Comment faire un

Vous allez assister à une formation et vous souhaitez en faire profiter des collègues qui ne peuvent pas y participer. Vous organisez une formation, mais ne savez pas comment communiquer sur le sujet. Ou vous désirez simplement garder en mémoire toutes les informations que vous avez pu apprendre au cours d’une longue journée riche, mais intense.

 

La solution la plus simple est d’établir un compte rendu. Vous pourrez le relire ultérieurement, le diffuser à vos collègues, voire le diffuser autour de vous. Cependant, pour que votre compte rendu atteigne son objectif, il faut suivre une certaine méthode.

Nous vous expliquons tout ici, de la détermination du format à suivre à la méthodologie à adopter.

Que retenir ?

Aussi étonnant que cela puisse paraître, la première chose que vous devez déterminer est le format final de votre compte rendu : exhaustif, synthétique, flash… En effet, vous ne procèderez pas de la même manière selon que vous devrez produire un document de 1 ou de 20 pages.

Votre format dépend de l’objectif du compte rendu et, de fait, de la ou des personnes à qui il est destiné. Pour communiquer sur votre formation à de potentiels apprenants, vous pouvez avoir envie d’aller plus loin que la simple exposition de votre programme, en proposant du contenu à des lecteurs curieux. C’est une bonne idée. Cependant, dans ce cas, il vaut mieux que vous optiez pour un format synthétique de deux à trois pages maximum pour l’ensemble de la formation. Vous proposerez ainsi un compte rendu qualitatif, qui donnera envie, sans trop entrer dans le détail, ce qui excitera le besoin de votre lecteur.

Si votre but est de faire profiter de la formation des personnes absentes, votre document devra être exhaustif : c’est votre compte rendu qui jouera le rôle de formateur. Il devra donc être clair et ne laisser planer aucun doute.

Dans le cas où votre compte rendu vise uniquement à vous rappeler plus tard du détail de votre formation, réalisez un compte rendu synthétique et sélectif.

Comment le rédiger ?

Si vous êtes le formateur, synthétisez votre formation. Mettez en avant les éléments les plus importants, en citant quelques références, sans entrer dans le détail. Vous pouvez donner un ou deux exemples d’application de la formation et orienter les informations que vous présentez à partir des principales questions que l’on vous pose lors de vos sessions.

Si vous êtes le formé, vous devrez effectuer une prise de notes :

• complète et objective si votre compte rendu est destiné à d’autres personnes : toutes les informations essentielles doivent être reprises de manière impartiale. Reprenez les principaux chiffres et les points les plus saillants. Attardez-vous notamment sur les réponses aux questions de vos camarades de formation : vos collègues pourraient se poser les mêmes.
• sélective et annotée si elle vous est destinée : votre prise de notes peut mentionner les informations que vous connaissez déjà, mais ne vous y attardez pas. Concentrez-vous sur les connaissances nouvelles et reprenez le maximum de détails. Vous pouvez insérer des commentaires et renvoyer à votre expérience – ce qui vous laissera une trace plus nette lorsque vous reviendrez sur votre prise de notes et votre compte rendu si vous les y laissez.

Dans tous les cas, faites attention à :

• comprendre avant de noter: ne vous précipitez pas sur votre page pour écrire tout ce qui est dit. Il vaut mieux attendre d’avoir compris et noter quelques mots clés qui vous rappelleront ce qui a été dit, plutôt que de disposer d’une grande quantité de notes incompréhensibles.
• reprendre les sources : liens, livres, auteurs, experts… Ils vous permettront d’aller plus loin dans votre analyse, voire de vous assurer que vous avez bien compris un point de la formation.

Si vous devez former d’autres personnes par la suite, enregistrez si possible la formation, afin de constituer ultérieurement un compte rendu intégral et totalement fiable. Si vous n’en avez pas la possibilité, sachez néanmoins qu’une bonne prise de notes permet de retenir l’essentiel d’une réunion, et ce d’autant plus qu’un bon formateur répète plusieurs fois un élément important et vous laisse le temps de le copier.

Par ailleurs, à la fin de la session, vous pouvez prendre l’adresse mail de vos camarades de formation, pour récupérer ultérieurement leurs notes. Ceux-ci permettront de vérifier que vous avez tout compris, compléter les lacunes de votre prise de notes et disposer d’autres points de vue pour assurer une certaine objectivité.

Une fois chez vous, retravaillez vos notes tant que la formation est fraîche dans votre esprit :

• remplacez vos abréviations
• supprimez les éléments superflus
• remettez des verbes là où ils manquent
• précisez au maximum vos notes à partir de :
  • celles de vos collègues
  • votre mémoire
  • des recherches sur internet, s’il vous manque le nom d’un expert, un chiffre…

Quelle forme suivre ?

Faites apparaître les éléments suivants :

• Intitulé de la formation
• Nom de l’animateur
• Date(s) et durée de la formation
• Nombre de participants.

Le plan ou le programme d’un événement constitue sa moelle épinière, il reflète la construction logique de la formation et de la réflexion qui l’accompagne. Suivez donc strictement le programme en organisant votre compte rendu autour des points du plan. Si vous effectuez votre prise de notes sur ordinateur, vous pouvez préparer ces éléments la veille pour ensuite prendre vos notes sous chaque point.

Dans votre compte rendu, vous pouvez intégrer des renvois vers d’autres sujets évoqués en formation ou en lien avec ce qui est présenté. Cela vous permettra d’approfondir ultérieurement votre formation et/ou d’apporter du contenu supplémentaire à vos lecteurs.

Conclusion

Mettez-vous à la place de votre lecteur, qu’il s’agisse d’un collègue, de potentiels clients ou de vous-même. C’est lui qui va orienter le format du document final, mais surtout le travail que vous allez réaliser. Si vous souhaitez donner envie aux lecteurs de votre compte rendu d’assister à une session de formation, vous devrez l’allécher, lui donner du contenu, sans trop entrer dans le détail.

Pour vos collègues, votre compte rendu devra être complet, objectif et ne faire preuve d’aucune approximation. Pour vous-mêmes, vous pourrez faire l’impasse sur les informations que vous connaissez déjà, ajouter des notes pour questionner le point de vue du formateur ou vous inviter à aller plus loin.

Si réaliser ce compte rendu tout en étant apprenant ou formateur vous semble compliqué, vous pouvez aussi faire appel à des professionnels. Codexa, spécialiste de la rédaction de comptes rendus, peut vous apporter des solutions (prise de notes, rédaction de comptes rendus exhaustifs et synthétiques…).