Enregistrer une réunion de CSE

quelles sont les règles ?

Comment mettre en place l’enregistrement du CSE ?

L’article D2315-27 du Code du travail prévoit la possibilité d’enregistrer une réunion du Comité social et économique (CSE). La question ne se pose donc pas pour cette instance.

« L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L. 2315-34.
Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles.
Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.
Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »

Cette décision doit donc relever d’un vote à la majorité des élus titulaires du CSE.

La Direction ne peut pas s’opposer à l’enregistrement des réunions de CSE. Toutefois, elle pourra parfois vous demander de couper les enregistrements lorsqu’elle abordera des sujets confidentiels qui, a priori, s’ils ne sont pas enregistrés, devraient également ne pas apparaître dans le PV de CSE. Les représentants du personnel sont bien sûr soumis à un devoir de confidentialité mais, pour assurer un dialogue social constructif, il est de bon sens de couper l’enregistrement lorsque cela est demandé.

Il est conseillé que ce choix fasse l’objet d’une inscription dans le règlement intérieur du CSE. Ce document traitera également des questions matérielles en découlant.

Pour les autres instances représentatives du personnel (CSSCT, CSEC, etc.), il suffit d’inscrire à l’ordre du jour la consultation de l’instance sur le principe d’enregistrer les séances en vue d’en établir le compte rendu.

Quels sont les risques encourus si vous enregistrez une réunion sans y être autorisé ?

La loi est claire : l’enregistrement de quelqu’un, pour quelque raison que ce soit, ne peut se faire sans son accord. Il faut donc informer les personnes qui seront enregistrées, leur en expliquer l’objectif et avoir leur autorisation, même présumée.

« Est puni d’un an d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende le fait, au moyen d’un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l’intimité de la vie privée d’autrui :
1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel ;
2° En fixant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de celle-ci, l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé.
Lorsque les actes mentionnés au présent article ont été accomplis au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y soient opposés, alors qu’ils étaient en mesure de le faire, le consentement de ceux-ci est présumé.
Article 226-1 du Code pénal

De fait, vous avez le droit d’enregistrer une conversation téléphonique, un entretien, une réunion de travail… tant que tous les participants en sont informés et ne s’y opposent pas formellement.

Ainsi, on peut considérer que poser des micros sous le nez des intervenants suffit pour informer ces derniers de la réalisation d’une captation sonore. S’ils ne manifestent pas leur refus, leur silence vaut acceptation.

Qui a accès aux enregistrements des réunions de CSE ?

L’application première de cet enregistrement est d’ordre pratique : faciliter la rédaction du procès-verbal de l’instance. En revanche, les audios ne sont pas destinés à être produits publiquement aux salariés.

L’employeur peut en effet, au cours de ces réunions, délivrer des informations présentées comme sensibles et confidentielles et il lui est tenu d’en faire clairement mention avant la présentation de ces données. Cette obligation de discrétion oblige à ne pas divulguer par la suite les informations revêtant un caractère confidentiel (article L2315-3 du Code du travail).

Le secrétaire est seul responsable de cet enregistrement et ne doit en aucun cas y donner accès pour une autre raison que la rédaction du compte rendu. Une réécoute est possible en sa présence dans ce cadre, et uniquement par les participants à la réunion.

Un enregistrement audio peut-il servir de preuve ? Faut-il absolument faire un procès-verbal ?

Dans le cadre d’une IRP (CSE, CSSCT, CSEC…), la loi impose l’établissement d’un procès-verbal, rédigé et voté par le secrétaire. En vous contentant d’un enregistrement, non seulement vous ne respectez pas le Code du travail, mais en plus vous allez à l’encontre de la CNIL.

Selon les directives de la CNIL, l’enregistrement des réunions, y compris celles du CSE, doit respecter le cadre légal de la protection des données personnelles. Ainsi, l’enregistrement doit avoir une finalité claire et légitime, et ne doit être conservé que pendant une durée nécessaire à cette finalité.

En conséquence, dans le cadre de l’enregistrement d’un CSE, on peut considérer que les enregistrements audios doivent être détruits dès l’approbation du procès-verbal de la réunion pour lequel ils ont été réalisés.

En outre, le compte rendu permet de mettre d’accord les participants à une instance sur les mots employés. Ce document, adopté par tous, peut servir de preuve incontestable dans un tribunal en cas de conflit.

Il permet également aux personnes n’ayant pas assisté à une séance de plusieurs heures de prendre connaissance en quelques minutes de la substance des débats.

Enfin, la qualité des enregistrements n’étant pas toujours optimale, l’écrit gomme toutes les interférences nuisibles à une captation sonore.

Pour en savoir plus sur l’enregistrement d’une réunion de CSE : Astuces pour réaliser un bon enregistrement de réunion.

En somme

Oui, vous avez le droit d’enregistrer une réunion de CSE pour en établir le compte rendu à condition d’avoir obtenu l’accord de la majorité des élus du CSE.

S’il s’agit d’un autre type de réunion professionnelle (bureau, groupe de travail, commission…), vous devez en informer les participants et obtenir leur permission, même présumée.

Pour le cas des IRP (CSE, CSSCT, CSEC…), veillez à bien faire voter le principe d’enregistrement et à inscrire dans votre règlement intérieur les conditions d’utilisation, les droits d’accès et d’opposition.

Enfin, la captation sonore ne suffit pas. Pour les IRP, la loi impose l’établissement d’un procès-verbal : vous ne pouvez donc pas y couper. En outre, la rédaction elle-même permet de mettre d’accord tous les participants sur les mots qui ont été employés et leur sens, mais aussi de proposer un compte rendu adapté à ses destinataires.

Par ailleurs, vous avez également le droit de déléguer la rédaction de votre compte rendu à une société extérieure, voire l’enregistrement de la séance.

La législation et votre budget de fonctionnement vous permettent de recourir aux services d’un prestataire spécialisé dans la rédaction. Vous vous assurez ainsi de disposer d’un PV de qualité professionnelle toujours approuvé dans les délais et sans contestation.

Sachez enfin que si l’enregistrement de la réunion de CSE n’est pas envisageable, il est possible de recourir à un prestataire externe qui effectuera une rédaction du PV de CSE sans enregistrement.