Comment faire un compte rendu de CSE ?

Vous venez d’être élu secrétaire du comité social et économique (CSE). En tant que tel, de nombreuses responsabilités vous incombent, parmi lesquelles la rédaction des procès-verbaux (PV) de réunions. Mais vous entendez aussi parler de comptes rendus. Vous êtes perdu. Non seulement l’écriture n’est pas votre métier, mais en plus la subtilité juridique en la matière vous échappe. Compte rendu et procès-verbal sont-ils la même chose ? Quelles sont vos obligations en la matière ?

Comme nous sommes experts dans la rédaction de comptes rendus depuis 2007, nous allons vous aider. Nous éclaircirons la différence entre PV et compte rendu. Puis, nous reviendrons en détail sur les obligations légales : qui le rédige, le délai imposé et sa méthode de diffusion. Enfin, nous vous donnerons toutes les clés pour le réussir du premier coup.

Compte rendu ou procès-verbal ?

Le procès-verbal est un rapport de réunion dont le Code du travail impose la rédaction (article R2315-25). Celui-ci doit au moins reprendre « le résumé des délibérations du comité ».

Un compte rendu est un rapport de réunion généralement relativement long qui reprend toutes les interventions tenues en réunion, de manière intégrale ou succincte.

À défaut d’accord, le procès-verbal peut se limiter à un relevé de décisions. Cependant, pour mieux communiquer sur les actions du comité, le procès-verbal peut être un compte rendu complet.

Qui rédige le compte rendu ?

Le compte rendu relève de l’entière responsabilité du secrétaire du CSE (article R2315-25). Néanmoins, il peut se faire aider par un tiers. Attention, comme nous l’avons expliqué dans un article listant les personnes qui peuvent s’occuper de la rédaction du PV à votre place, un membre de la Direction ne peut pas s’en charger.

Quel délai est imposé ?

Avec les ordonnances Macron, la place est faite à la négociation. Vous avez tout intérêt à négocier un délai suffisamment large avec votre employeur pour vous laisser le temps de le rédiger, de le relire et de le faire valider par vos collègues. En effet, si vous n’arrivez pas à vous mettre d’accord, la loi fixe un délai de 15 jours au secrétaire pour remettre le compte rendu à l’employeur.

Comment rédiger un compte rendu de CSE ?

Avant la réunion

La première étape est pour vous de déterminer la longueur de votre compte rendu. Souhaitez-vous un document en langage soutenu ? Qui écarte les répétitions ? Préférez-vous une synthèse ? Discutez de ces points avec vos collègues, car ils sont déterminants pour leur satisfaction. Un document court a plus de chance d’être lu par ceux qui n’assistent pas aux réunions, mais peut frustrer ceux qui y ont participé et qui ne retrouveraient pas toutes leurs interventions. Or s’ils ne sont pas satisfaits, ils risquent de ne pas approuver votre compte rendu.

La seconde étape est de définir si votre document est nominatif ou non. Elle est cruciale, car elle déterminera votre prise de notes en séance.

Enfin, préparez un modèle. Dans celui-ci, prévoyez d’inscrire :

• le type d’instance
• la date et les horaires de la réunion
• le lieu où elle se tient
• la liste des présents, absents, voire excusés
• l’ordre du jour, sous forme de table des matières.

La veille de la réunion, faites de ce modèle une trame. Insérez-y :

• la date de la réunion
• l’horaire de début
• l’ordre du jour dans les titres du document.

Pendant la réunion

Si aucun collègue élu ne s’y oppose, enregistrez la réunion. Votre employeur ne peut s’y opposer (article D2315-27). Si possible, prenez des notes, avec le nom des intervenants si votre document est nominatif. Cela vous permettra d’avoir un minimum d’informations dans le cas où vous rencontreriez un problème d’enregistreur. En outre, vous pourrez plus facilement en déléguer la rédaction si vous ne trouvez pas le temps de le retranscrire.

Faites au plus simple pendant la réunion : utilisez des abréviations pour gagner du temps, ne prenez pas en notes des informations qui ne figureront pas dans votre compte rendu final et ne recopiez pas les éléments présents dans des éléments supports à votre disposition.

Si des PowerPoint sont diffusés, récupérez-les immédiatement. Vous pourrez faire des copiés-collés des présentations. N’attendez pas : selon les agendas de chacun, il pourrait se passer un certain temps avant de les recevoir par mail.

Après la réunion

Ne tardez pas à vous mettre sur votre compte rendu. Le plus tôt vous le ferez, le plus simple l’exercice sera. La réunion étant encore fraîche dans votre mémoire, sa retranscription sera plus rapide.

Si vos notes ne suffisent pas, selon la qualité de votre prise de notes ou la longueur désirée du document final, vous devrez réécouter la bande pour retranscrire les interventions les unes à la suite des autres.

Pour gagner du temps, vous pouvez annexer les documents supports et ne pas reprendre les présentations.

Utilisez un style simple, avec des phrases composées de sujet-verbe-complément.

Enfin, relisez-vous à tête reposée, puis faites-vous relire par une personne qui n’a pas participé à la réunion.

Conclusion

La loi impose uniquement l’établissement d’un PV pour le CSE. Néanmoins, pour améliorer la communication et le dialogue social dans l’entreprise ou vous assurer de retracer l’intégralité des débats si vous devez un jour rappeler des propos tenus en réunion, vous avez le droit de réaliser un compte rendu.

Contrairement au PV, celui-ci n’est régi par aucune obligation. N’importe qui peut le rédiger. Aucun délai n’est imposé. Vous avez le droit de le diffuser ou non.

Même si vous êtes entièrement libre en la matière, si vous décidez de rédiger un compte rendu, nous vous conseillons de fixer ces éléments dans votre règlement intérieur.

Comme la rédaction d’un compte rendu est longue et fastidieuse, vous pouvez en confier la charge à un prestataire. Depuis 2007, Codexa accompagne de nombreuses IRP pour leurs PV et leurs comptes rendus de séances plénières ou de commissions. Découvrez nos services.