Comment respecter les délais de diffusion de

Le procès-verbal d’IRP (CE, CSE, CA, CT…) est un document à forte valeur ajoutée. Il contribue notamment à la communication des actions de la Direction et des élus auprès des salariés.

Or cette communication est pertinente uniquement si la diffusion dudit PV se fait dans un temps suffisamment rapproché de la réunion. Cela explique la décision du législateur de fixer un délai de communication de 15 jours calendaires.

Pour respecter ce délai de diffusion, trois options s’offrent à vous :

• négocier un délai supplémentaire avec votre employeur
• négocier davantage de crédits d’heures ou de subventions CE/CSE
• confier la rédaction des comptes rendus à un professionnel.

Rallongez le délai de diffusion

Si vous êtes un CE ou un CSE, la première solution qui s’offre à vous est de rallonger le délai de diffusion. Il est vrai que le législateur a prévu 15 jours calendaires dans son décret (art. D. 2325-3-2). Cependant, celui-ci est seulement pensé comme un délai à appliquer à défaut d’accord trouvé entre l’employeur et l’instance.

Vous trouverez plus d’informations dans notre article consacré aux délais de diffusion des PV d’IRP.

Négociez plus d’heures de délégation

Même si vous disposez d’un délai plus long pour rédiger votre PV, c’est parfois le temps qui vous manque, entre la gestion du CE ou CSE, et votre propre métier. Certains élus trouvent du temps sur leur vie personnelle, mais cette situation a des limites.

Dans ce cas, n’hésitez pas à négocier plus d’heures de délégation. Le passage au CSE peut être le bon moment pour en rediscuter.

Comité social et économique : la place faite à la négociation

Externalisez la rédaction de comptes rendus

Bien que certains employeurs comprennent l’importance d’un bon dialogue social et savent que celui-ci passe par leurs représentants du personnel, il n’est pas toujours possible d’obtenir davantage d’heures de délégation.

Les ordonnances Macron parues fin 2018 en sont le reflet : nous tendons vers de moins en moins d’heures de délégation.

Et même si vous arrivez à en obtenir quelques-unes en plus, ce ne sera pas forcément suffisant pour retranscrire des comptes rendus qui peuvent demander plusieurs jours de travail de retranscription.

Ne vous inquiétez pas : vous pouvez recourir aux services d’un prestataire de rédaction de comptes rendus. Celui-ci retranscrira votre réunion à partir de l’audio que vous lui enverrez ou que celui-ci réalisera directement dans vos locaux.

C’est le choix qu’a fait une régie de traitement des déchets du sud de la région francilienne pour son conseil d’administration (CA). Face à une charge de travail devenue trop importante après le départ d’une collègue, l’assistante administrative a décidé de confier la retranscription de ses CA à Codexa. Elle peut ainsi concentrer toute son énergie à des tâches essentielles pour son entreprise et faire approuver ses PV lors de la session suivante.

Si vous êtes un CE ou un CSE, vous pouvez parfaitement prendre en charge cette prestation sur votre budget de fonctionnement.

Lisez notre cas client consacré à cette régie de traitement des déchets.

En conclusion

Écrire ses PV entre 2 dossiers ou la veille de la réunion où il doit être approuvé est compliqué. Cependant, il existe des solutions.

Comme nous avons pu le voir, le législateur a prévu un délai relativement court pour s’assurer que les PV soient diffusés à un moment où leur lecture fera encore sens pour les salariés. Cependant, vous avez parfaitement le droit, et c’est plus que recommandé, de négocier un délai supplémentaire pour faciliter leur rédaction, par vous ou votre prestataire.

Vous pouvez également négocier plus d’heures de délégation. Malheureusement, la tendance est plutôt à leur baisse.

Enfin, votre budget de fonctionnement vous permet de recourir aux services d’un prestataire spécialisé qui rédigera le document le plus adapté à votre besoin et le livrera en respectant vos délais.