Confiez la rédaction de votre PV de CSE à une société extérieure

Le Code du travail impose au secrétaire du CSE de rédiger un procès-verbal des séances plénières de l’instance. Ce dernier est essentiel à la bonne communication des actions de la Direction (projets en cours, éléments économiques et sociaux…) et des élus (avis, déclarations, œuvres sociales et culturelles…).

Cependant, sa rédaction est fastidieuse et demande du temps, alors même que vous ne disposez que de 15 jours pour les rédiger et d’un crédit d’heures de délégation limité.

Dès lors, confier sa rédaction à une société extérieure devient une nécessité.

Dans cet article, je vous présenterai les avantages d’une telle prestation et ce que vous pouvez faire pour vous assurer un mandat en toute sérénité.

Pourquoi recourir à une société extérieure pour rédiger vos PV de CSE ?

En confiant la rédaction de vos PV à un prestataire spécialisé, vous vous dégagez du temps pour vous occuper de vos autres devoirs en tant qu’élus du CSE, comme la billetterie et la préparation des séances plénières, sans empiéter sur votre activité professionnelle.

Vous vous assurez aussi de disposer d’un PV de qualité professionnelle toujours approuvé dans les délais et sans contestation.

Que dit la loi en la matière ?

Le métier de rédacteur de comptes rendus n’est pas nouveau. Il est né au début des années 1990 pour accompagner les élus du CE qui avaient du mal à rédiger des comptes rendus clairs, simples et dans un français irréprochable.

Bien qu’aucune loi n’autorisait explicitement les élus à recourir à ces prestations, de nombreuses Directions acceptaient cette aide, car elle permettait de diffuser des PV impartiaux dans des délais courts.

Pour aider le secrétaire du CE à mener son mandat en toute tranquillité, le législateur a depuis inscrit dans la loi la possibilité pour le CE de se faire aider par un professionnel de la rédaction.

Le décret 2016-453 du 12 avril 2016 spécifie que le CE peut recourir à un enregistrement de ses sessions auquel l’employeur ne peut s’opposer, sauf cas exceptionnel.

Art. D. 2325-3-2.-L’employeur ou la délégation du personnel au comité d’entreprise peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d’entreprise prévu à l’article L. 2325-20.

Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2325-5 et qu’il présente comme telles.

Les ordonnances Macron qui mettent en place le CSE n’abrogent pas ce décret. En tant que délégation du personnel au Comité social et économique, vous disposez donc des mêmes droits.

Les préalables à respecter

Choisir le prestataire

Pour vous assurer un mandat en toute sérénité, nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à votre prestataire. Bien sûr, le tarif est un élément primordial, surtout si votre CSE dispose d’un budget de fonctionnement limité.

Cependant, prenez le temps d’évaluer la pertinence du devis :

  • un indépendant pratique des prix bas, du fait de ses faibles coûts de structure. En revanche, il est peut-être moins disponible pour une urgence ou une réunion de dernière minute
  • une grosse société est plus disponible. Néanmoins, son grand nombre d’interlocuteurs internes peut limiter les demandes particulières et augmenter les risques de variation en qualité d’une réunion sur l’autre
  • une société à taille humaine comme Codexa allie disponibilité et écoute de vos demandes. Toutefois, son coût peut être supérieur à celui d’un indépendant.

Nous vous expliquons tout dans notre article consacré aux personnes qui peuvent vous remplacer pour la rédaction de vos PV d’IRP.

Voter son choix en séance et inscrire son fonctionnement dans le règlement intérieur

Pour éviter toute contestation ultérieure sur l’externalisation de la retranscription de vos PV ou le choix du prestataire, nous vous conseillons de les approuver formellement en séance plénière.

De même, inscrivez dans votre règlement intérieur le fait que les séances sont enregistrées. Précisez qui a accès aux audios, qui reçoit le PV pour validation, etc.

Vous avez encore un doute ? Testez la rédaction d’un PV avant de prendre une décision

Le PV est capital pour le fonctionnement du CSE, notamment parce qu’il a une haute valeur juridique. Alors, confier sa rédaction à une personne extérieure à l’entreprise peut être source d’inquiétude.

Pour lever vos derniers doutes, demandez une « prestation test ».

Chez Codexa, comme nous estimons que chaque compte rendu doit satisfaire son destinataire, nous n’appliquons pas de durée d’engagement. Mais ce n’est pas le cas de tous nos confrères. Demandez alors à la société de votre choix un test sur une réunion pour évaluer la qualité de son service.

© Photo de Matic Kozinc sur Unsplash

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