Un prestataire externe permet d’assurer un processus plus serein.
La Caisse d’allocations familiales du Rhône est un organisme à compétence départementale chargé de verser aux particuliers des prestations financières à caractère familial ou social, dans des conditions déterminées par la loi
Pour la rédaction de ses procès-verbaux de réunions de CSE, la CAF du Rhône a choisi Codexa. Faire appel à un prestataire externe permet, selon la Directrice adjointe, « de se focaliser exclusivement sur la préparation de la réunion et d’assurer l’après plus sereinement, grâce à la rapidité d’exécution du compte rendu. »
L’un des avantages proposés par Codexa est un espace Extranet sécurisé, dédié aux préparations des réunions et aux transmissions de documents : « cela facilite beaucoup les échanges. »
L’approbation des procès-verbaux s’en trouve fluidifiée.
« Les procès-verbaux sont rendus bien en amont de la réunion suivante, dans des délais permettant la plupart du temps une validation par chacun des agents. »
Ces délais sont calculés en fonction de la durée de la réunion, dans une discussion entre Codexa et le client ouvrant à certains ajustements. En effet, si un point à l’ordre du jour requiert une transmission urgente, le rédacteur peut rédiger un extrait de procès-verbal dans des délais très brefs.
Codexa dédie un binôme de rédacteur à cette mission.
« Le fait que ce soit souvent le même intervenant qui assiste aux réunions permet une connaissance progressive des thèmes abordés, des participants aux réunions, des contraintes et des habitudes pour la restitution de la réunion. »
Afin de conforter la qualité de la prestation, la CAF du Rhône a souhaité recourir à un même intervenant, point sur lequel Codexa s’est montré réactif.
Cette réactivité immédiate de la production pour des demandes particulières ou des ajustements est l’un des points forts de cette relation de travail.
« La réactivité de Codexa permet des échanges fluides et le service rendu, un gain de temps dans la réalisation des procès-verbaux. »
