Enregistrer une réunion

avez-vous le droit et à quelles conditions ? que dit la CNIL ?

Est-ce légal d’enregistrer une réunion ?

L’enregistrement d’une réunion professionnelle est légal sous réserve de respecter certaines conditions.

En France, la loi interdit d’enregistrer une conversation à l’insu de ses participants. L’article 226-1 du Code pénal prévoit que l’enregistrement d’une personne à son insu, sans son consentement, est passible de sanctions. Ainsi, enregistrer une réunion sans autorisation explicite des participants constitue une infraction.

« Est puni d’un an d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende le fait, au moyen d’un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l’intimité de la vie privée d’autrui :
1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel ;
2° En fixant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de celle-ci, l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé.
Lorsque les actes mentionnés au présent article ont été accomplis au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y soient opposés, alors qu’ils étaient en mesure de le faire, le consentement de ceux-ci est présumé.
Article 226-1 du Code pénal

Cela s’applique à tous les types de réunions : réunion de travail, entretien individuel, formation ou commission. Si vous prévoyez d’enregistrer une réunion, il est primordial d’informer les participants à l’avance et d’obtenir leur accord.

Que dit la CNIL sur l’enregistrement audio ou vidéo d’une réunion ?

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) réglemente l’utilisation des données personnelles en France, y compris les enregistrements audios et vidéos. Voici ses directives :

Information des participants : L’enregistrement d’une réunion professionnelle doit être porté à la connaissance des participants avant le début de la réunion, qu’elle ait lieu en présentiel ou en visioconférence.
Consentement explicite : Les participants doivent donner leur accord pour être enregistrés. En cas de refus, des alternatives (prises de notes uniquement) doivent être envisagées.
Proportionnalité : L’enregistrement doit répondre à un objectif légitime (exemple : faciliter la retranscription du compte rendu) et ne pas être excessif.
Protection des données : Les enregistrements audios et vidéos sont considérés comme des données personnelles et doivent être stockés de manière sécurisée. Ils ne doivent pas être conservés au-delà de la durée nécessaire, c’est-à-dire a priori uniquement le temps de rédiger le compte rendu de réunion.

Que vous réalisiez l’enregistrement d’une réunion en présentiel ou en visioconférence, les règles sont les mêmes. Tout enregistrement doit respecter les principes du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Comment obtenir l’autorisation des participants pour enregistrer une réunion ?

Obtenir l’accord des participants est une étape cruciale avant de procéder à l’enregistrement d’une réunion. Voici comment procéder :

Informer les participants avant la réunion : Mentionnez dans l’ordre du jour ou dans l’invitation que la réunion sera enregistrée.
Expliquer les raisons : Justifiez l’enregistrement (par exemple : faciliter la rédaction d’un compte rendu ou permettre une retranscription précise des débats).
Recueillir le consentement : Demandez un accord explicite, par écrit ou verbalement, avant le début de la réunion.
Mentionner l’enregistrement au début de la réunion : Pour s’assurer que tout le monde est bien informé.
Offrir des alternatives : Si un participant refuse, prévoyez une solution alternative, comme la prise de notes uniquement.

Un enregistrement réalisé sans accord explicite expose l’organisateur à des poursuites pénales.

Comment enregistrer une réunion efficacement ?

Pour réussir l’enregistrement d’une réunion professionnelle, voici quelques bonnes pratiques :

Choisir le bon équipement : Un dictaphone de qualité ou un logiciel d’enregistrement sur ordinateur ou smartphone. Privilégier un micro omnidirectionnel pour capturer toutes les voix dans une salle.
Placer le matériel au centre de la salle : Assurez-vous que l’enregistreur est placé à un endroit stratégique, à égale distance des participants.
Tester avant la réunion : Vérifiez que l’appareil fonctionne correctement et que la qualité sonore est optimale.
Respecter la discrétion : Utilisez un appareil peu intrusif pour ne pas perturber les participants.
Protéger l’enregistrement : Transférez rapidement les fichiers audio vers un espace de stockage sécurisé et effacez l’enregistrement de l’appareil d’origine.

Pour en savoir plus sur l’enregistrement d’une réunion de CSE par exemple : Astuces pour réaliser un bon enregistrement de réunion.

Pourquoi est-il important d’enregistrer une réunion pour en rédiger le compte rendu ?

L’enregistrement d’une réunion présente plusieurs avantages pour la rédaction d’un compte rendu professionnel :

Précision : Un enregistrement garantit que tous les points abordés sont fidèlement retranscrits.
Objectivité : Il permet de revenir sur les débats pour éviter toute interprétation personnelle ou omission.
Gain de temps : Le rédacteur peut se concentrer sur la qualité de l’analyse plutôt que sur la prise de notes exhaustive en temps réel.
Archivage : L’enregistrement constitue une preuve en cas de litige ou de vérification des décisions prises.
Accessibilité : Pour les participants absents, un enregistrement permet une retranscription exacte des discussions.

Cependant, il est essentiel de garantir la confidentialité des données enregistrées pour rester en conformité avec le RGPD.

En somme

Enregistrer une réunion professionnelle est une pratique utile pour assurer la précision des comptes rendus et l’archivage des débats. Cependant, cela doit être fait dans le respect de la loi et des règles de la CNIL. En obtenant l’accord des participants et en garantissant la sécurité des données, l’enregistrement devient un allié indispensable pour une gestion professionnelle efficace.

Pour aller plus loin, Codexa vous accompagne dans la rédaction de vos comptes rendus et synthèses en toute conformité avec les règles en vigueur.

Nous sommes à votre disposition pour vous expliquer tout ce que vous avez à gagner à faire appel à un rédacteur professionnel pour la rédaction de vos comptes rendus de réunions professionnelles.