déléguer la retranscription du PV de CSE, CSSCT ou CSEC
est-ce autorisé ? à qui ?
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- Comment respecter les délais de rédaction de vos PV de CSE, CSSCT ou CSEC ?
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- Confiez la rédaction de votre PV de CSE à une société extérieure
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- Exemple de procès-verbal de réunion (CSE, CSSCT, CE, CHSCT…)
- Les clés d’un procès-verbal de réunion de CSE / CE
- Modèle de compte rendu de CSE, CSSCT ou CSEC
- Modèle de compte rendu de délégués du personnel (DP)
- PV d’enquête CSSCT
- PV de CSE
- PV de CSSCT
- Qu’est-ce que l’IC-CHSCT ?
- Qu’est-ce qu’une DUP (délégation unique du personnel) ?
- Que doit contenir un PV de CSE – CE ou CSSCT ?
- Que faire en cas de conflit dans l’approbation du PV de CSE ?
- Que faire en cas de PV de CSE non approuvé ?
Vous souhaitez déléguer la rédaction du PV de CSE, CSSCT ou CSEC ? Avez-vous le droit de le faire rédiger par une assistante de Direction ou un salarié du CSE ? Quelles sont les autres solutions possible pour la retranscription de votre PV de CSE, CSSCT ou CSEC : sténotypiste, rédacteur indépendant ou agence de rédaction de comptes rendus ? On vous explique les avantages et les inconvénients de chaque solution.
Que dit la loi sur l’externalisation du PV de CSE ?
Le Code du travail inscrit noir sur blanc la possibilité pour l’employeur ou la délégation du personnel d’enregistrer une réunion ou de faire appel à un sténotypiste. Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise ou du comité social et économique, l’employeur ne peut pas s’y opposer. Quand elle est prise par l’employeur, il revient à ce dernier de financer la prestation de rédaction.
« L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L. 2315-34.
Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles.
Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.
Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »
Mais à qui confier la rédaction de votre PV de CSE (anciennement CE) ? Quelles options s’offrent à vous ?
Solution en interne
Un(e) assistant(e) de direction : interdit par la loi
Votre première idée pourrait être de recourir à une aide en interne, par exemple en demandant à votre employeur de confier la rédaction du procès-verbal à un(e) assistant(e) de direction.
Proscrivez cette option : la jurisprudence considère qu’il s’agit d’un délit d’entrave (Cass. crim., 1er déc. 1987, no 85-96.612). L’employeur ne doit pas être impliqué dans la rédaction du procès-verbal.
Un collègue ou un salarié du CSE (anciennement CE)
Rien n’interdit de confier la rédaction à un collègue ou un employé du CSE ou CE.
Avantages : Le salarié ou le collègue connaît parfaitement les enjeux de votre entreprise.
Inconvénients : Si vous proposez cette tâche à un employé occupant déjà d’autres fonctions, la rédaction des comptes rendus, difficile et chronophage, peut prendre du retard et impacter la bonne marche de votre instance. Si vous choisissez de recruter un salarié à temps plein, il doit disposer d’une charge de travail suffisante pour l’occuper tous les jours de l’année. Si vous confiez cette tâche à un collègue du CSE ou CE qui appartient à un syndicat, des contestations peuvent naître des autres syndicats.
Prestation externe
Pour garantir toute impartialité, vous pouvez recourir à une prestation externe financée par votre budget de fonctionnement. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers différents professionnels.
Sténotypie
Le sténotypiste est un professionnel du compte rendu exhaustif. Présent en réunion, il prend en note, sur une machine spécifique (sténotype), les débats aussi rapidement qu’ils sont énoncés. À partir de sa sténographie, il retranscrit ensuite l’intégralité d’une réunion.
Avantages : Le sténotypiste est impartial. Il n’a pas besoin d’enregistrement pour retranscrire un verbatim.
Inconvénients : le sténotypiste ne synthétise pas les échanges pendant la réunion.
Pour en savoir plus sur la différence entre la sténotypie et la rédaction de comptes rendus : Rédacteurs et sténotypistes : quelles différences ?
Rédacteur indépendant
Le rédacteur indépendant est un professionnel du compte rendu exhaustif et de la synthèse. Présent en réunion, il réalise un enregistrement (si possible) et une prise de notes de la réunion à partir desquels il établit un compte rendu plus ou moins synthétique.
Avantages : Le rédacteur est impartial. Il peut vous proposer un enregistrement de la réunion. Son prix est plutôt bas.
Inconvénients : Vous n’êtes pas assuré que le rédacteur indépendant puisse couvrir toutes vos réunions (prévues de longue date ou à la dernière minute). En cas de maladie ou de congé, vous ne disposerez peut-être pas de vos comptes rendus dans les temps.
Société de rédaction de comptes rendus
La société de rédaction met à votre disposition des rédacteurs de comptes rendus exhaustifs et/ou synthétiques. Présents en réunion, ces derniers réalisent un enregistrement (si possible) et une prise de notes de la réunion à partir desquels ils établissent un compte rendu plus ou moins synthétique.
Avantages : La société vous assure un binôme de rédacteurs (un principal et un back-up) qui sont impartiaux et qui peuvent intervenir partout en France. Un service dédié vous garantit une qualité constante de PV en PV. Enfin, il est plus facile pour une société de gérer les réunions prévues au dernier moment.
Inconvénients : Son prix est supérieur à celui du rédacteur indépendant, pour couvrir ses frais de structure.
Quelques conseils complémentaires pour choisir le bon prestataire : Comment sélectionner un prestataire de rédaction ?
Un vote préalable
Quelle que soit la solution retenue, l’intervention d’une tierce personne pour la rédaction du compte rendu de réunion doit être approuvée par la majorité de l’instance – hors président de l’instance et suppléants.
Cas spécifique de la CSSCT (anciennement CHSCT)
En France, la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) joue un rôle crucial dans les entreprises pour traiter des questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Concernant l’obligation de rédiger un PV de CSSCT, voici notre réponse : PV de CSSCT : sont-ils obligatoires ?
En conclusion
Vous avez le choix de faire rédiger vos procès-verbaux de CSE ou CSSCT par un sténotypiste, un rédacteur indépendant ou une société de rédaction, selon vos impératifs et vos budgets.
Si vous optez pour cette dernière solution, notre article Rédaction de comptes rendus : définissez votre besoin vous guidera dans vos premières démarches.
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