Comment rédiger un compte rendu

Votre entreprise vient de mettre en place son premier CSE. Elle a également constitué une Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), parce qu’elle est classée Seveso seuil haut, qu’elle compte plus de 300 salariés ou qu’elle a négocié sa mise en place pour poursuivre le travail du CHSCT. Et vous avez été élu secrétaire de l’instance. En tant que tel, vous devez vous occuper de la rédaction de ses comptes rendus. Mais comment faire ?

Experts de la transcription de réunions, nous allons vous donner les clés pour réussir à coup sûr votre premier document. Avant, nous vous expliquerons la différence entre procès-verbal et compte rendu, et nous verrons s’il est obligatoire ou non.

Procès-verbal ou compte rendu ?

La CSSCT est une commission à part entière, comme les commissions formation ou économique. De la même manière, elle est exempte de procès-verbal. Ses membres peuvent néanmoins décider de diffuser un compte rendu. Le contenu est le même, c’est-à-dire une synthèse des échanges tenus en réunion, seul le nom change.

Qui le rédige ? Comme pour les autres commissions, un secrétaire est élu. Il devient alors responsable du compte rendu. Cependant, il n’est pas dans l’obligation de le rédiger lui-même. Il peut faire appel à des rédacteurs professionnels qui s’en chargeront pour lui.

Est-il obligatoire ?

Non, mais il est fortement recommandé pour éviter d’allonger sans fin la durée des CSE et de répéter les sujets en séance plénière.

Lu ou non en CSE, il permettra d’informer les élus absents de la commission des débats qui ont lieu avec la Direction, l’inspecteur ou le médecin du travail.

Méthodologie de la rédaction

Pour réaliser un compte rendu de qualité, suivez les 4 étapes suivantes.

Format

Tout d’abord, définissez votre « format », c’est-à-dire le niveau de détail que le compte rendu devra reprendre : exhaustif ou synthétique. La décision est très importante, car elle influe sur la lisibilité et le travail que vous aurez à mener en séance. En effet, plus un compte rendu est long, moins il sera lu par vos collègues, et plus vous aurez de contenu à transcrire, plus le recours à l’enregistrement audio sera capital.

Pour éviter tout conflit ultérieur, mettez-vous d’accord avec vos collègues de l’instance et entérinez la décision commune par un vote inscrit… dans votre compte rendu !

Modèle

Une fois la longueur du document déterminée, fixez la présentation du compte rendu. Le plus simple est de reprendre celle du CSE, pour avoir une unité dans les documents et faciliter la lecture.

Ce document devra reprendre les éléments suivants :

• Jour
• Date
• Heure
• Présents/absents
• Ordre du jour, en reprenant les points abordés et ceux qui auront été reportés si c’est le cas
• Résultat des délibérations
• Déclarations lues en séance.

Déterminez si le compte rendu reprendra le nom des intervenants ou non.

Avant chaque séance, faites de ce modèle une trame :

• transformez les points de votre ordre du jour en titres sous lesquels vous insérerez le détail des délibérations
• préparez votre liste des participants/présents
• inscrivez les phrases types que vous devrez écrire, comme les résultats des votes, etc.

Prise de notes et enregistrement

Le jour j, si vous le pouvez, enregistrez la séance. Dans tous les cas, prenez des notes – surtout si votre compte rendu doit faire apparaître le nom des locuteurs à chacune de leur intervention. Reprenez le détail des échanges de manière télégraphique dans la trame préparée en amont.

Si vous ne pouvez pas enregistrer, reprenez toutes les informations qui devront apparaître dans le document. Ne perdez pas de temps à recopier le contenu des présentations. Faites des renvois à des numéros de page et indiquez seulement le contenu à ne pas reprendre ou les précisions nécessaires. Pour les débats, sans enregistrement, vous ne pourrez pas prendre le détail des échanges. Écoutez ce que dit une personne avant de prendre des notes. N’interprétez jamais ce qui est dit. Si vous avez un doute sur le sens des propos d’un membre, demandez-lui immédiatement de clarifier ses propos. Plus tard, ce sera trop tard.

Rédaction

Le plus rapidement après la réunion, quand les débats sont encore frais dans votre esprit, mettez vos notes au propre.

Si vous devez réaliser un document exhaustif, vous devrez réécouter entièrement l’enregistrement pour rédiger le compte rendu, phrase après phrase. Pour information, comptez un jour pour rédiger une heure d’audio.

Si votre document doit être synthétique et que vous avez réalisé une prise de notes plutôt complète, n’écoutez pas l’enregistrement en intégralité. Avancez par bonds sur la bande pour ajouter les éléments qui manquent.

Conclusion

La rédaction de votre compte rendu n’est pas compliquée. Elle demande seulement de l’organisation en amont, beaucoup de temps et d’énergie après la séance.

Si vous en manquez, parce que vos heures de délégation sont limitées, vous pouvez utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour faire rédiger vos comptes rendus par un professionnel.

Codexa, spécialiste des PV d’IRP depuis 2007, peut vous aider. Echangeons ensemble.