MODÈLE DE COMPTE RENDU D'ENTRETIEN PROFESSIONNEL FPT
guide complet et téléchargeable

L’évaluation annuelle dans la fonction publique territoriale est une démarche hautement réglementée. En 2026, plus que jamais, la sécurisation de ce processus est une priorité pour les directions des ressources humaines.

L’entretien professionnel de la fonction publique territoriale est un rendez-vous annuel important puisqu’il permet de faire le bilan de l’année passée, mais aussi de « renforcer le lien entre l’évaluation individuelle et les choix d’avancement, de promotion et de modulation indemnitaire de l’administration à l’égard de ses agents ».

Son compte rendu a une forte valeur juridique et administrative puisqu’il sert de fondement à l’attribution d’avantages pour gravir un échelon. De ce fait, sa présentation est capitale. Elle doit être claire et simple, pour une bonne prise en main par l’agent et son responsable, mais aussi la plus complète et conforme possible.

Pour vous aider dans cette tâche administrative et garantir votre conformité réglementaire, nous vous proposons un modèle de compte rendu d’entretien professionnel FPT complet respectant les directives du décret 2014-1526 du 16 décembre 2014.

Si vous cherchez également à sécuriser d’autres instances, n’hésitez pas à consulter nos ressources sur l’organisation des entretiens.

Qu’est-ce que le compte rendu d’entretien professionnel FPT ?

Objectifs de l’entretien professionnel dans la FPT

L’évaluation va bien au-delà d’un simple échange. Elle permet de fixer des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) et d’analyser les résultats obtenus. Ce compte rendu d’entretien professionnel (CREP) a un impact direct sur la carrière de l’agent : il influence l’avancement de grade, la promotion interne, la mobilité, et a des répercussions sur le régime indemnitaire (notamment le RIFSEEP).

Cadre légal : décret n°2014-1526 et jurisprudence

Le déroulement et le contenu du compte rendu sont strictement encadrés par le décret n°2014-1526. Il est essentiel de s’y conformer à la lettre pour éviter toute annulation en cas de contrôle, la jurisprudence se montrant particulièrement stricte sur le respect des garanties procédurales accordées à l’agent.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Fonctionnaires territoriaux

L’entretien est obligatoire pour tous les fonctionnaires territoriaux (titulaires). Les stagiaires, bien qu’évalués différemment lors de leur titularisation, peuvent également faire l’objet de points d’étape formels.

Agents contractuels (CDD, CDI) et situations particulières

Le régime d’évaluation s’applique également à tout agent contractuel (en CDI ou bénéficiant d’un CDD de plus d’un an). Les agents en situation de handicap, en congé, en disponibilité ou de retour de mobilité bénéficient de modalités aménagées qui doivent être anticipées par les ressources humaines.

Rôle du supérieur hiérarchique direct (évaluateur)

L’évaluateur exclusif est le supérieur hiérarchique direct au moment de l’entretien. En cas de réorganisation, l’utilisation de l’organigramme à jour est indispensable pour prouver la légitimité de l’évaluateur.

Délais clés à retenir :

• 8 jours : Délai minimum entre la convocation et l’entretien.
• 15 jours : Délai maximum pour notifier le compte rendu à l’agent après l’entretien.
• 15 jours : Délai accordé à l’agent pour demander une révision à l’autorité territoriale.

Préparer l’entretien et le compte rendu : documents et convocation

Convocation de l’agent : délai minimum et pièces à joindre

La procédure débute par la convocation écrite de l’agent. Celle-ci doit lui parvenir au moins 8 jours avant la date fixée. Cette convocation doit obligatoirement être accompagnée d’une fiche d’entretien (ou support d’entretien) vierge et des documents de référence.

Importance de la fiche de poste et de l’organigramme

Le dialogue doit s’appuyer sur une fiche de poste actualisée. L’absence de fiche de poste ou l’absence de mise à disposition de l’organigramme du service constitue un vice de procédure fréquemment sanctionné.

Checklist de préparation

Afin de mener à bien cette mission, l’évaluateur comme l’agent doivent préparer le bilan de l’année, identifier les écarts de performance et lister les besoins d’accompagnement. Bien que certains services RH utilisent des logiciels pour compte rendu de réunion, la rédaction du CREP exige une finesse d’analyse et une précision juridique qu’une solution automatisée ne peut garantir.

Contenu obligatoire du compte rendu d’entretien professionnel

Les éléments obligatoires à faire apparaître dans le compte rendu sont présentés dans le décret 2014-1526 :

Résultats professionnels et objectifs

• 1° Les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d’organisation et de fonctionnement du service dont il relève ;
• 2° Les objectifs assignés au fonctionnaire pour l’année à venir et les perspectives d’amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d’organisation et de fonctionnement du service ;

Manière de servir, compétences et acquis de l’expérience

• 3° La manière de servir du fonctionnaire ;
• 4° Les acquis de son expérience professionnelle ;

Capacités d’encadrement et d’expertise

• 5° Le cas échéant, ses capacités d’encadrement ;

Besoins de formation, CPF et perspectives

• 6° Les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu’il doit acquérir et à son projet professionnel ainsi que l’accomplissement de ses formations obligatoires. Il est capital d’y intégrer les souhaits relatifs au compte personnel de formation (CPF) ;
• 7° Les perspectives d’évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité.

Éléments pratiques liés à l’agent et à l’évaluation

Éléments liés à l’agent

Renseignez précisément les éléments concernant l’agent et son supérieur hiérarchique direct (Fonction, Service, Grade, Prénom, Nom). Afin de permettre aux élus des instances paritaires de se positionner sur l’évolution à donner à la carrière de l’agent, reprenez aussi l’historique (Échelon, Début du contrat, Statut).

Grille d’évaluation

Remplissez avec précision les grilles d’évaluation. Même si celles-ci paraissent rigides, elles sont capitales pour objectiver la satisfaction et comparer de manière équitable les agents entre eux.

Champs libres

Les champs de libre expression sont capitaux pour l’agent et son supérieur hiérarchique, afin de présenter certaines situations personnelles, de faire remonter des dysfonctionnements, ou de souligner des succès.

Déroulement de l’entretien professionnel : étapes et bonnes pratiques

Les grandes phases de l’entretien

L’entretien, d’une durée moyenne d’une heure à une heure trente, se découpe en plusieurs phases : accueil, bilan de l’année écoulée, fixation des objectifs, recueil des besoins en formation et clôture de l’appréciation générale.

Posture managériale et communication

L’évaluateur doit adopter une posture neutre et bienveillante. L’usage de l’écoute active et de la reformulation permet de désamorcer les tensions et d’assurer que les deux parties partagent la même compréhension des enjeux.

Modalités : visioconférence et tiers observateur

S’il est impossible de se réunir physiquement, la tenue de l’entretien en visioconférence est autorisée sous certaines conditions de sécurité. En cas de relation conflictuelle documentée, la présence d’un tiers observateur (RH ou N+2) peut être tolérée, bien qu’elle doive faire l’objet d’un accord préalable pour ne pas vicier la procédure.

Rédiger et signer le compte rendu : délais, notification et observations

Délais de rédaction et notification (15 jours)

À l’issue de l’échange, l’évaluateur rédige le CREP. Sa notification officielle à l’agent doit intervenir dans un délai maximum de 15 jours.

Visa, signature et observations de l’agent

Le document fait l’objet d’un visa de l’autorité territoriale, puis est soumis à la signature de l’agent. Il est fondamental de rappeler que cette signature atteste uniquement de la prise de connaissance du document, et non d’un accord avec son contenu. L’agent dispose d’un espace dédié pour formuler des observations écrites. S’il refuse de signer, l’administration acte simplement ce refus au dossier.

Transmission, conservation et exploitation RH

Une fois clôturé, le compte rendu est soumis à une stricte obligation de conservation. Sa transmission est effectuée vers le dossier individuel de l’agent et une copie est souvent transmise au centre de gestion (CDG) partenaire. L’exploitation collective de ces données alimente ensuite la GPEC / GPEEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences) et le plan de formation global de la collectivité.

Recours et contestation du compte rendu d’entretien professionnel

Demande de révision auprès de l’autorité territoriale

Si l’agent conteste le compte rendu, il dispose de 15 jours francs suivant la notification pour déposer une demande de révision / révision du compte rendu auprès de l’autorité territoriale, qui a elle-même 15 jours pour répondre.

Saisine de la CAP ou de la CCP

En cas de réponse défavorable ou d’absence de réponse, l’agent peut saisir la Commission Administrative Paritaire (CAP) s’il est fonctionnaire, ou la Commission Consultative Paritaire (CCP) s’il est agent contractuel. L’avis rendu obligera l’autorité territoriale à se prononcer définitivement.

Voie de recours contentieuse

Si le litige persiste, toute autre voie de recours est possible : un recours gracieux et, en ultime étape, un recours contentieux devant le tribunal administratif dans un délai de deux mois.

Modèle de compte rendu d’entretien professionnel FPT à télécharger

Parce que le compte rendu est rigide et formalisé, il doit être parfaitement identique d’un agent à l’autre, servant de base de travail au Comité Social Territorial (CST) et aux commissions paritaires. Adaptez ce modèle pour l’ensemble de votre organisation, mais ne l’ajustez pas en fonction de l’agent en entretien.

FAQ : questions fréquentes sur le compte rendu d’entretien professionnel

Que faire si je ne suis pas d’accord avec mon compte rendu ?

Vous devez le signer pour attester de sa réception, mais vous pouvez utiliser l’encadré dédié pour formuler vos observations formelles. Vous pouvez ensuite introduire une demande de révision auprès de l’autorité territoriale.

Quels sont les délais pour demander une révision ?

Vous disposez de 15 jours à compter de la notification officielle du compte rendu pour adresser votre recours à l’autorité territoriale.

Peut-on réaliser l’entretien en visioconférence ?

Oui, depuis les récentes évolutions jurisprudentielles et réglementaires, la visioconférence est autorisée, sous réserve de garantir la confidentialité des échanges et l’identification des parties.

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La rédaction de comptes rendus administratifs demande une grande rigueur. Tout comme pour les évaluations, la fiabilité de vos documents officiels (PV de réunions, comités) est primordiale pour la sécurité juridique de votre structure.

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