La réponse pertinente à un appel d’offres multiple pour différentes instances.
L’université Paris-I Panthéon-Sorbonne est un établissement d’enseignement supérieur français, spécialisé dans les domaines des sciences économiques et de la gestion, des arts et des sciences humaines, du droit et de la science politique. Elle accueille aujourd’hui environ 45 200 étudiants, dans le Quartier latin de Paris, mais également dans plus d’une vingtaine d’antennes au sein de quatre autres arrondissements parisiens ainsi qu’en Egypte et en Roumanie.
L’université Panthéon-Sorbonne fait appel à Codexa pour la rédaction des procès-verbaux d’instances telles que le conseil d’administration, la commission de la recherche, la commission de la formation et de la vie universitaire, le conseil académique. Ces instances sont reliées entre elles : la commission de la recherche du conseil académique répartit par exemple l’enveloppe des moyens destinée à la recherche telle qu’allouée par le conseil d’administration.
« Au vu de la quantité des missions requises, la passation d’un marché public a suivi une procédure de mise en concurrence aboutissant à la désignation d’un prestataire de service, et Codexa a su monter un dossier pertinent », explique la responsable de la coordination des instances.
Simplification des tâches et gain de temps pour les agents sont les maîtres mots de cette externalisation de la rédaction des procès-verbaux exhaustifs pour des réunions pouvant durer jusqu’à cinq heures.
Un rédacteur est dédié au conseil d’administration, à la demande des services, et cinq rédacteurs sont répartis sur les autres instances. Un processus de double relecture interne est en mis en place, pour la vérification des sigles et des votes.
« Nous n’avons quasiment jamais de corrections à apporter aux procès-verbaux qui nous sont fournis par Codexa. De plus, nous avons un accès aux enregistrements audios réalisés, toujours de bonne qualité. Notre charte graphique (logos, polices de caractère et codes couleurs) est respectée. »
La responsable de la coordination des instances ajoute : « la réactivité des équipes de Codexa est excellente, que ce soit le pôle production ou le pôle commercial. Si nous avons des consignes supplémentaires à transmettre, nous avons une réponse rapide. »
