direction pourra réécouter l’enregistrement, lorsqu’elle contestera un passage
2. il n’aura plus besoin de prendre de notes et passera moins de temps, 2 semaines après la session, à se rappeler les propos qui ont été dits en séance.

Il en parle donc à l’avocate de l’instance. Celle-ci confirme qu’un secrétaire peut enregistrer les séances du CE : en 2016, le législateur a inscrit dans la loi l’autorisation pour le CE de recourir à un prestataire extérieur, comme un sténotypiste ou un rédacteur de comptes rendus de réunion.

Elle ajoute qu’il peut aussi consacrer une partie du budget de fonctionnement du CE à l’externalisation de la rédaction de son PV : des entreprises spécialisées et reconnues le font très bien.

L’idée le tente. Il pourrait non seulement gagner du temps, la rédaction des réunions étant chronophage, mais en plus proposer un compte rendu impartial à sa Direction. Il accepte donc.

Décision 2 : faire appel à un rédacteur professionnel

Après avoir demandé l’autorisation à ses collègues élus, Franck fait appel à Codexa pour rédiger ses PV de CE. Il définit la forme qu’il souhaite pour son compte rendu : style indirect, forme non nominative, synthèse très courte…

La société spécialisée lui prête 2 dictaphones pour enregistrer ses réunions. Elle lui donne aussi accès à une plate-forme sécurisée sur laquelle il déposera les audios, son ordre du jour et la liste des présents.

Le fonctionnement lui paraît simple. Il se lance.

Résultat : un compte rendu validé sans débat

Dès la première réunion, le résultat le convainc. La manipulation des dictaphones est facile. Le processus à suivre pour faire rédiger ses PV est clair. Quelques jours seulement après la réunion, il reçoit le PV écrit comme il l’aurait fait : il retrouve les informations qu’il aurait reprises et ce, dans un français clair.

Une ou deux données nécessitent une correction, parce qu’elles n’étaient pas explicites sur l’enregistrement, mais le compte rendu ne lui demande qu’une relecture avant envoi pour approbation à ses collègues.

La Direction ne trouve rien à redire.

À la séance suivante, le compte rendu est validé sans débat.

En conclusion : simplicité, efficacité et sérénité

Franck a réglé son problème. La Direction ne conteste plus le contenu des PV. Elle qui était plutôt sceptique au départ s’est même déclarée contente de la prestation.

Le secrétaire du CE pensait régler son problème en enregistrant seulement les réunions pour renvoyer la Direction vers les fichiers audio pour appuyer ses propos. En recourant à un prestataire, professionnel et impartial, la Direction n’a pas eu à les écouter. Elle se retrouve fidèlement dans le PV.

Autre gain auquel ne s’attendait pas Franck : il a gagné en temps et en efficacité. Il ne prend plus de notes pendant la séance, ce qui lui permet de se concentrer entièrement sur le débat. Il ne passe plus des heures, sur son temps de travail et ses heures de délégation, à rédiger son compte rendu. Il peut ainsi mieux s’occuper des activités du CE, l’esprit léger.