Comment faire un compte rendu ?

Vous souhaitez réaliser votre premier compte rendu, d’assemblée générale ou de réunion, mais vous ne savez pas comment procéder. Avant de coucher sur papier tout ce dont vous vous souvenez, au risque de manquer la moitié des informations, voire de retenir des éléments inutiles, nous allons vous apporter des trucs et astuces pour vous aider à satisfaire votre audience dès votre première tentative.

Tout d’abord, nous vous exposerons les différents types de comptes rendus qui existent pour définir en amont le format approprié à votre besoin. Ensuite, nous vous montrerons comment réaliser une bonne prise de notes pour ne garder que l’essentiel d’une rencontre. Puis, nous vous expliquerons comment rédiger à partir de vos notes. Enfin, nous vous présenterons les spécificités des grandes familles de comptes rendus (de conférence, de colloque, de réunion…).

Choisir le bon type de compte rendu

Compte rendu exhaustif ou relevé de décision ?

Avant de vous lancer dans la rédaction d’un quelconque compte rendu, il vous faut définir le format (ou niveau de retraitement) que suivra celui-ci. En effet, il existe :

  • des comptes rendus exhaustifs (ou minutes) qui reprennent l’intégralité des échanges tenus en séance en respectant le langage utilisé par les intervenants ou en les passant en français soutenu
  • des comptes rendus dits exhaustifs, mais qui élaguent les interventions superflues ou redondantes
  • des synthèses plus ou moins courtes qui procèdent à des sélections d’informations, selon le format désiré
  • des relevés de décisions ou synthèses synoptiques qui retiennent uniquement les décisions rendues en séance, en écartant tout le débat, soit sous forme textuelle, soit en forme de tableau
  • des rapports de visites qui reprennent comme un formulaire les éléments constatés
  • etc.

Chaque type de comptes rendus répond à une nécessité : apporter au lecteur l’information qu’il recherche en suivant la forme qu’il attend. Un compte rendu exhaustif pouvant aisément atteindre la centaine de pages pour une réunion de CE de 5 heures, sa lecture pourra être compliquée pour des salariés déjà occupés par d’autres activités. Une synthèse leur conviendra sûrement mieux.

Nominatif ou anonyme ? Direct ou indirect ?

Déterminez aussi en amont le style du compte rendu :

  • direct, comme dans une pièce de théâtre, pour conserver le verbe des orateurs et proposer un compte rendu dynamique
  • indirect : « Mme Martin explique son inquiétude sur le projet Hybride. » Ce type de présentation rend le document plus formel et moins oral.

Vous pouvez également faire apparaître le nom des intervenants de plusieurs manières :

  • nominative, en reprenant l’état civil de l’intervenant
  • anonyme, en gardant uniquement sa fonction ou en réunissant tous les membres sous une seule étiquette, « Direction »/« DRH »/« Élus » par exemple
  • impersonnel, en ne mentionnant jamais l’interlocuteur, comme suit : « Le projet Hybride sera mis en place en juin 2018 »
  • mixte : en mélangeant les trois possibilités ci-dessus.

Comment choisir ?

Pour déterminer la forme de votre compte rendu, il faut que vous répondiez aux questions suivantes :

  • Quel est l’objectif du compte rendu ? Archivage ? Communication interne ou externe ?
  • Qui me lira ? Des salariés novices ? Des experts dans le domaine ?
  • Quelles sont mes ressources ? Si vous souhaitez diffuser votre compte rendu au format papier à 500 personnes, l’impression peut représenter un certain coût qui peut être minimisé par la réalisation d’un flash info, par exemple, qui sera nécessairement au style indirect ou impersonnel.
  • Combien de temps ai-je pour faire mon compte rendu ? En effet, plus le document est exhaustif, plus il requiert de temps de rédaction.

À partir de vos réponses, le contour de votre compte rendu se dessinera de lui-même. Néanmoins, si vous avez besoin d’aide pour le repréciser, les équipes de Codexa peuvent vous accompagner.

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Faire une prise de notes

Pour établir un compte rendu, vous avez besoin d’une prise de notes.

Qu’est-ce qu’une prise de notes ?

Avant même de penser à rédiger un compte rendu, il faut organiser la prise de notes de l’événement. Il s’agit d’un document de travail qui reprend de manière abrégée tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation de votre compte rendu : données chiffrées, contexte, informations, consultations, votes, noms des intervenants…

Comment organiser sa prise de notes ?

Pour votre prise de notes, préparez une trame complète de tout ce que vous souhaiteriez y retrouver afin de récupérer sur place tous les éléments utiles à la rédaction. Le mieux est de préparer un modèle, validé par vos collègues, que vous suivrez de rencontre en rencontre. Si vous manquez d’idées pour en établir un, Codexa vous en propose une sélection.

La veille de la rencontre, préparez votre trame de réunion en actualisant le modèle avec l’ordre du jour ou le programme de la rencontre, afin d’analyser les éléments dont vous aurez besoin sur place. Contrôlez notamment :

  • la forme nominative ou non : si les interventions sont introduites avec le nom de l’interlocuteur, vous devrez effectuer un filage exhaustif.
  • la présentation des votes pour savoir s’il vous faudra identifier les votants, relever le nombre de pour ou contre, etc.
  • les informations à obtenir : numéros d’identification du PV, date d’embauche du salarié…
  • les documents à récupérer : si votre compte rendu doit intégrer les plans, déclarations ou autres présentations diffusés en réunion, récupérez-les sur place, afin de ne pas perdre de temps par la suite à les réclamer.

Vous devez également prévoir le matériel adéquat pour votre prise de notes. Qu’importe le type de rencontres, voici les éléments indispensables à toute bonne prise de notes :

  • un ordinateur portable ou une tablette pour effectuer votre prise de notes directement sur Word, ce qui permet de gagner du temps après la réunion : selon la qualité de la prise de notes et le format du document final, la rédaction se contentera de remettre en forme ce que vous avez relevé in situ.
  • du papier et deux stylos (minimum), que vous effectuiez ou non votre prise de notes directement sur ordinateur : ces indispensables permettent de parer tout plantage informatique et de prendre des notes en marge de votre trame pour valider certaines orthographes, si nécessaire. Si vous ne pouvez pas installer votre matériel informatique sur une table, dans le cadre d’une visite de site par exemple, un bloc-notes (voire un iPad) est capital pour prendre vos notes debout.
  • un ou deux dictaphones, si possible, pour enregistrer les échanges et vous permettre ultérieurement de réécouter la bande pour reprendre les chiffres exacts ou l’intégralité des propos tenus en séance si vous souhaitez effectuer un compte rendu exhaustif. Attention, avant d’enregistrer une rencontre, il faut prévenir et obtenir l’accord de tous les participants. Si ces derniers refusent, vous devrez vous appuyer uniquement sur vos notes pour établir votre compte rendu.
Pour réaliser une synthèse ou un relevé de décision, il n’est pas nécessaire de disposer d’un enregistrement de la rencontre. En revanche, il est capital pour effectuer un compte rendu exhaustif… qui n’autorise aucune sélection d’information. Prévenez donc bien les personnes qui s’opposent au recours à l’enregistrement.
  • votre trame au format Word pour réaliser votre prise de notes sur le compte rendu final, ou imprimée avec des espaces blancs pour noter au stylo les éléments indispensables à votre compte rendu.

Comment faire une prise de notes ?

Une fois préparé, il ne vous reste plus qu’à réaliser votre prise de notes le jour j. Ne consignez pas tout ce qui se dit ou tout ce que vous constatez, optimisez votre travail :

  • si vous effectuez une synthèse ou un relevé de décision, ne prenez en notes que les informations importantes que vous retrouverez dans votre compte rendu final.
  • si votre compte rendu est non nominatif, ne relevez pas le nom des intervenants, mais suivez la présentation que vous adopterez dans le document final : style impersonnel, « la Direction », « les Élus »…
  • si vous disposez des documents supports, ne reprenez pas les éléments qui s’y trouvent : vous les copierez et les collerez plus tard dans votre document.
  • si vous effectuez un enregistrement pour un compte rendu exhaustif, ne reprenez pas le détail de ce qui est dit, mais limitez votre prise de notes à :
    • un filage exhaustif, c’est-à-dire un relevé des auteurs de toutes les interventions associés à des mots clés ou leur première phrase afin de pouvoir les identifier par la suite sur l’enregistrement.
    • un relevé des chiffres ou termes qui pourraient être ambigus à l’audio (CBP peut être entendu « CDP », « CPB », « CBB »…).
    • une explicitation de toutes les formules impossibles à comprendre a posteriori sans les images : « cette colonne-là », « cette salle », « ce chiffre », etc. Dans ce cas, il faudra expliquer à quoi renvoient précisément ces expressions.

En cas de doute sur la forme finale du document, optez toujours pour le format le plus complet : filage exhaustif et nominatif.

Une personne écrit sur un ordinateur

Rédiger

La rencontre terminée, vous disposez de votre prise de notes et, éventuellement, des audio et documents support. Vous vous retrouvez face à votre trame mise à jour (date, liste des participants, points de l’ordre du jour…) et vous vous demandez ce qu’il vous reste à faire. Nous vous expliquons tout.

Tout d’abord, nous vous invitons à vous plonger dans vos notes le plus vite possible après l’événement, afin d’avoir parfaitement en mémoire le contenu de la réunion ou de la rencontre au moment de la rédaction. Puis, nous vous proposons de suivre deux méthodologies distinctes selon le type de comptes rendus que vous souhaitez rédiger.

Cas d’un compte rendu exhaustif

Si vous devez faire un compte rendu exhaustif, vissez vos écouteurs dans les oreilles et commencez à écouter votre enregistrement. Sous ou à côté du nom de l’intervenant, retranscrivez ce que vous entendez.

Ne faites pas de pause après chaque mot ! Limitez au contraire les arrêts sur la bande, en écoutant par exemple deux ou trois phrases avant de les écrire. En plus de faire travailler votre mémoire, vous gagnez en efficacité et en productivité !

Pour des questions pratiques, nous vous conseillons de recourir à Express Scribe.

Cas d’une synthèse

Si vous effectuez une synthèse, un relevé de décisions ou un flash info, repartez de vos notes : il est de coutume de dire qu’une bonne synthèse est la somme des informations que l’on peut retranscrire en séance, pas plus. En théorie, l’enregistrement est donc inutile. En pratique, il peut être nécessaire pour réécouter certains passages mal compris, de vérifier certains chiffres, voire de compléter certaines parties plus denses où la prise de notes s’est révélée compliquée.

Néanmoins, si vous avez effectué une bonne prise de notes, la rédaction consistera principalement à réécrire les phrases en français correct, supprimer les informations superflues, ajouter des liens logiques entre chaque partie et vérifier les éléments repris pour s’assurer d’avoir tout compris.

Dans tous les cas, il vaut mieux…

  • utiliser le temps du présent pour votre compte rendu, afin d’éviter de vous embourber dans des subjonctifs passés ou futurs antérieurs
  • suivre le plan de votre ordre du jour ou programme
  • respecter l’ordre chronologique de la réunion, pour vous épargner toute complication face à un renvoi vers un point 2 évoqué au point 1 lui-même abordé après le point 2 (vous n’avez pas compris ? votre lecteur aussi aura beaucoup de mal à saisir si vous procédez ainsi).

Prise de notes effectuée par un tiers

Une personne peut réaliser un compte rendu à partir de ses propres notes sans enregistrement. En revanche, sans source sonore, la prise de notes d’une personne A ne peut pas être reprise par une personne B. En effet, brutes, des notes ne permettent pas de hiérarchiser les informations, d’éclaircir les connotations et de distinguer les erreurs d’étourderie. A contrario, un rédacteur A peut établir un compte rendu complet et fiable à partir des notes et des enregistrements réalisés par une personne B.

Rayonnage d'archives

Spécificité selon les rapports à effectuer

Comme nous vous l’avons indiqué au tout début, la forme d’un compte rendu doit être adaptée à son audience et à son objectif. Nous n’avons pas abordé le troisième critère à considérer : le type d’événement à couvrir. En effet, on ne rédige pas de la même façon un PV de CE, un acte de colloque ou un rapport de formation. C’est pourquoi nous vous présentons les principales spécificités des grandes familles de comptes rendus suivantes :

  • compte rendu de séminaire : il reprend de manière synthétique les présentations et échanges qui ont eu lieu dans le cadre d’une journée de travail.
  • compte rendu administratif : document essentiel dans la vie d’une institution administrative, il constitue une aide inestimable pour son lecteur présent ou futur. Il est un moyen de communication, mais aussi de mémoire.
  • compte rendu d’entretien : il est la synthèse d’un rendez-vous professionnel, comme au moment de l’embauche, de l’entretien annuel ou professionnel. Il peut également se présenter comme la base d’un travail sociologique : le chercheur peut comparer plusieurs témoignages en mettant en rapport leurs retranscriptions.
  • compte rendu de réunion : réunion de Comité d’entreprise (CE), de Comité d’hygiène de sécurité et de conditions de travail (CHSCT), tout comme d’Assemblée générale (AG), il retrace les débats et décisions prises en séance.
  • compte rendu d’activité ou rapport d’activité : il recense les principales réalisations d’une association au cours de l’année écoulée.
  • compte rendu de conférence : il synthétise les travaux d’une journée de rencontre dans un but pédagogique ou communicationnel.
  • compte rendu de formation : il reprend de manière synthétique les éléments vus dans le cadre d’une ou de plusieurs journées de formation, pour mémoire pour les participants et pour communication pour les absents.
  • compte rendu de mission : rapport établi par un organisme agréé ou un cabinet d’expertise, il vise à présenter aux adhérents ou commanditaires le contenu de leur mission (feuille de route, constats et recommandations).
  • compte rendu des délégués du personnel (DP) : document présentant les questions abordées en séance et les réponses apportées par la Direction aux représentants du personnel.

En somme…

En tenant compte du public que vous visez et des ressources dont vous bénéficiez, en budget mais également en temps, vous déterminez le type de comptes rendus que vous souhaitez, mais aussi le style que vous adopterez. À partir de là, vous établissez une trame de comptes rendus, ou sélectionnez l’un de ceux que Codexa vous propose.

Avant votre prise de notes, vous actualisez ce document qui sert de modèle, avec toutes les informations dont vous disposez, afin d’être prêt le jour j et de ne manquer aucune information qui vous sera capitale lors de la rédaction. Vous, ou un collègue, effectuez une prise de notes et un ou plusieurs enregistrements en adaptant la prise de notes au compte rendu final.

Très vite après la fin de la réunion, vous rédigez votre compte rendu en vous aidant de l’audio.

Et ensuite ? Il ne reste plus qu’à le faire valider par les intervenants si vous souhaitez le diffuser. Et enfin, vous pouvez… vous reposer. Vous venez de faire votre premier compte rendu !

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