À quoi sert un compte rendu de réunion ?

Vous organisez une réunion, régulière ou exceptionnelle, et vous vous demandez comment augmenter son impact.

Avez-vous pensé à en écrire un compte rendu ? Non seulement il permet de garder une trace des échanges de la séance, mais en le diffusant, vous communiquerez en plus sur son contenu et ses enjeux.

Découvrez les raisons pour lesquelles nos clients font appel à nos services pour retranscrire les débats de leurs rencontres.

Retracer fidèlement les discussions

Quel que soit l’objet de la réunion à laquelle vous assistez, le rôle premier du compte rendu est de retracer fidèlement les débats : qui a pris la parole, à quel moment, pour avancer quel argument. En relisant le compte rendu, vos collègues comprendront que l’idée soulevée n’est pas tombée du ciel, mais bien d’un brainstorming mené en réunion.

Résumer les échanges

En fonction du type de réunions, le compte rendu sera plus ou moins détaillé et formel. Il existe différents niveaux de retranscription des échanges, différentes formes à donner au compte rendu. Certains comptes rendus seront très exhaustifs, tandis que d’autres s’apparenteront plutôt à un relevé de décisions.

Dans tous les cas, nous vous invitons à lire notre guide sur la méthode pour rédiger un compte rendu de réunion qui vous éclairera sur la marche à suivre et la forme. Il répondra à toutes les questions que vous vous posez avant de rédiger votre premier compte rendu.

Acter des décisions

Qu’il s’agisse d’une réunion d’IRP très formelle, d’un conseil d’administration ou d’une simple réunion de travail, le compte rendu de réunion acte les décisions prises, et formalise les votes quand certains points l’exigent.

Conserver une trace des échanges

Le compte rendu de réunion est la mémoire qui nous fait défaut parfois en réunion. Il est archivé et ressorti au besoin, pour se remémorer ce qui a présidé aux décisions prises. Il retrace fidèlement la genèse de certains projets, leur aboutissement ou au contraire leur abandon.

Fixer des objectifs précis

Le compte rendu de réunion permet également d’acter qui (ou quel service) doit faire quoi sur quel dossier. Au moins, c’est écrit, c’est clair pour tout le monde dans l’organisation, et personne ne pourra nier qu’il était informé. C’est un réel outil de management opérationnel permettant un suivi des projets et actions.

Informer les salariés

On oublie trop souvent que le compte rendu de réunion est un formidable outil de communication au sein de l’entreprise. D’ailleurs les comptes rendus des réunions d’IRP sont affichés pour permettre à tous les salariés de prendre connaissance des débats et des décisions. Quel que soit le sujet de la réunion et le niveau hiérarchique qui organise la réunion, le compte rendu, s’il n’est pas diffusé « publiquement » sert au moins de base à un échange avec des collaborateurs et permet de s’appuyer sur des écrits plutôt que sur des interprétations orales de ce qui a été dit.

Anticiper les réunions suivantes

Grâce à un compte rendu de réunion, l’ordre du jour de la séance d’après tient compte de ce qui s’est dit et a été décidé lors des échanges précédents. Il permet de mesurer l’avancement des dossiers et de fixer des échéances précises.

Entériner des décisions juridiques

Dans certaines situations délicates de la vie d’une entreprise, telles que le licenciement d’un représentant du personnel, le licenciement collectif, la mise en place d’un PDV ou PSE, etc., le compte rendu de réunion actant les votes est adressé à l’inspection du travail. Il devient alors une pièce juridique faisant foi devant un tribunal.

Passer le relais

La vie d’une entreprise est rythmée par les arrivées et les départs de collaborateurs. Les comptes rendus des réunions (qu’il s’agisse des réunions de service ou des IRP) sont aussi là pour rappeler l’histoire de l’entreprise, de ses services, de son organisation et les différents aléas et mouvements qu’elle a subis. Voilà de quoi aider le nouveau venu à comprendre le contexte dans lequel il arrive et l’aider à démarrer sur de bonnes bases.

 

Maintenant que vous avez conscience de tout ce à quoi peut servir un compte rendu de réunion, vous devez certainement penser à la prochaine réunion et vous demander qui en rédigera le compte rendu. Si vous avez besoin d’un exemple, vous pouvez télécharger nos modèles de comptes rendus de réunion.

Et si le temps vous manque, pas de panique. Il existe des sociétés de rédaction de comptes rendus de réunions professionnelles. Codexa, par exemple, est le partenaire de rédaction privilégié de plus de 225 sociétés partout en France. Découvrez notre agence de transcription.

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